Existen múltiples
razones por las que una empresa puede decidir pasar todos sus archivos
al formato digital. No obstante, al día de hoy – en pleno siglo XXI –
algunas organizaciones se resisten a la posibilidad de abandonar el
habitual formato físico, resultante del desconocimiento sobre las
amplias ventajas que puede otorgar tal media, y su retribución a la
gestión diaria de las compañías.
Como ya hemos afirmado en publicaciones anteriores, la digitalización de documentos no es más que el traslado de un archivo en su formato físico al formato digital.
Esto, a través de un proceso en el que un documento, un libro o una
foto son representados por un conjunto de puntos o muestras de sí mismo,
transformándolos al formato digital.
Así, la digitalización documental ha pasado a convertirse en una solución para aquellas organizaciones que realizan un uso continuo y abundante de archivos,
aunque como ya hemos dicho, muchas notarías, despachos profesionales e
instituciones de la administración pública, mantienen el uso de papel
mientras se resisten al uso de la digitalización como herramienta de
mejoras en la gestión.
¿Por qué vale la pena digitalizar documentos?
Una de las ventajas más importantes y evidentes de la digitalización, la representa el ahorro en espacio de almacenaje dentro de las organizaciones, aunado al ahorro en el gasto continuo de consumibles. Tal medida, cambia el estado físico de la información permitiéndole formar parte del entorno digital de la empresa.
En segundo lugar, la medida otorga mayor rapidez y flexibilidad en la gestión de los archivos.
La decisión ofrecerá mayor facilidad a la hora de localizar, consultar,
modificar y compartir un documento. Todos los documentos estarán al
alcance de los equipos de trabajo a tan sólo un click.
Finalmente, la digitalización de documentos ofrecerá mayor seguridad para el mantenimiento de la información, evitando la pérdida de documentos con su almacenaje en la nube. Todo ello con mayor relevancia, en el caso de archivos que requieran ser conservados durante largos períodos de tiempo.
Fuente: http://www.digitalizaciondocumentos.com/blog/29-la-importancia-de-la-digitalizacion-documental-en-las-empresas
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