Principio de Procedencia en un Fondo acumulado

...

Paso #1. Realiza una investigación de los datos históricos de la entidad.

El objetivo de este paso, es conocer e indagar por documentos que demuestren la fecha de constitución e inicio de actividades de la entidad.
Necesitas en este paso conocer muy bien la historia institucional.
Si la empresa ya la tiene por escrito en un documento; mucho mejor, pero si no, entonces indaga con empleados antiguos.

Paso #2. Recolecta documentos que evidencien los cambios administrativos.

Sí.
Los cambios administrativos deben de estar sustentados o soportados en documentos.
Lo ideal sería que hallaras los diferentes organigramas que ha tenido la entidad.
Hallarlos dependerá en muchos casos del nivel de organización administrativa que ha tenido la entidad desde sus inicios.
Además, también dependerá de los años de constitución de la empresa.
Es muy probable que no encuentres todos los organigramas por los que ha pasado la entidad.
En un caso como el anterior, deberás darte a la tarea de reconstruirlos con base en documentos que se encuentran en el fondo acumulado.
Por ejemplo, fijándote en las firmas, es común que ahí se indiquen los cargos o áreas responsables.
Otra forma podría ser en la correspondencia o las comunicaciones para verificar en los datos del destinatario.
En fin, el objetivo es que cuentes con todos los organigramas,  ya sea porque están explícitos en documentos o porque tuviste que reconstruirlos a partir de la información que responsan en los documentos del fondo acumulado.

Paso #3. Agrupa todos los documentos del Fondo Acumulado por cada período administrativo al que pertenecen.

Para este paso, ya tú debes de contar con un inventario documental en el estado natural del fondo acumulado.
Como sabes, un inventario documental trae el campo de fecha extremas.
Tú tan solo debes de filtrar los documentos de acuerdo a las fechas que presenta cada uno de los organigramas.
Si el primer organigrama que la empresa tuvo, abarca los años 1960 a 1965, entonces en el inventario que tienes del fondo, solo debes de filtrar las unidades documentales elaboradas entre este periodo.
Así para cada uno de los organigramas tendrás los documentos que fueron elaborados en dicho período.

Paso #4. Organiza los documentos respetando el organigrama o estructura administrativa a la que pertenecen.

Identifica, clasifica, ordena, describe, expurga, aplica Principio de Orden Original, folia, rotula, ubica en unidades de conservación y actualiza el inventario.
En pocas palabras, organiza – ahora sí – los documentos respetando la oficina productora de cada periodo administrativo.
Algo que no puedes dejar a un lado, es verificar las funciones que llevaban a cabo cada una de las oficinas productoras, sin perder de vista el contexto administrativo y jurídico de cada época.

...

Fuente: http://www.nosonpapeles.com/el-principio-de-procedencia-fondo-acumulado/