Confieso que la primera vez que leí esta expresión pensaba que sería un término inventado por “los de marketing” para vendernos algunas ideas dispersas con un “envoltorio” muy vistoso. Pero leyendo el contenido del artículo me fué gustando la idea y los objetivos de esta “rama” de la gestión de la empresa.
No hay mucha información sobre este tema, solo 61 resultados en Google si lo buscamos literalmente. Sin embargo buscando “reingeniería de procesos” aparecen casi 1.500.000 páginas, lo que me hace pensar que quizás sí que era una expresión un tanto “maquillada” para que sonase más atractiva.
Pero me quedo con la “reingeniería del conocimiento” porque me gustan sus aplicaciones prácticas para la empresa. Incluso para una PYME.
La expresión “reingeniería de procesos” se define bastante bien: hay que estudiar los procesos de una empresa (o Administración, despacho, fábrica…), identificar los más importantes, estructurarlos y definirlos de nuevo de una forma más eficiente, en un ciclo de mejora continua que nos recuerda la implantación de un sistema de gestión de calidad, como los recogidos en la conocida norma ISO 9001.
En muchas publicaciones la reingeniería del conocimiento significa exactamente lo mismo, pero me gustaría llamar la atención sobre otra forma de definirla, más castiza, más sencilla y, por tanto, más práctica para una organización pequeña y menos formal (que me perdonen los puristas, pero este blog no es para ellos).
Personalmente me gusta describir la reingeniería del conocimiento como una rama de la gestión de la empresa en la que se plasma en documentos claros, sencillos y estructurados el conocimiento de los miembros de la empresa: de los técnicos, ingenieros, operarios, administrativos… ese “know how” que tan bien se valora en las empresas con una larga trayectoria. La experiencia de las personas que forman la empresa. El “saber hacer las cosas” que nos da más la práctica que los estudios.
Un proceso de estudio y análisis que permite plasmar en un papel (más bien en muchos) unos conocimientos que residen en el cerebro de los miembros de la empresa y que no se pueden aprovechar ni cuantificar si no se recogen de una forma ordenada y sistemática.
Cuántas veces hemos echado de menos a Pepe (que justamente hoy está de vacaciones) para montar una base de datos Oracle que “solo él” sabe instalar. Y dónde está Antonio, cuándo más se necesita: el único que recuerda cómo regenerar el plan de cuentas. Y es más molesto aún cuando tú mismo tenías ese conocimiento y lo has olvidado: ¿dónde estaba esa opción de configuración de la cuenta de correo electrónico que me solucionaba un problema de conexión segura? Sabes que lo has hecho antes, recuerdas hasta el aspecto de la pantalla, pero no cómo llegar a ella. ¡Si lo hubiera apuntado en algún sitio!
Toda esta información, todo este “conocimiento” que se adquiere a lo largo de los años de una forma irregular, sin seguir un plan marcado… hay que recogerlo en algún lugar para que sea útil a la empresa. Para que sirva de referencia a sus miembros actuales y de manual de aprendizaje a los futuros.
Creo que este es, en resumen, el objetivo de la reingeniería del conocimiento.
Y para conseguirlo hay que ser muy ordenado y sistemático. Crear una buena estructura para archivar la información (por fin aparece la relación entre este tema y la gestión documental). Definir plantillas de procesos, con una nomenclatura sencilla y uniforme. Y hay que ser constante: “alimentar” esta base de datos de información a lo largo de los meses, sabiendo que quizás no lo usemos nunca, aunque tal vez nos libre de un auténtico apuro el mes que viene.
Será porque la semana que viene tenemos la revisión de nuestro certificado de gestión de calidad, o será porque mañana se incorporan dos nuevos técnicos. El caso es que echo un vistazo a nuestra lista de procedimientos para hacer tantas y tantas tareas y me parece que el tiempo empleado ha merecido la pena.
Así que la próxima vez que resuelvas una situación complicada tras varias horas de intentos, errores, frustraciones y, finalmente, éxito con la solución más insospechada… pierde unos minutos más y documenta lo que acabas de aprender: nunca sabes cuándo necesitarás consultar esa guía.
https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2011/02/07/reingenieria-del-conocimiento/
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