Digitalizar un documento es la representación de un documento por un
conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen
digital del documento. El proceso de digitalización de documentos se
obtiene al capturar las "esquinas" donde terminan las líneas o cambio de
dirección de los trazos del documento (letras, números, imágenes, ...).
El proceso de digitalización de documentos es
fundamental para hacer una representación digital de los mapas de bits
de un documento en papel, mediante este proceso de digitalización se
almacena en una base de datos el archivo y datos o información capturada
resultantes de digitalizar un documento.
El proceso de digitalización de documentos no solo afecta a los
documentos en papel, sino que también en su término más amplio también
contiene otras fuentes de datos a digitalizar tan diversas como:
Fotografías, Música, Mapas, Videos, señales de TV, Radio, etc… Al final
el proceso siempre es el mismo y se basa en convertir un origen no
digital (analógico) a una representación binaria (digital) del origen.
Actualmente libros impresos están siendo escaneados mediante
tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por
las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También
los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de
investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos
casos se sustituyen los microfilms por la digitalización como medio de
preservar y facilitar el acceso a los documentos únicos.
Proceso de digitalización de documentos
En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante
los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en
formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con
origen en formato papel el proceso tiene que realizar:
- Captura con Escáner del documento físico.
- Indexado de la información extraída del documento.
- Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.
La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente
para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma
eficaz la información debe estar fácilmente disponible.
La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de
archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando
lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la
consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos
necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran perdida de
tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.
El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este
problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más
ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.
¿Qué se puede digitalizar a nivel de documentos?
Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:
- Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
- Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
- Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.
- Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.
- Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.
- ...
- Fuente: http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-documentos
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