Enrique
Jorge Espinoza Salvatierra*
Rocío
Haydeé García Toledo**
Juana
Luisa Rosas Vara***
1.
Introducción
Esta ponencia preliminar se ha preparado para exponerse
en el VII Encuentro Latinoamericano de Bibliotecarios, Archivistas y
Museólogos, a desarrollarse del 28 al 30 de setiembre de 2015, en Valparaíso,
Chile.
Se insertar en el eje temático denominado: Legislación
y Normativa. Trata del funcionamiento sistémico de los diversos niveles de
archivo que integran el Sistema Institucional de Archivos (SIA) en el Sector
Público Nacional (SPN) peruano, analizando en forma general el SAI de la
Municipalidad Provincial del Callao (MPC).
Comprende el procesamiento y el manejo documental en
el Archivo de Gestión, Archivo Periférico, Archivo Central, Archivo Intermedio
y Archivo Histórico, en concordancia a la normas y directivas aprobadas por el
Archivo General de la Nación (AGN), órgano rector del Sistema Nacional de
Archivos (SNA).
El SIA es una estructura corporativa transversal que
integra a sus componentes en una sucesión dinámica, armónica y constante de
lineamientos, estratégias, procedimientos y métodos archivísticos, con el
propósito de defender, conservar, incrementar, organizar y servir el Patrimonio
Documental Institucional.
Se justifica la investigación de este tema toda vez
que, en la actualidad, no existe una guía teórica que encamine el funcionamiento
del SIA en el país, a pesar de la aprobación interna de directivas en las
entidades públicas, en forma aislada.
Este estudio tiene como objetivo la elaboración de un
conjunto de procedimientos técnico-archivísticos, aplicables en cada nivel de
archivos, según su constitución (sean éstos de Gestión, Periférico, Central,
Intermedio o Histórico), a fin de sustentar el adecuado funcionamiento del SIA
en las instituciones públicas del SNA.
*enriqueespinoza84@yahoo.es. Estudió Antropología y Educación. Jefe del Archivo
Central de la Municipalidad Provincial del Callao. Docente, asesor y consultor
en Archivos.
**rociogarciat1@yahoo.es. Historiadora y Archivera. Especialista en Archivos
del Instituto Nacional Penitenciario. Docente en Archivos.
***juanitarosas60@yahoo.es. Bibliotecóloga y Archivera. Docente, asesora y
consultora en Archivos.
2. Base
Legal. Legislación, normatividad y directriz archivística
La base legal que
sustenta y fundamenta el funcionamiento del SIA en el ámbito nacional,
comprende las que emanan del SNA (cuyo organismo rector es el AGN) y las
aplicables al SPN, es la siguiente:
·
Decreto
Ley Nº 19414, Ley de Defensa,
Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 022-75-ED.
·
Ley
Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de
Archivos y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 008-92-JUS.
·
Ley
Nº 28296, Ley General del Patrimonio
Cultural de la Nación y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 011-2006-ED.
·
Resolución
Jefatural Nº 073-85-AGN/J, Normas
Generales del Sistema Nacional de
Archivos.
·
Resolución
Jefatural Nº 173-86-AGN/J, Directivas
Generales Del Sistema Nacional de
Archivos.
·
Resolución
Jefatural Nº 442-2014-AGN/J, Reglamento
de Infracciones y Aplicación de
Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
·
Ley
Nº 27658, Ley Marco de Modernización del
Estado y su Reglamento el Decreto
Supremo Nº 030-2002-PCM.
·
Ley
Nº 27444, Ley General de Procedimientos
Administrativos.
·
Ley
Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública y su Reglamento el Decreto Supremo Nº
072-2003-PCM.
Las
principales directivas archivísticas que rigen y sustentan el SIA de la MPC,
aprobadas por Resolución de Alcaldía (R. A.) son:
·
R.
A. N° 00444-1992, Directiva N° 00444-1992, Directiva N°
010-92-MPC-SGC-DTDA/SDA, “Normas para la
Transferencia de Documentos de la MPC”.
·
R.
A. N° 00446-1992, Directiva N° 011-92-MPC-SGC-DTDA/SDA, “Normas para la Eliminación
de Documentos de la MPC”.
·
R.
A. N° 00447-1992, Directiva N° 008-92-SGC/DTDA, “Normas y Procedimientos para
la Foliación de Documentos en la MPC”.
·
R.
A. N° 00184-2004, Directiva N° 001-04-MPC-SG-GRDAG/AG, “Guía de Organización de
Documentos”.
·
R.
A. N° 00095-2005, Directiva N° 001-05-MPC-SG-GRDAG/AG, “Sistema de Archivos
Institucional de la MPC”.
·
R.
