INSTRUMENTO PARA UN DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL EN REFERENCIA A LA PERCEPCIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

GUILLERMO CORREA URIBE

Especialista en Sistemas de Información

MEDELLIN, COLOMBIA

guillermocorrea07@gmail.com

Resumen

En esta ponencia se pretende ilustrar la  estructura  de un instrumento para diagnosticar la percepción de la gestión del  conocimiento y la identificación de  las competencias en una institución universitaria, basado  en la investigación: “Diseño de un  modelo de gestión del conocimiento para la Escuela Interamericana de Bibliotecología  de la Universidad de Antioquia, Colombia”,  en la cual comparto autoría con  Sonia Lucia  Rosero J. Y Herlaynne Segura J. y de la cual se retoman textualmente la mayoría de los conceptos y análisis sobre competencias y conocimiento aquí presentados.  

 En la construcción  de cualquier modelo de gestión del conocimiento organizacional, una de sus primeras fases es la elaboración de un diagnostico organizacional que permita   inferir sobre la percepción que tiene  la mayoría de los funcionarios  de la institución, del  término conocimiento y que claridad tienen sobre sus  competencias personales.

Inicialmente, para ilustrar la estructura del instrumento, se describe una clasificación de las competencias transversales  para  presentar  la primera parte del  instrumento el cual permitirá  determinar el grado  de habilidades, destrezas o atributos del personal de la institución.

 Luego,  se retoma sobre la gestión del conocimiento unos tópicos  básicos a tener en cuenta para realizar el diagnóstico sobre el conocimiento organizacional y se presenta la segunda parte del  instrumento que permitirá  analizar la percepción que tienen los funcionarios sobre conocimiento organizacional.

Por último se unen las dos partes y se obtiene el instrumento para realizar el diagnóstico.

Palabras claves: Gestión de conocimiento organizacional, competencias, modelo, 

INSTRUMENTO PARA  UN DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

Cuando se trata de una organización dedicada a la generación y difusión del conocimiento científico y tecnológico, como es una universidad, no es sencillo enfrentar la temática de la gestión del conocimiento organizacional, debido fundamentalmente a los diferentes ángulos desde donde se puede estudiar y analizar los diferentes contenidos sobre la gestión del conocimiento en un ámbito universitario.

Es por ello que  toda organización que desee ser sostenible en el tiempo, y en especial las universidades, debe preguntarse qué sabe, quién lo sabe,  qué debería saber que no sabe, quién necesita saber qué, si dispone de conocimientos de su entorno y contexto, y si se mide y se valora el conocimiento para la toma de decisiones que permitan lograr su misión y su visión. Para ello, debe siempre como primera etapa, en el montaje de un modelo de gestión del conocimiento organizacional, realizar un diagnóstico que permita sacar a flote los consensos, sobre la gestión del conocimiento y las competencias laborales que tienen administrativos, docentes e investigadores universitario.

 A continuación se presenta un análisis sencillo de lo que se debe tener presente y  la forma de construir un  instrumento para  un diagnostico organizacional en referencia a la percepción de la gestión del conocimiento y las competencias organizacionales.

Se  identifica en cada funcionario administrativo, docente e investigador  el grado de habilidades y destrezas en su desempeño laboral (competencias) y su  percepción frente a la gestión del conocimiento organizacional, al interactuar en su ambiente laboral, desde una perspectiva personal. La perspectiva   personal es la apreciación que tiene cada funcionario de sí mismo, frente a lo laboral.

Análisis de la información sobre competencias    

Por competencia se puede entender el conjunto de conocimientos, capacidades, actitudes y destrezas necesarias para desempeñar una determinada tarea. La competencia exige una combinación de saberes (saber, saber hacer, saber estar y saber ser —informacion, habilidades y actitudes) técnicos, metodológicos, sociales y participativos que con carácter dinámico, permiten que una persona pueda desempeñar determinadas acciones profesionales. Ser competente significa, por tanto, combinar, coordinar e integrar dichos saberes en el ejercicio profesional.

Así pues, las competencias son una combinación de atribuciones, habilidades y actitudes que se configuran como típicas del ejercicio de una profesión (jurídica, política, socióloga, técnica), que permiten una formación integral (lifewide learning), y que deben ser desarrolladas a lo largo del proceso de formación a través de la aplicación de diferentes dinámicas.

Las competencias pueden ser transversales o específicas, las trasversales: son las compartidas por todas las materias o ámbitos de conocimiento, se trata, por tanto, de competencias genéricas. Pueden ser instrumentales, personales y sistémicas.

