RESUMEN
En el año 2000 en
Colombia se produjo la Ley 594 “Por la cual se expide la Ley General de
Archivos”, cuyo Título IV se refiere someramente a la Administración de
Archivos y su Artículo 12 consagra la Responsabilidad de la Administración
Pública en lo relacionado con la Gestión de Documentos y la Administración de
sus Archivos; sin embargo, este capítulo no ha sido desarrollado por el Archivo
General de la Nación como ente rector de la política archivística en nuestro
país, ni ha sido abordado por profesionales independientes o particulares,
situación que viene generando falencias en la eficacia de los Archivos al no
contar los jefes de estas dependencias con elementos que aportan las Ciencias
Administrativas, con miras a mejorar la forma de gestionar integradamente
recursos que permitan liderar de manera productiva estos sistemas de gestión de
documentos como los define Michel Roberge (2006) o sistemas de información a
los que se refiere Borrás, citado en Polo (2010). Con base en esta problemática hice una
revisión bibliográfica sobre el tema y luego de una amplia búsqueda confirmé la
ausencia de trabajos de grado en programas de pregrado y posgrado que abordaran
esta problemática, por lo que proseguí con la consulta de libros sobre el tema
y los resultados fueron los mismos.
De otra parte, como
miembro activo y fundador del Comité Nacional de Archivos de Instituciones de
Educación Superior confirmé que durante sus 20 años de existencia no se han
dado lineamientos para administrar los Archivos
Universitarios (AU).
Teniendo en cuenta la problemática
colombiana identificada y que me encuentro terminando estudios de Maestría en
Gestión de Documentos y Administración de Archivos en la Universidad de La
Salle, surgió en mí la motivación para iniciar el estudio de este factor de
desarrollo tan importante para los Archivos; sin embargo, a fin de delimitar el
trabajo a realizar, decidí enfocar mis esfuerzos hacia los archivos de las Universidades
Públicas Colombinas del Orden Nacional, sin que ello represente un interés
excluyente, luego las directrices para administrar los AU hacia quienes en particular van dirigidas, considero que bien
pueden aplicarse a cualquier Archivo.
Hecha la aclaración anterior, el
objetivo general de esta investigación se enfocó en formular las Directrices
para Administrar los Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del
Orden Nacional, basadas en los aportes de las Ciencias de la Administración y
la Archivística, el cual desglosé en tres objetivos específicos a saber: Elaborar un marco de referencia en torno a
la Administración de Archivos a partir de tres categorías, acorde con la
metodología de la investigación adoptada; describir los resultados acerca de la
indagación de los conocimientos sobre Administración que tienen los jefes de
Archivo de las Universidades Públicas Colombianas y finalmente, redactar las
directrices desde las etapas fundamentales del proceso administrativo.
Figura 1. Metodología
utilizada en el estudio
Fuente: La autora
Teniendo en cuenta que la investigación se
desarrolla en torno a las categorías identificadas, a continuación se presentan
los resultados en torno a cada una de éstas, a fin de dar continuidad al
esquema de trabajo que se viene utilizando.
Directriz. En
cuanto a la concepción que tienen los entrevistados acerca del término
directriz se pudo establecer que todos poseen suficiente claridad sobre el
término directriz; sin embargo, se
observa que ninguno de los participantes relaciona las directrices para
administrar los Archivos Universitarios con la oportunidad de mejorar su
quehacer, ni con la posibilidad de lograr cambios favorables en su
gestión. De otra parte al analizar la
expresión práctica del término directriz, todas las respuestas obtenidas dan
muestra que los jefes de Archivos Universitarios poseen una actitud favorable
frente a la implementación de buenas prácticas en sus actividades laborales, lo
que facilitará la aplicación de directrices para administrar los Archivos
Universitarios al momento de contar con éstas, con el propósito de mejorar su
gestión.
Administración
de Archivos.