A. N° 00391-2011, Directiva N° 001-2011-MPC-SG-GRDAG/SAG, “Conservación de Documentos en los Archivos de la MPC”.
·
R.
A. N° 00425-2011, Directiva N° 002-2011-MPC-SG-GRDAG/SAG, “Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros por Incendio e
Inundación en los Archivos de la MPC”.
·
R.
A. N° 00708-2011, Directiva N° 003-2011-MPC-SG-GRDAG/SAG, “Formulación, Aprobación y Actualización del Programa de Control de
Documentos de los Archivos de la MPC”.
·
R.
A. N° 000924-2011, Directiva N° 004-2011.MPC-SG-GRDAG/SAG, “Supervisión y Asesoramiento
de los Archivos Integrantes del Sistema de Archivos Institucional de la MPC”.
·
R.
A. N° 000500-2013, “Medidas de
Ecoeficiencia en los Archivos de la MPC”.
·
R.
A. N° 000503-2013, “Plan Anual de
Trabajo del Archivo Central de la MPC”.
·
R.
A. N° 010-2015, “Constitución del Comité
Evaluador de Documentos de la MPC”.
3. Objetivos
del Sistema Institucional de Archivos
En toda institución
pública peruana, así como en la Municipalidad Provincial del Callao, los
objetivos del SIA son:
a)
Optimizar
la aplicación, en la entidad, de los procesos y procedimientos
técnico-archivísticos (Administración de Archivos, Organización Documental,
Descripción de Documentos, Selección Documental, Conservación de Documentos y
Servicios Archivísticos; y, Transferencia y Eliminación). Todos estos procesos
y procedimientos técnico-archivísticos se desarrollan en el SIA de la MPC.
b) Efectivizar el manejo sistémico de los
diferentes niveles de archivo. El mejor tratamiento de la documentación
que se conserva y sirve en una
institución pública depende del funcionamiento adecuado de cada nivel de
archivos. En el caso concreto de la MPC, funcionan los archivos de gestión,
archivos periféricos, el archivo central (denominado Archivo General) y el
archivo histórico. Si tomamos en cuenta sólo las Gerencias Generales de
Desarrollo Urbano, Transporte Urbano y Administración Tributaria y Rentas, la
cantidad de Responsables y/o Encargados de archivos de gestión y/o periféricos
suman 12, en igual cantidad de archivos que integran el SIA de la MPC. De este
total 09 (75%) pertenecen a Archivos de Gestión y 03 (25%) a archivos
periféricos. En el Archivo General laboran 12 archiveros entre profesionales,
especialistas, técnicos y auxiliares.
c) Fortalecer el Sistema Nacional de
Archivos. El SIA, cuando funciona adecuadamente en cada institución, repercute
en el funcionamiento del SNA, que está integrado por el AGN, los archivos
regionales y sub-regionales y los archivos públicos en el ámbito nacional. Los
integrantes del SIA de la MPC mantienen coordinaciones de asesoría y
capacitación permanente con los diferentes archivos regionales y archivos
públicos, principalmente, en temas relacionados a la administración de archivos
municipales.
4.
Estructura del Sistema Institucional de
Archivos
La
administración de archivos es el conjunto de principios, métodos y
procedimientos orientados a una eficiente organización y funcionamiento de los
archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración
hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.
Para
los efectos de esta ponencia, se entiende por documento a toda información
registrada en cualquier soporte, sea textual, cartográfico, audiovisual,
automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que se generen en los
organismos y reparticiones del SPN, como resultado de sus actividades.
Los
objetivos de la administración de archivos son:
·
Determinar
los principios de unidad, racionalidad y eficiencia en la administración de
archivos del SPN.
·
Brindar
servicios de información al Estado, a la ciudadanía y a la investigación.
En las entidades del Sector Público se
establecerá un Órgano de Administración de Archivos con un nivel equivalente al
de las unidades orgánicas de los distintos sistemas administrativos,
dependiendo técnica y normativamente del AGN.
El SIA en los organismos y reparticiones
del SPN estará constituido por dos niveles:
a) Nivel
Central.- Comprende el
Órgano de Administración de Archivos, Archivo Periférico y Archivo de Gestión.
·
Órgano de Administración de Archivos.- Es el responsable de planificar,
organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación
proveniente de los archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la
transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el AGN.
En la MPC, el
Órgano de Administración de Archivos se denomina Archivo General y tiene nivel
de Sub-Gerencia. Se encuentra incorporado en la estructura orgánica respectiva.
Constituye el órgano rector en materia archivística a nivel institucional.
Coordina sus actividades con los archivos de gestión, archivos periféricos y el
archivo histórico. Este último nivel de archivo conserva y sirve documentos de
valor permanente e histórico con una antigüedad mayor de treinta (30) años. El
documento más antiguo data de 1853, año de la instalación de la MPC.