Las instrumentales, miden las capacidades y la formación del individuo; por lo tanto, constituyen un medio para obtener un determinado fin. Las personales, miden las habilidades de relación social y de integración en diferentes colectivos y la capacidad de trabajar en equipos específicos y multidisciplinares, esto es, se trata de las capacidades que permiten que las personas tengan interacción con los demás. Las sistémicas, miden las cualidades individuales y la motivación a la hora de trabajar, ya que son las destrezas relacionadas con la comprensión de la totalidad de un sistema.

Se pretende  identificar las competencias transversales de los funcionaros, clasificadas en  tres tipos de competencias: las personales, las sistémicas y las instrumentales.

 Las competencias personales para el instrumento a elaborar se dividen en tres:

1. Competencias para razonar y solucionar  problemas.
2. Competencias para experimentar y descubrir conocimiento
3. Competencias personales propiamente dichas

Las competencias sistémicas corresponden  a las de pensamiento sistémico.

Las competencias instrumentales se dividen en dos:

1. Competencias de carácter organizacional o corporativo
2. Competencias  laborales

Para la identificación de la existencia de estas competencias en los funcionarios, a cada competencia se le asignan cuatro o cinco variables relevantes que permitirán inferir la existencia de ellas, así: 

COMPETENCIAS PERSONALES

Razonar y solucionar  problemas

Variables

·         Identifica y formula  problemas

·         Modela sistemas

·         Realiza estimaciones y hace análisis cuantitativo

·         Analiza bajo condiciones de incertidumbre

·         Aporta soluciones y recomendaciones

Experimentar y descubrir conocimiento

Variables

·         Formula hipótesis

·         Interpreta y sintetiza contenidos en formatos diferentes

·         Indaga y consulta en forma práctica

·         Revisa, defiende y justifica hipótesis

Personales

Variables

·         Expresa Iniciativa y voluntad para asumir riesgos

·         Administra eficientemente tiempos y recursos

·         Mantiene un pensamiento creativo

·         Defiende el pensamiento crítico

·         Identifica conocimientos, destrezas y actitudes

·         Cultiva la curiosidad y el aprendizaje continuo

COMPETENCIA SISTÉMICA

 Pensar  en forma sistémica

Variables

·         Concibe en forma integral y global  los sistemas

·         Crea sistemas y los articula entre sí

·         Prioriza y enfoca  objetivos y estrategias

·         Conserva la objetividad y el equilibrio al proponer soluciones

COMPETENCIAS INSTRUMENTALES

 Organizacionales

Variables

·         Capacidad para liderar procesos

·         Apertura al cambio organizacional

·         Crecimiento y evolución al trabajar en equipo

·         Disposición para participar en procesos administrativos

·         Gestión de procesos orientados al logro de metas

·         Actitud positiva hacia la orientación al servicio

Laborales

Variables

·         Proactividad frente a las circunstancias

·         Aptitudes pedagógicas

·         Comunicación enfocada a logro de metas y con impacto en el usuario

·         Comunicación en ambiente multimedial

·         Disposición para compartir y desarrollar  iniciativas

·         Relaciones interpersonales amplias y flexibles

Una vez definidos los tipos, las competencias y sus variables que las validan, se elabora la primera parte del Instrumento  para aplicar a los funcionarios.  La parte del instrumento es la siguiente

DETERMINE EL GRADO (de 1 a 5 ) DE HABILIDADES, DESTREZAS O ATRIBUTOS CON RESPECTO A: 

1) RAZONAR Y SOLUCIONAR  PROBLEMAS:	PERSONAL
Identifica y formula  problemas
Modela sistemas
Realiza estimaciones y hace análisis cuantitativo
Analiza bajo condiciones de incertidumbre
Aporta soluciones y recomendaciones
2) EXPERIMENTAR Y DESCUBRIR CONOCIMIENTO:	PERSONAL
Formula hipótesis
Interpreta y sintetiza contenidos en formatos diferentes
Indaga y consulta en forma práctica
Revisa, defiende y justifica hipótesis
3) PENSAR  EN FORMA SISTÉMICA:	PERSONAL
Concibe en forma integral y global  los sistemas
Crea sistemas y los articula entre sí
Prioriza y enfoca  objetivos y estrategias
Conserva la objetividad y el equilibrio al proponer soluciones
4) LAS PERSONAS:	PERSONAL
Expresa Iniciativa y voluntad para asumir riesgos
Administra eficientemente tiempos y recursos
Mantiene un pensamiento creativo
Defiende el pensamiento crítico
Identifica conocimientos, destrezas y actitudes
Cultiva la curiosidad y el aprendizaje continuo
5) LA ORGANIZACIÓN:	PERSONAL
Capacidad para liderar procesos
Apertura al cambio organizacional
Crecimiento y evolución al trabajar en equipo
Disposición para participar en procesos administrativos
Gestión de procesos orientados al logro de metas
Actitud positiva hacia la orientación al servicio
6) LO LABORAL:	PERSONAL
Proactividad frente a las circunstancias
Aptitudes pedagógicas
Comunicación enfocada a logro de metas y con impacto en el usuario
Comunicación en ambiente multimedial
Disposición para compartir y desarrollar  iniciativas
Relaciones interpersonales amplias y flexibles

