Si usted esta interesado (empresas) en querer implementar este sistema hágase las siguientes preguntas que le ayudaran a una mejor determinación: ¿Donde guardaremos nuestros documentos?, ¿Cuanto podemos pagar por almacenarlos?, ¿Como puede la gente encontrar los documentos necesarios?, ¿Cuanto tiempo puede pasar buscándolo?, ¿Que opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?, ¿Cómo organizamos nuestros documentos?, ¿Como asegurarnos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?, ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la seguridad destrucción no deseada de documentos?, ¿Como mantenemos la información crítica oculta a quien no debería tener acceso a ella?, ¿Cómo decidimos qué documentos conservar?, ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados?, ¿Cómo procedemos a su eliminación?, ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita?, ¿Cuánto podemos tardar en la distribución para distribuir los documentos?, ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las workflow reglas para el flujo de estos documentos?, ¿Si más de una persona está implicada en la creación o modificación de un documento, como se podrá colaborar en esas tareas?.
Ventajas y Desventajas del proyecto (digitalización de documentos)
Ventajas: Gestión y control efectivo, sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempos de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, solución de problema de localización de documentos.
La gestión documental, facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad de información de los documentos de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su replica electrónica
Productividad y valor añadido. Una Gestión Documental, ademas de ahorre de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
Desventajas: Si bien es cierto que las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo de un sistema de Gestión Documental. El proyecto es el siguiente: Proyecto para la implantación de un sistema de Gestión Documental en los servicios dependientes del departamento de ordenación del territorio y medio ambiente del gobierno.
Fuente: http://consejosytips.com/proyecto-de-digitalizacion-de-documentos/
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