·
Archivo Periférico.- Es el responsable del mantenimiento y
uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y transferirlos
al Órgano de Administración de Archivos. Se constituirá cuando la complejidad
de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades
orgánicas así lo requieran.
En la MPC,
estos archivos conservan y sirven la documentación de las gerencias generales.
Cada oficina de éstas tiene un archivo periférico. Algunas gerencias, también,
han constituido archivos periféricos por complejidad de funciones, nivel de
especialización y ubicación física. Asi tenemos que la gerencias de Personal,
Abastecimiento, Contabilidad, entre otras, cuentan con un archivo periférico.
·
Archivo de Gestión.- Es el responsable de la organización,
conservación y uso de la documentación recibida y producida por una unidad
orgánica y de transferirla al Archivo Periférico o al Órgano de Administración
de Archivos.
Cada unidad
orgánica, en la MPC, sea del nivel de gerencia general, gerencia y/o
sub-gerencia cuenta con un archivo de gestión con un Responsable y/o Encargado.
En el caso
concreto de la MPC, este archivo tiene como función esencial la conservación de
la documentación mientras dura su trámite o la necesidad de utilización es
constante.
Existe una
relación estrecha funcional entre todos los archivos de gestión, archivos
periféricos, archivo central y el archivo histórico.
Las
actividades principales que cumple un Archivo de Gestión en la MPC son:
i)
Impedir
la dispersión o eliminación de documentos.
ii)
Formación
correcta de las series documentales.
iii)
Estar
en contacto permanente con el Archivo Periférico, Archivo Central y Archivo
Histórico.
iv)
Preparar
las transferencias de acuerdo a las normas existentes.
v)
Facilitar
la información que tanto los ciudadanos como la Administración solicite
respecto de los documentos que custodia.
vi)
Elaborar
los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación.
vii)
Formar
un registro de transferencias realizadas al Archivo Central.
b) Nivel
Desconcentrado.- Comprende
el Órgano de Administración de Archivos Desconcentrados.
·
Órgano de Administración de Archivos
Desconcentrados.- Es el
encargado de las actividades archivísticas en los órganos desconcentrados a
nivel regional, zonal o departamental de organismos y reparticiones del Sector
Público. Coordinará sus actividades con el Órgano de Administración de Archivos
del nivel central y el Archivo Regional y/o Sub-Regional correspondiente y de
no existir éste, con el AGN.
Los archivos
desconcentrados de la MPC funcionan en las empresas municipales: Fondo de
Inversiones del Callao (FINVER-Callao) y Empresa de Limpieza del Callao
(SLIMP-Callao). Cuentan ambos con archivos de gestión, archivos periféricos y
archivo central.
El
Órgano de Administración de Archivos se organizará en áreas especializadas de
acuerdo con los procesos archivísticos. Cada entidad del SPN contará con una
Comisión Consultiva encargada de evaluar los documentos. La MPC constituye
anualmente el Comité Evaluador de Documentos por Resolución de Alcaldía.
El
Órgano de Administración de Archivos, en coordinación con el Órgano de
Racionalización o el que haga sus veces, formulará y actualizará los documentos
de gestión archivística institucional, de acuerdo a las directivas y
orientaciones impartidas por el AGN.
Las
normas específicas formuladas por el Órgano de Administración de Archivos
deberán ser aprobadas por la Alta Dirección de la entidad del AGN.
El
SIA de la MPC está planeando, en el corto plazo, el tratamiento
técnico-archivístico de los documentos en soporte digital y electrónico, a fin
de darle mayor dinamicidad al sistema y mejorar la calidad del servicio al
público usuario, tanto interno como externo. Se espera la actualización de las
legislación y normatividad, al respecto, a cargo del AGN.
5.
Reuniones Técnicas Institucionales.
Las
reuniones técnicas del SIA son una herramienta utilizada para elaborar planes,
diseñar estrategias, dar solución a temas relevantes y tomar decisiones
importantes en la problemática archivística institucional.
Estas
reuniones técnicas institucionales se realizan de manera programada una (01) o
dos (02) veces al año.
En
dichas reuniones participan los Responsables y/o Encargados de los distintos
niveles de archivo, sean éstos de gestión, periféricos, central o histórico.
La
agenda de tratamiento de estas reuniones tienen que ver con temas críticos y
prioritarios a nivel institucional.
La
MPC realiza estas reuniones con la frecuencia necesaria. Este año se ha
programado la organización de la VII Reunión Técnica del Sistema Institucional
de Archivos de la MPC.