 Análisis de la información sobre percepción del conocimiento

Para tener un concepto más o menos unificado  acerca de lo que representa el conocimiento y ser lo más claros posibles, se retoma de la investigación  realizada para la EIB, el concepto conocimiento sugerido allí. Conocimiento el resultado de un proceso de interacción mental (percepción–reflexión–interpretación) sinérgico, en un momento dado de información;  habilidades, creencias, modelos mentales, destrezas y experiencias en un contexto situado, realizado por una persona al tomar una decisión que conlleva una acción, con el fin de resolver un problema o satisfacer una necesidad y contribuir así al desarrollo humano.

Gráfica 1. Descripción del conocimiento, tomado de la investigación  realizada para la EIB 

De la definición y la gráfica planteada, se puede inferir que:

• La información, las habilidades, las destrezas, los modelos mentales y  las experiencias son la base o materia prima para la obtención del conocimiento.
• El resultado de la interacción mental se aplica solamente a un sólo contexto, el situado en ese momento.
• Por ser mental la interacción, el conocimiento es solamente propio  de las personas.
• El resultado de la interacción mental por ser personal, puede decirse que se obtiene del conocimiento individual.
• El conocimiento es el insumo básico para la toma de decisiones, las cuales se utilizan para la solución problemas y la satisfacción de necesidades que conducen al desarrollo humano. 
• El conocimiento es la base para el desarrollo humano.
• Por tratarse de un proceso sinérgico, el resultado del conocimiento producido por la interacción mental, es mayor que los resultados obtenidos de la suma de los componentes con las cuales se hace la interacción (información, destrezas y experiencias).

§  El conocimiento no se consume como un bien material al utilizarse, por el contrario, se reproduce en cada ciclo de retroalimentación como nueva información, habilidades, destrezas, modelos mentales y experiencias

El análisis  interno sobre la percepción personal del conocimiento en una institución es de vital importancia para el éxito en el diseño, desarrollo e implementación de un modelo de gestión del conocimiento. Este análisis interno, en su base, permite inferir e interpretar los sistemas de información y comunicación de la organización,  identificar y relacionar  sus procesos y herramientas tecnológicas que facilitan la gestión del  conocimiento, reconocer  los procesos actuales de conocimiento frente a su capacidad de soportar la creación, captura, almacenamiento, recuperación, acceso, difusión, uso y compartimiento. Permite además, revelar ciertas fortalezas y debilidades —a conservar y a combatir respectivamente— en pro de lograr la visión de la organización.

Con base en “A KM initiative is Unlikely to Succeed Without a Knowledge Audit.”, de Ann Hylton,^[1] se pueden plantear seis  tópicos  básicos a tener en cuenta al  realizar una auditoria o diagnóstico sobre el conocimiento organizacional, los cuales sirven de base para definir el marco global del análisis y permitir las inferencias.

TÓPICOS

• El contexto  educativo
• El contexto universitario
• La concepción y estructura de procesos
• El reconocimiento de procesos de conocimiento
• La creación y almacenamiento de conocimiento
• La difusión y uso del conocimiento

Para conocer la percepción del conocimiento sobre los anteriores tópicos, a cada uno de ellos se le definen cuatro o cinco variables relevantes que permitan interpretar y conocer la percepción personal de los funcionarios sobre el conocimiento organizacional. Estos son:

Contexto  educativo

 Variables

·         Roles y responsabilidades del educador

·         Impacto de la educación en la sociedad

·         Regulación estatal de la educación

·         Contexto histórico y cultural de la educación colombiana

·         Principios y valores contemporáneos de la educación

·         Desarrollo de una prospectiva global de educación

Contexto universitario

Variables

·         Las diferentes culturas universitarias

·         Definición de planes, objetivos, estrategias y metas universitarias

·         La actitud del emprendimiento y la visión empresarial

·         Proyectos de integración universitaria

Concepción y estructura de procesos

Variables      

·         Identificación de metas y requerimientos de procesos

·         Conceptos claros de proceso, usuario interno y externo

·         Modelación o diseño de procesos y aseguramiento de metas alcanzables

·         Identificación de recursos para los procesos

·         Visualización de estructuras de  procesos

Reconocimiento de procesos de conocimiento

Variables

·         Competencias, tecnologías y procesos al interior de la organización

·         Entendimiento de la estandarización en los contenidos de los documentos