La inexistencia de lineamientos administrativos en las actividades
lideradas por los jefes de los Archivos Universitarios entrevistados explica la falta de conocimientos en
Administración que éstos poseen, lo que puede significar es una consecuencia de
la histórica escasa atención que la alta dirección de las instituciones ha
dedicado a los Archivos en nuestro país, quizá relacionado con la ausencia de
recursos para administrar, lo que incrementa la necesidad de contar con
conocimientos que permitan el logro de los objetivos sacándole el mayor
provecho a los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos, si
éstos no se tienen.
Archivos
Universitarios. La mayoría de los casos estudiados
demuestran la falta de asociación por parte de los entrevistados entre la
concepción que tienen acerca del Archivo universitario y la necesidad de
estructurar recursos en pro de la eficacia del Archivo, con miras a
posicionarlo como un sistema de gestión de documentos o un servicio
especializado en la gestión de la información que es la tendencia global de los
archivos en la actualidad.
La información recolectada hace evidente
necesidad de que los jefes de AU
introduzcan en su quehacer el enfoque sistemático del proceso administrativo, a
través del ejercicio de “las funciones gerenciales de planear, organizar,
integrar personal, dirigir y controlar” (Koontz, Weihrich y Cannice, 2012,
p.27). Lo anterior, con el propósito que
la gestión integrada de recursos permita liderar con acierto la gestión
documental.
Seguidamente se discutió el análisis para
extraer las conclusiones de la investigación realizada, a saber:
La Administración en el Archivo y para el AU, cobra especial relevancia, pues
hasta ahora en las universidades la dotación de recursos solo se ha analizado
desde la perspectiva de la utilidad de éstos para el cumplimiento de sus
funciones, con lo que se pierde de vista
el rol que los recursos representan para el Archivo.
En los casos
estudiados se ha corroborado que existe un vacío en la aplicación de las etapas
del proceso administrativo, cuyo fortalecimiento permitirá orientar la gestión
de los jefes de Archivo en estos templos del saber hacia la determinación del
proceso a seguir para llevar a cabo su plan de actuación a través del
establecimiento anticipado de necesidades, métodos y procedimientos de
operación, identificación y documentación de un sistema racional de toma de
decisiones, coordinación e integración de recursos, así como formulación de
estándares para facilitar el control en el logro de los objetivos trazados por el
AU y aquéllos asignados institucionalmente, por lo
que, además será indispensable mejorar la comunicación con la alta dirección,
de manera que se puedan vender los proyectos y obtener el apoyo requerido para
lograr su viabilidad; entre otros, aprovechando que el estudio realizado muestra
que las Directivas de las Universidades recientemente han
empezado a concientizarse sobre la importante labor que cumplen los AU como sistemas de información
responsables de compilar la historia académica y administrativa de los
claustros universitarios, el cual constituye la memoria de la Educación Superior
en Colombia como herencia para las generaciones futuras.
Finalmente, se formulan Directrices para Administrar
los Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, como
un aporte hacia la solución de la problemática identificada, contexto en el que
encuadra el estrecho vínculo entre los AU
y las Ciencias Administrativas con miras a que los jefes de estos importantes
sistemas de información asuman una posición proactiva y propendan por la
consecución de los recursos necesarios para el AU que dirigen, pues según la Coordinadora de Asociaciones de
Archiveros y Gestores de Documentos de España (CAA, 2011), las funciones
archivísticas no podrán ser llevadas a cabo con éxito si no se apoyan sobre
recursos humanos, materiales y económicos suficientes; por lo que es preciso
hacer énfasis en que los recursos tienen una relación directamente proporcional
con el cumplimiento de la misión del AU
y el deber de garantizar el derecho de la ciudadanía a acceder a la información.
En Colombia, de tiempo atrás se han
logrado importantes avances en acceso a la información; sin embargo, a partir
de inicios de la década de los 90 sus legisladores vienen trabajando con ahínco
en la expedición de normas que permitan hacer efectivos los derechos de la
ciudadanía, entre las que se destacan la Constitución Política (1991); la Ley
527 de 1999, ley 1437 de 2011, la Ley 1712 de 2014, el Decreto 103 de 2014 y el
Decreto 1080 de 2015.