En
lo referente a la emisión de normas internas relacionadas a los procesos y
procedimientos técnico-archivísticos, es el Órgano de Administración de
Archivos de cada entidad el responsable de diseñar e implementar en el SIA las
normas y/o directivas internas archivísticas de acuerdo a la legislación y
normatividad emitida por el AGN. Éstas pueden ser de Administración de
Archivos, Organización Documental, Descripción de Documentos, Conservación
Documental, Selección de Documentos, Transferencia, Eliminación, Foliación y
otras.
6. Documentos
Técnico-normativos.
Los principales Documentos
Técnico-normativos que sustentan el SIA son:
i)
Plan
Anual de Archivos.
ii)
Diagnóstico
Situacional Archivístico.
iii)
Programa
de Control de Documentos.
iv)
Manual
de Procedimientos Archivísticos.
v)
Manual
de Organización y Funciones Archivístico.
El Plan Anual
de Archivos es un documento de gestión archivística que orienta las actividades
a desarrollarse en un período determinado, en relación a los objetivos y metas
previstas de la entidad y los del SNA. En lo que respecta a la MPC, cada año se
elabora este documento técnico normativo, se aprueba por Resolución de Alcaldía
y se remite al AGN, en cumplimiento de la directiva correspondiente.
El Diagnóstico
Situacional Archivístico es un documento de gestión archivística que analiza la
problemática del SIA, a fin de proponer soluciones concretas a la problemática
existente. En la actualidad, se está elaborando un Diagnóstico Situacional con
el propósito de recomendar cambios sustantivos en el SIA que pasa por la
gestión y administración de archivos desde el nacimiento del documento hasta su
conservación definitiva o su eliminación.
El Programa de
Control de Documentos (PCD) es un documento de gestión archivística que
establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como
resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse
y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al
AGN o su eliminación. El PCD, en la MPC, está en pleno proceso de elaboración;
se encuentra en la fase de propuesta del Inventario de Series Documentales y la
Tabla General de Retención de Documentos.
El Manual de
Procedimientos Archivísticos es un instrumento de gestión archivística que
permite establecer funciones, procesos, técnicas y procedimientos. Del mismo
modo, atribuye responsabilidades, tiempos y recursos y trazabilidad a cada
actividad realizada en cumplimiento de una función archivística.
El
Manual de Organización y Funciones Archivístico es un documento de gestión
archivística que establece la estructura orgánica que comprende el SIA,
delimitando sus funciones propias.
Estos
dos (02) últimos documentos técnico-normativos se encuentran en su fase inicial
de elaboración. Esta actividad tienen prioridad.
7.
Conclusiones y Recomendaciones.
·
Para
entender más fácilmente el concepto de sistema archivístico y como éste
funciona en la MPC, debemos partir de dos consideraciones elementales que
constituyen su base. Por una parte, el
documento es el mismo desde que se produce en la oficina como soporte físico de
una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo histórico, donde
es considerado, además de testimonio al servicio de los ciudadanos, como fuente
primaria de investigación. En consecuencia, no podemos hablar de documentación
administrativa como concepto distinto, ni mucho menos opuesto, al de
documentación histórica, ya en realidad se trata del mismo proceso, con
distintas
etapas, en cada una de las cuales el documento cumple funciones específicas y
recibe un tratamiento diferente, pero manteniendo siempre su identidad.
Resulta, por tanto, imprescindible la existencia de distintos tipos de archivo
que organicen y hagan accesible la documentación, de acuerdo con las
necesidades de la Administración y de la investigación histórica. Por eso, es
esencial, la existencia del SIA en el SPN peruano.
·
La
función archivística es una actividad de enorme trascendencia dentro de la
administración pública en general; y, en particular, en la MPC. De ella
depende, en gran medida, el correcto planteamiento de sus relaciones con los
ciudadanos y el nivel de eficacia de su gestión.
·
El
funcionamiento del SIA a nivel nacional e institucional mantiene una estructura
uniforme con algunas variaciones, sólo en el caso de la no existencia del
archivo intermedio y el archivo histórico. La mayoría de los archivos públicos
tienen archivos de gestión, archivos periféricos y archivos centrales. Pocas
entidades conservan archivos desconcentrados. En general, cumplen con la
normatividad y la directriz aprobada por el AGN y las respectivas
instituciones.
·
Existe
un déficit en cuanto se refiere al tratamiento técnico archivístico de la
documentación en soporte digital y electrónico. La falta de recursos
económicos, en la mayoría de las entidades públicas, y el vacío que existe al
respecto en la legislación y normatividad que emana del AGN, conspiran para que
su desarrollo sea incipiente.
·
Hay
un tema sensible que afronta el SIA en el SPN. Es el hecho de que, en la
mayoría de las instituciones y reparticiones públicas, el Archivo Central no
está incorporado en la estructura orgánica. Sólo existe como función y realiza
sus actividades con limitaciones económicas y de personal.
8.
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