·         Fuentes de conocimiento básicas de la organización

·         Valor otorgado al conocimiento de cada una de las personas

·         Grado de documentación sobre el conocimiento

·         Proveedores del conocimiento más relevante

Creación y almacenamiento de conocimiento

Variables

·         Afluencia adecuada del conocimiento cuando se necesita

·         Aseguramiento confiable del conocimiento corporativo

·         Conocimiento, resguardado adecuadamente, de las personas desvinculadas

·         Almacenamiento del conocimiento acumulado en procesos y proyectos

·         Conocimiento útil para la educación

Difusión y uso del conocimiento

Variables

·         Conocimientos suficientes en cantidad y calidad

·         Fuentes de conocimiento suficientemente aprovechadas

·         Cuando se toman decisiones se consultan fuentes  conocimiento

·         El compartir conocimientos con los compañeros

·         Barreras que imposibilitan compartir el conocimiento

·         Reconocimiento o motivación por compartir conocimient0

Una vez definidos los tópicos y las variables que permitirían conocer la percepción de la gestión del conocimiento, se elabora la segunda parte del instrumento para aplicar a los funcionarios y así, consultar la percepción personal.

Las  variables, entre otras, se formulan desde una perspectiva de la auditoria del conocimiento para permitir determinar el nivel de gestión del conocimiento que se hace al interior de la institución. La segunda parte del instrumento es la siguiente:

DETERMINE EL GRADO( de 1 a 5 ) DE COMPRENSIÓN SOBRE:

7) EL CONTEXTO  EDUCATIVO:	PERSONAL
Roles y responsabilidades del educador
Impacto de la educación en la sociedad
Regulación estatal de la educación
Contexto histórico y cultural de la educación colombiana
Principios y valores contemporáneos de la educación
Desarrollo de una prospectiva global de educación
8) EL CONTEXTO UNIVERSITARIO:	PERSONAL
Las diferentes culturas universitarias
Definición de planes, objetivos, estrategias y metas universitarias
La actitud del emprendimiento y la visión empresarial
Proyectos de integración universitaria
9) LA CONCEPCIÓN Y ESTRUCTURA DE PROCESOS:	PERSONAL
Identificación de metas y requerimientos de procesos
Conceptos claros de proceso, usuario interno y externo
Modelación o diseño de procesos y aseguramiento de metas alcanzables
Identificación de recursos para los procesos
Visualización de estructuras de  procesos
10) EL RECONOCIMIENTO DE PROCESOS DE CONOCIMIENTO:	PERSONAL
Competencias, tecnologías y procesos al interior de la organización
Entendimiento de la estandarización en los contenidos de los documentos
Fuentes de conocimiento básicas de la organización
Valor otorgado al conocimiento de cada una de las personas
Grado de documentación sobre el conocimiento
Proveedores del conocimiento más relevante
11) LA CREACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE CONOCIMIENTO:	PERSONAL
Afluencia adecuada del conocimiento cuando se necesita
Aseguramiento confiable del conocimiento corporativo
Conocimiento de las personas desvinculadas resguardado adecuadamente
Almacenamiento del conocimiento acumulado en procesos y proyectos
Conocimiento útil para la educación
12) LA DIFUSIÓN Y USO DEL CONOCIMIENTO:	PERSONAL
Conocimientos suficientes en cantidad y calidad
Fuentes de conocimiento suficientemente aprovechadas
Cuando se toman decisiones se consultan fuentes  conocimiento
El compartir conocimientos con los compañeros
Barreras que imposibilitan compartir el conocimiento
Reconocimiento o motivación por compartir conocimientos

Con las dos partes del instrumento ya diseñadas y elaboradas, queda la estructura  del  instrumento para diagnosticar la percepción de la gestión del  conocimiento y la identificación de  las competencias en una institución universitaria, con doce tópicos a investigar,  seis  tópicos sobre competencias y otros seis sobre percepción de la gestión del conocimiento organizacional.

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

Correa, G.  Rosero, S. Segura, H. (2008). Diseño de un  modelo de gestión del conocimiento para la Escuela Interamericana de Bibliotecología  de la Universidad de Antioquia, Colombia  [cd.rom], Medellín

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[1] HYLTON, Ann. A KM initiative is unlikely to succeed without a knowledge audit. (S.L): KEKMA, 2005 13p. Disponible en: http://www.thestep.gr/trainmor/dat/%7B1e9ae5ba-97bf-4ddd-b19f-d802cf9e6963%7D/article.pdf