Dr. Gibran Bautista y
Lugo, Jefe de la Sección de Organización y Descripción del Archivo Histórico de
la UNAM, Instituto de Investigaciones Sobre la Universidad y la Educación,
UNAM. México D.F.
Ing. Ricardo Sandoval
Vázquez, Técnico Académico Ordinario Asociado B del Instituto de
Investigaciones sobre la Universidad y la Educación, UNAM. México D.F. ricardo.sandoval.vazquez@gmail.com
Resumen
La presente contribución consiste en la
descripción del proceso constitutivo del Portal Digital del Archivo Histórico
de la UNAM. El desarrollo de esta herramienta electrónica es resultado de un
esfuerzo interdisciplinario en el que se combinaron conocimientos de la
ingeniería en computación, el diseño comunicacional, la archivística, la
historia y la epistemología.
El Portal Digital del AHUNAM
es parte del Sistema de Gestión Electrónica de Procesamientos Archivísticos del
Archivo Histórico de la UNAM; en esta participación se expone el estado de los
instrumentos de descripción de los fondos y colecciones documentales, las características
epistémicas de su producción, así como su vinculación con los aspectos del
diseño y programación del portal, desde su planeación hasta su instalación.
Asimismo, se evalúan los retos
que enfrentó el equipo de trabajo para articular conocimientos y lenguajes
disciplinares diferentes, así como sus vías de solución. Finalmente, se ofrece
una reflexión sobre la importancia decisiva de la construcción de objetos
académicos interdisciplinarios en el desarrollo actual de las ciencias y las
humanidades.
Palabras
claves: PORTAL
DIGITAL, ARCHIVO HISTORICO, GESTION DOCUMENTAL, RUP, INSTRUMENTOS, SISTEMA DE
GESTION
Introducción
En
enero de 2015, con la arribo de una nueva coordinación general al Archivo
Histórico de la UNAM, comenzaron los
trabajos para desarrollar el portal digital.[1]
Desde el principio, percibimos que se trataría de un conjunto de actividades
que supondría un esfuerzo interdisciplinario. Lo que implicaba aprender a
reconocer los límites entre las disciplinas que estaban involucradas, la
ingeniería computacional, la archivística, el diseño gráfico, la historia.
También y sobre todo, se trataba de retomar las experiencias previas, aprender
a reconocer el que hacer de cada quien y conocer, en la medida de lo posible,
el lenguaje profesional con el que cada quien expresaba sus aportes al objetivo
común: construir el Portal Digital del Archivo Histórico de la UNAM.
La implementación de un
Sistema de Gestión Electrónica de Procesamientos Archivísticos y la
consiguiente generalización del uso exclusivo de los soportes electrónicos en
los documentos de archivo que generan las organizaciones, tiene importantes
implicaciones en el ámbito de la gestión documental y archivística de las
universidades y en especial del Archivo Histórico de la UNAM. El establecimiento de buenas
prácticas en la gestión de los documentos electrónicos durante todo su ciclo de
vida y la aplicación de requerimientos archivísticos en los sistemas
universitarios de información y gestión, constituyen elementos clave para la administración
universitaria, en la medida en que:
• Contribuyen
a la calidad y eficacia de la gestión administrativa del Archivo Histórico de la UNAM.
• Garantizan
la conservación de los documentos con las propiedades requeridas por la
legislación para proporcionar validez jurídica y valor probatorio.
• Aseguran
la conservación y acceso a la memoria histórica de la UNAM.
Con estos conceptos e ideas
fundamentales se da inicio a la implementación del Portal Digital del Archivo
Histórico de la UNAM.
1.
El Portal
Digital y el Sistema Integral de Gestión Documental del Archivo Histórico de la
UNAM ¿por qué empezar por el final?
Concebimos la idea de un portal digital
para el Archivo Histórico de la UNAM ante la necesidad de facilitar el acceso a
la consulta tanto presencial como remota. No obstante, ya existían trabajos de
informatización de los procesos internos, en particular el Sistema Integral de
Gestión Documental, que se gestó tres años antes, en respuesta a las
necesidades de organización interna y coordinación de los distintos procesos
archivísticos.
De inmediato, nos dimos cuenta de la
convergencia de los dos esfuerzos, mientras el SIGD llevaba ya tres años
organizando los procesos archivísticos para su informatización desde el
ingreso, los procesos de restauración, conservación, descripción, catalogación
y reprografía, el Portal Digital se proponía atender la demanda de la consulta,
es decir, el final del proceso. Los dos proyectos tienen antecedentes.
