No hay duda de que la gestión documental está de moda. Y, a diferencia del “cloud computing”, no es un invento de los comerciales de las empresas interesadas. Está de moda porque es útil. Porque ahorra espacio, tiempo, a veces de una forma drástica. Porque todos queremos ahorrar papel, despejar las mesas y armarios… Porque es barata, asequible para las PYMES y Administraciones. Porque, en definitiva, da más de lo que cuesta (lo que no se puede decir de muchas otras “soluciones” tecnológicas).
En los últimos meses son muchas las empresas que contactan conmigo porque están pensando ofrecer a sus clientes un servicio de digitalización de documentos en papel y les surgen muchas dudas técnicas y “operativas”. El martes pasado tuve una de esas reuniones, y lo que comenté hace unos días en Sevilla lo voy a poner ahora por escrito, por si estás en esa situación.
Digitalizar el archivo de una empresa o Administración no es sólo cuestión de hacer muchas fotocopias. Es la parte más evidente, la más laboriosa y larga y la que más presupuesto consume en un proyecto. [Precisamente por eso les comento siempre a los que están evaluando programas de gestión documental que, una vez comprueben que el programa hace todo lo que necesitan, se fije en cómo lo hace. Si incorporar un documento a la base de datos lleva mucho tiempo el coste del proyecto se dispara porque la mayor parte del coste es tiempo de proceso y por muy rápido que sea el escáner, el proceso de clasificar, identificar y guardar el documento es manual, artesanal y laborioso. Cuando multiplicas ese tiempo por 10, 20 ó 50 mil te das cuenta de que el coste del programa, de los ordenadores o de los escáneres es muy pequeño frente a este gasto.]
Pero, volviendo al argumento inicial, hay algo más que digitalizar, que escanear, si quieres hacerlo bien. Si, como me comentaba la gerente de esta empresa, quieres dar un “valor añadido” al mero hecho de convertir los papeles en archivos PDF.
Esta empresa lleva más de un año preparando un equipo de trabajo para ofrecer a sus clientes este nuevo servicio. Han estado buscando el personal han comprado parte del equipo (algunos ordenadores, escáneres y, en breve, un servidor) y, sobre todo, han estado pensando en la forma más adecuada de plantear su oferta a los futuros clientes.
La “opción A” (así la llamé en nuestra reunión) es digitalizar, convertir cada documento en un archivo PDF, ponerle un título descriptivo y guardarlo en el servidor para entregarle, finalmente, un CD o DVD, o varios más bien, al cliente. Es algo. Es un avance. Pero es evidente que se queda un poco corto.
La “opción B” es similar, con una diferencia importante: los archivos se van a almacenar en un programa de gestión documental (obviamente hablamos de ArchivaTech porque, a diferencia de lo que ocurre cuando escribo este blog, cuando viajo a ver a un posible cliente intento venderle algo). El proceso de escaneado es el mismo, pero hay un proceso previo, anterior, de clasificación de la información y de creación de una estructura de carpetas y subcarpetas. De esta forma, cuando el documento en papel se ha convertido en un archivo en PDF hay que decidir en qué carpeta va y darle un título coherente con el resto de documentos. Además se le asigna un nivel de seguridad. De esta forma, los documentos quedan perfectamente ordenados, se pueden localizar rápidamente y están accesibles solo para los usuarios oportunos. Al cliente no se le entrega un montón de archivos, sino una base de datos documental y un programa de acceso (o gestión). Esta es la opción que ellas habían pensado (por eso me habían llamado, claro).
La “opción C” que les comenté, por ser exhaustivo, era conservar los documentos en un servidor en sus instalaciones (las de la empresa digitalizadora, no las del cliente) o en un servidor público (vamos, en “la nube”) y proporcionar un acceso al cliente final a través de Internet. Esta opción tiene algunas ventajas para el cliente: no tiene que comprar otro servidor, no se tiene que ocupar de mantenerlo al día ni de posibles averías, ni preocuparse de que se quede pequeño… El principal problema que presenta, les comenté, es que necesitan un ancho de banda “generoso” para consultar documentos que pueden ser bastante “pesados”. Ellas, por su parte, veían complicado que determinados clientes acepten que sus documentos estén en una base de datos con acceso a través de Internet. Por 600€ que cuesta un servidor en el que Oracle mueve con soltura 1.000.000 de documentos les gustó más la “opción B”. Pero que conste que les hablé de “la nube”, como si no la odiara.
Llegado un punto no pude dejar de comentarles que un proyecto completo es algo más y que tenía un video en el que hablo de “las 5 patas de un proyecto de gestión documental” y de otros servicios que pueden prestar a sus clientes. En realidad no sólo tengo un video, tengo un montón de entradas sobre el tema en este blog. Si no las has visto aún éste es un buen momento. Ellas habían visto el video (ya te dije que llevan tiempo con este proyecto).
Pueden ofrecer la custodia de la documentación “física”: nos llevamos 20 metros cúbicos de papel y os devolvemos los documentos en un servidor, pero no los destruimos aún… por si acaso (aquí estamos todos pensando en algún juez un poco obsoleto, de los que aún quedan muchos, que reclame el documento “original”, aunque a veces no hace falta que sea “obsoleto” para que sea necesario aportar el original).
También pueden ofrecer la destrucción certificada de los documentos, un tema que también he tratado antes. Y firma electrónica para conservar los documentos más importantes…
De lo que más hablamos fue de otro servicio que, a mi pesar, me cae encima en algunas ocasiones: la organización de los documentos. Siempre digo a los nuevos clientes que lo primero que hay que hacer ANTES de empezar a digitalizar ni un papel es:
1.- Dar de alta a los usuarios, con su nivel de acceso y su estructura en grupos de trabajo.
2.- Tener preparada la estructura en árbol en la que se van a almacenar todos los documentos.
Como casi nunca empezamos de cero, los documentos ya existen así que este trabajo de clasificación se puede y se debe hacer antes de escanear la primera hoja. Mi consejo es utilizar una hoja Excel para crear la estructura, aunque se puede hacer con un lápiz y un papel. Y mi segundo consejo es que si el volumen es muy grande, consulten con un biblioteconomista para que les ayude (en realidad no suelo hacerlo, pero si no lo pongo aquí mis lectores del gremio me machacan con sus comentarios). Bromas aparte sí que le comenté este punto. Una cosa es echar una mano a una gestoría de 5 personas que dudan entre una carpeta para documentos mercantiles y cuentas anuales y otra cosa es ofrecer un servicio completo a un ayuntamiento con decenas de miles de documentos. Aquí hace falta algo más que una hoja de cálculo y un par de horas de conversación.
En resumen, su oferta de dar “valor añadido” me parece muy acertada y tienen opciones interesantes que elegir para darle al cliente un buen servicio. Mucho más que fotocopias.
por 17 enero 2011 por Fernando Moreno-Torres
https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2011/01/17/montar-una-empresa-de-digitalizacion-de-documentos/
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