En atención a la brevedad requerida, se
reflexiona en torno a los siguientes aspectos de las normas enunciadas:
El Derecho de Petición contemplado en el
artículo 23 de la Constitución Política de 1991 y su estrecho vínculo con el
nuevo código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo
(ley 1437 de 2011); de igual forma se resalta la garantía de los derechos de
recibir información y acceso a los documentos púbicos consagrados en los
artículos 20 y 74 de la CP, La Ley 527 de 1999 relacionada con el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales
ligada a la política de gobierno en línea a través de la que las instituciones públicas
deben implementar los mecanismos de transparencia con el uso de herramientas
electrónicas, que en términos del art. 2 de la ley 1712 de 2014, le permitan a
los ciudadanos acceder a toda “información en posesión, bajo
control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o
limitada sino por disposición constitucional o legal…”, desde
cualquier lugar, de forma gratuita (excepto el costo de la
reproducción de la información solicitada) a través
de Internet.
Otro aspecto importante de esta
ley es la cobertura del ámbito de aplicación, la cual incluye a
todas las entidades y organismos, sus servidores públicos y que hacen parte de
las ramas del poder público del Estado en todos sus órdenes, niveles y sectores
y los particulares que cumplan funciones públicas, los partidos o movimientos políticos
y los grupos significativos de ciudadanos, así como las entidades que
administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u
origen público.
La ley 1712/14 trae consigo gran cantidad de beneficios en
pro de la administración pública y de la
calidad de vida los ciudadanos, tales como:
fomentar una cultura de transparencia e incrementar la eficiencia del
Estado; mecanismo de control
social y de integración del ciudadano con la gestión pública, con miras a erradicar
las prácticas de la corrupción y a participar de la vida en democracia; herramienta
para hacer efectivo el conocimiento de la gestión y administración de recursos
por parte de los sujetos obligados para lo cual éstos deben publicar la mayor
cantidad de información que evidencie sus actividades, lo que permite ejercer
vigilancia y control ciudadano; se mejora la calidad de respuesta a las
peticiones de información las cuales deben ser objetivas, completas, veraces y
oportunas, lo que a su vez implica el derecho a recibir una explicación y el
deber correspondiente de justificar el ejercicio de poder; se fortalece la
cultura de la legalidad a través del conocimiento de las normas que rigen las
acciones del pueblo, lo que se convierte
en herramienta para la defensa de sus derechos; la ciudadanía tiene la
posibilidad de acceder de manera eficiente a los servicios y trámites del
Estado, entre otros.
Con
el propósito de remover barreras en la comunicación, los sujetos obligados
deberán asegurar el acceso a la documentación de diferentes grupos étnicos y
culturales, así como a personas discapacitadas, a través de traducciones y la
adecuación de los medios de comunicación, según el caso.
En
cuanto a la reserva legal, debe tenerse en cuenta, que la Ley 1712/14 por ser
estatutaria, prima sobre cualquier otra norma que restrinja el derecho
fundamental de acceso a la información pública; a pesar de esto, el acceso a
información clasificada puede ser rechazado cuando puedan verse vulnerados
derechos tales como la intimidad, la salud o la seguridad de las personas, o se
pongan en peligro intereses públicos como la seguridad nacional, los derechos
de la infancia, la salud pública, o las relaciones internacionales, entre otros.
La reserva relacionada con asuntos de interés público no puede extenderse más
allá de 15 años; sin embargo, por disposición de la ley 1621 de 2013, se
establece una reserva de 30 años, prolongable a 45 por orden presidencial, para
aquella información confidencial de organismos de inteligencia y seguridad del
Estado; pese a lo anterior, la Corte Constitucional, ha reiterado que la
reserva no aplica bajo ninguna circunstancia para información que se refiera a
graves violaciones a los derechos humanos e infracciones al DIH, a fin de
proteger los derechos a la verdad, la justicia y la reparación integral de las
víctimas de violaciones, acorde con la ley 1448 del 10 de
junio de 2011,
lo que representa un logro frente a los estándares internacionales, que unifica
las diferentes garantías que se han alcanzado en las cortes Constitucional e
Interamericana de Derechos Humanos.
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS:
Archivo General de la Nación. (2000). Ley
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