Entre 1996 y 2004
comenzaron los trabajos para crear el sistema ARHISTOUNAM.[2]
Fue implementado sobre una plataforma creada en el programa informático
CDS-ISIS desarrollado por la División de Bibliotecas de la UNESCO, que era
usual en los procesos de automatización archivística de aquellos años.[3] El
objetivo principal del proyecto fue automatizar la consulta de los instrumentos
descriptivos desarrollados hasta entonces por los técnicos académicos del
archivo, a través de su transformación en bases de datos modulares y después de
pasar por los procesos de normalización propuestos por la Comisión de
automatización creada ex profeso, con
base en lo establecido por el Consejo Internacional de Archivos (ICA, por sus
siglas en inglés) en la primera edición de la norma internacional de
descripción archivística (ISAD G, por sus siglas en inglés).[4]
Entre los resultados más significativos de esta etapa se produjo la
automatización del fondo Ezequiel A. Chávez, a través del proyecto Conacyt R33061-H cuyo producto principal se presentó en CD.[5]
Por su parte, el Sistema Interno de Consulta del Archivo
(SIC-AHUNAM) fue implementado en 2008 con el propósito de aprovechar la
totalidad de los instrumentos descriptivos producidos hasta entonces para la
consulta en sala, sin esperar a su normalización. A este programa se incorporaron
los bancos digitalizados de las colecciones gráficas y una base de datos de los
registros del fondo Memoria Universitaria. La experiencia del SIC-AHUNAM en la
sala de consulta resultó positiva; por algunos años, un conjunto de
computadoras prestaron servicio automatizado con instrumentos que, en espera de
ser normalizados, pudieron ser empleados por los usuarios. El sistema interno
de consulta dejó de operar en 2011. No obstante su carácter provisional, se
trató de un experimento importante en el camino a la automatización como
actividad constante de la investigación.
Los
sistemas ARHISTO UNAM y Sistema Interno de Consulta-AHUNAM promovieron la
formulación de nuevos instrumentos descriptivos orientados a la futura
automatización. Fueron experiencias cuya recuperación resulta fundamental para
la instalación de un portal digital eficiente, en constante desarrollo,
orientado a la investigación y profesionalización del trabajo en el Archivo
Histórico de la Universidad.
Así, nos volcamos a la recuperación de
todos los instrumentos descriptivos, productos del trabajo de los técnicos
académicos del Archivo Histórico, quienes durante años se dieron a la tarea de
ingresar, identificar, describir, organizar y estabilizar los diversos fondos
que componen el AHUNAM con criterios explícitos y atentos a las
transformaciones del entorno profesional nacional e internacional.
En la actualidad, la automatización es un proceso central
para el acceso a la información que guardan los archivos históricos. Sin
embargo, se trata de una herramienta subordinada a los procesos de organización
y descripción de los fondos documentales, piedra angular de cualquier
posibilidad de consulta racional, orientada a la investigación histórica y
social. La coordinación entre los dos procesos, los organizativos y los de
automatización, es una tarea logística y metodológica para la cual es
imprescindible un criterio académico que incorpore, a los elementos ya
mencionados, el conocimiento a fondo de las necesidades de la investigación
documental y los problemas historiográficos a los que está vinculada.
Tanto los procesos de organización y descripción como los
de automatización tienen, cada uno, especificidades propias de su materia de
trabajo. Por ello, la transferencia de los instrumentos descriptivos al soporte
digital no es inmediata ni mecánica. Supone la puesta en práctica de criterios
académicos surgidos de la investigación histórica, que ponderen las
características de los dos conjuntos de actividades y diseñen estrategias para
su articulación. Esto ha sido corroborado por múltiples experiencias en
diversos archivos históricos y por las propuestas antecedentes de la
automatización emprendidas en el AHUNAM. Un conocimiento profundo de los
procesos de la investigación documental es la argamasa de la coordinación entre
organización y automatización de los acervos y sus instrumentos.
El punto I.3 en la introducción del marco normativo
promovido por el Consejo Internacional de Archivistas, corregido en su reunión
de Estocolmo en 1999 y vertido en la segunda edición de la Norma Internacional
General de Descripción Archivística (ISAD (G)), describe la relación entre el
carácter provisional de los instrumentos de descripción, en tanto productos de
la investigación, y su actualización con base en los sistemas automatizados:
En todas las
fases, la información sobre dichos documentos permanece dinámica y puede ser
objeto de enmiendas a la luz de un mayor conocimiento de su contenido o del
contexto de su producción. Especialmente, los sistemas de información
automatizados pueden resultar útiles tanto para integrar o seleccionar los
elementos de información cuando se precise como para actualizarlos o
modificarlos.[6]
Lo anterior demuestra que la norma,
nacida de la experiencia archivística internacional de alto nivel, tiene
previsto, en los procesos descriptivos y multinivel, que la información de los
instrumentos se perfecciona en todas las fases de organización de la
documentación. Por tanto, se concibe la normalización como una tarea
permanente, asociada a la investigación y a la producción de conocimiento
histórico y archivístico, pero no previa a la disposición de los instrumentos.
