El uso de los archivos electrónicos cada vez va más a la vanguardia de las tecnologías de la información, estas herramientas generan ventajas con respecto al uso e implementación de los archivos, proporcionan a los ciudadanos medios para el fácil acceso a la información ya que distribuyen documentación extensa, ordenan rápidamente los documentos, permite concentrar documentación pesada, así como generar copias de seguridad, incrementar la productividad; y la posibilidad de que de manera simultánea los usuarios utilicen un mismo documento.
Cabe destacar que diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales, ya que agilizan y hacen más eficiente el servicio a las personas; así como implementar firmas digitales que permitan la autenticación de los documentos. Es importante señalar, que el uso de los archivos electrónicos favorece la conservación de los documentos originales evitando su desgaste, también reduce la pérdida de tiempo en la búsqueda manual de datos y documentos, permitiendo el ordenamiento de manera lógica de los expedientes, además de resguardar la información en múltiples formatos electrónicos tales como discos duros, memorias, disquetes, CD, entre otros.
La implementación de los archivos electrónicos ha sido usado en diferentes organizaciones privadas, empresas, instituciones educativas, instituciones de salud, bibliotecas, entre otros; las cuales están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos; la utilización de esta herramienta, ayuda a la distribución y resguardo, esto no es una ventaja solo para los ya mencionados sino también para la sociedad en general, ya que un archivo-electrónico o no electrónico, resguarda la historia patrimonial de la Nación. Un ejemplo de manejo de los archivos electrónicos, es la Cámara de Diputados en su portal web, en el cual podemos encontrar las leyes, iniciativas, minutas, dictámenes de leyes y la orden del día en digital, además podemos consultar las acciones de las legislaciones anteriores.
En el ámbito gubernamental los archivos electrónicos favorecerían en gran medida en cuanto a transparencia y la rendición de cuentas se refiere, ya que la información disponible permite a los ciudadanos ver como se cumple o no con lo establecido. De ahí que, una de las obligaciones de trasparencia, es la difusión y actualización de la información de la página de internet por parte de los sujetos obligados y que el órgano garante de Morelos, tiene el deber de vigilar el cumplimiento a ésta.
Hoy en día, el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística (IMIPE) a través de la Coordinación de Normatividad y Archivística implementan las medidas necesarias para la correcta administración y sistematización de la información, que se haya generado o recibido en formato electrónico o cualquier otro; asegurando su permanencia, así como la integridad de la misma, a fin de sistematizar, organizar y salvaguardar los archivos públicos, para el fácil acceso a la información pública del Estado de Morelos.
Adolfo Torres Salazar
Programador de la Unidad de Comunicación Social y
Relaciones Interinstitucionales
Fuente: http://www.imipe.org.mx/blog/2014/08/archivos-electronicos/
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