Esta consideración de la ISAD G ofrece un
fundamento regulativo para el desarrollo del Portal Digital del AHUNAM.
Por otra parte, el desarrollo de programas informáticos
de portabilidad de textos ha alcanzado importantes niveles de interactividad.
Estos programas simplifican y hacen más eficiente la experiencia textual, sobre
todo con respecto a la búsqueda de información. Esta característica vuelve
idóneo el uso de las tecnologías digitales portables en la automatización de
instrumentos descriptivos de los repositorios documentales.
2.
El estado de
los instrumentos y su digitalización
En la
actualidad, el Archivo Histórico de la UNAM aloja 124 fondos, las tres cuartas
partes de ellos han sido descritos a distintos niveles, esta actividad continua
ha generado 96 instrumentos capturados, algunos de ellos con criterios de
normalización. Todos estos instrumentos han entrado en el proceso de evaluación
para su inclusión en el Portal Digital.
Los
resultados de la evaluación han mostrado que
los instrumentos ya realizados han incorporado criterios distintos,
correspondientes a periodos diversos de la vida institucional del Archivo y de
la UNAM en su conjunto. Asimismo, cada instrumento refleja tanto los
conocimientos, habilidades y marcos referenciales de sus autores, como el pulso
de la transformación nacional e internacional de los criterios de archivística
histórica. El principal criterio de evaluación consistió en confrontar la
información de los instrumentos con la realidad de los documentos. Así, si se
trató de una guía, el principal documento de confrontación fue el expediente
interno del fondo en cuestión; en tanto que, si el instrumento a evaluar fue un
inventario, el orden y la clasificación de los papeles fue determinante en la
decisión de incluirlos dentro del Portal; por otra parte, la prueba central de
los catálogos fue, como se espera de cualquier instrumento correspondiente a
este nivel de descripción, que la información de la ficha permitiera localizar
el expediente o el documento, según fue el caso.
Del total
de los instrumentos evaluados, 30% corresponden a catálogos parciales o totales,
40% a Guías específicas o históricas, 30% a Inventarios. Debe considerarse que
sólo en algunos casos, los instrumentos fueron presentados por sus autores como
un solo documento que incorporaba los tres niveles descriptivos.
3.
Los aspectos
de diseño y programación del Portal Digital
Una vez
definido los aspectos generales del Portal Digital y considerando que es un
módulo más del Sistema de Gestión de Procesamientos Archivísticos del AHUNAM, se continúa con seguir
utilizando para la implementación empleando únicamente componentes de software
como: Sistema operativo Linux o Windows,
MySQL como manejador de base de datos y lenguaje principal JAVA
Para
implementar el proyecto de software fue necesario establecer un enfoque
disciplinado y sistemático. Las metodologías de desarrollo influyen
directamente en el proceso de construcción.
Las
metodologías persiguen tres necesidades principales:
– Mejores
aplicaciones, tendientes a una mejor calidad.
– Un
proceso de desarrollo controlado, que asegure uso de recursos apropiados y
costo adecuado.
– Un
proceso estándar en la organización, que no sienta los cambios del personal.
Para esta
implementación se seleccionó una metodología Orientada Objetos: Rational
Unified Process (RUP) (Proceso unificado de Rational)
Dio un
enfoque disciplinado para asignar tareas y responsabilidades dentro de la
implementación. Su objetivo fue asegurar
la producción de software de alta calidad que cubrió los requerimientos de los usuarios finales
(respetando diseño, cronograma y
presupuesto). Cabe mencionar que puede ser adaptado y extendido para satisfacer
las necesidades del Archivo Histórico en futuro. Esta metodología esta guiada
por casos de uso y centrado en la arquitectura, y utiliza UML (por sus siglas
en inglés, Unified Modeling Language, Lenguaje unificado de modelado) como
lenguaje de notación.
Las
ventajas utilizando la metodología RUP son:
-Evaluación
en cada fase que permite cambios de objetivos
-Funciona
bien en proyectos de innovación.
-Es
sencillo, ya que sigue los pasos intuitivos necesarios a la hora de desarrollar
el software.
La implementación del
Portal Digital en función de la metodología RUP
pasó por un ciclo de vida de 4 fases (inicio, elaboración, construcción
y transición), durante este ciclo de vida se realizan dos flujos de trabajo
(procesos y soporte).
Los
flujos de trabajo tienen etapas muy bien definidas que se realizan a lo largo
del ciclo de vida, estas etapas pueden llevarse durante una o varias fases, los
flujos de trabajo se realizan en paralelo.
En la
fase de inicio el propósito fue establecer los casos de negocios para el nuevo
Portal Digital, aquí se especificó el alcance del proyecto, esta fase nos dio como resultado una visión general de los
requerimientos principales, una evaluación inicial de riesgos y una estimación
de recursos requeridos.
En la
fase de elaboración se analizó y se estableció una buena arquitectura, se ven
los elementos de riesgo más altos del proyecto, como resultado se obtuvieron
los requerimientos suplementarios y los requerimientos que no estén asociados
con un caso de uso específico y una lista de riesgo revisada.
La fase
de construcción tuvo el propósito de desarrollar software completo
incrementalmente el cual está listo para ser transferido al usuario final, el
resultado de la fase fue tener los casos de uso totalmente definidos, una
liberación beta del producto y documentación para el usuario.
La
implementación del Portal Digital estuvo basada en una arquitectura de tres
capas, esta es diferente de la tradicional cliente/servidor de manera que la
aplicación en lugar de residir en el equipo del cliente, reside en la
capa-media, es decir en el servidor de aplicación. Esto le permite al usuario
acceder a la aplicación desde el extremo del cliente, simplemente usando un
navegador de red. Las tres capas de la arquitectura que tiene son:
Capa de
presentación (o interfaz del usuario): Esta capa es la interfaz con el usuario
y consiste de hardware como una PC o una estación de trabajo y un navegador de
red. Esto puede constar de cualquier número de máquinas cliente.
Capa
lógica de funcionalidad / negocio: (Java, Apache- Tomcat, Linux/Win) Esta capa
proporciona la funcionalidad al extremo de los usuarios y contiene la lógica
del negocio (aplicación). Proporciona el puente entre la primera y la tercera
capa. Dependiendo del número de puntos y del número de usuarios, cualquier
número de servidores de aplicación pueden colocarse en esta capa.
Capa de
datos: Esta capa incluye la Base de Datos
(MySQL, Linux/Win) que contiene todos los datos de la organización y
esta se encapsula desde los usuarios finales. Cualquier número de servidores de
Base de datos puede colocarse en esta capa, dependiendo del volumen de
transacciones y de la cantidad de datos
4.
Resultados.
Informática y conocimiento histórico en la era digital
La implementación del Portal
Digital es el resultado de un esfuerzo interdisciplinario en el que se
combinaron conocimientos de la ingeniería en computación, el diseño
comunicacional, la archivística, la historia y la epistemología
La
creación del Portal Digital generó
vínculos del Archivo Histórico de la UNAM con otros archivos históricos.
Asimismo, proyecta la imagen de la AHUNAM a nivel nacional como centro de
profesionalización de la actividad archivística orientada a la investigación
histórica. Por otra parte, el desarrollo del Portal Digital del AHUNAM y su
difusión entre los grupos de investigación, como los existentes sobre historia
de las universidades, permite la proyección internacional del archivo y sus
acervos.
Creamos el ambiente ideal en
un sitio web, proyectando una imagen
moderna y profesional para que el usuario este en mejor disposición de hacer contacto
con el AHUNAM.
El Portal Digital cuenta con
un diseño de interfaz novedoso, ágil y amigable, altamente disponible, de esta
forma se incrementó el número de
usuarios y se simplifico las búsquedas de información dentro del acervo del
AHUNAM, se dio acceso en línea a la memoria histórica de la UNAM.
En
conclusión…
Si bien los instrumentos físicos de consulta en sala han
permitido a los usuarios realizar búsquedas e identificar la información que
necesitan para sus investigaciones. Sin embargo esto se hace a un ritmo lento,
no acorde con los tiempos que exigen los procesos de obtención de los grados
académicos, en el caso de la formación de recursos humanos profesionales, y
mucho menos con los tiempos que hoy en día impone el desarrollo de la
investigación histórica y social profesional y de alto nivel.
Por lo anterior, el
Portal Digital constituye una herramienta indispensable para el desarrollo del
AHUNAM y de la producción científica vinculada a las áreas sociales y de
humanidades. No sólo porque permite acceder a la ingente cantidad de
información conservada en los fondos del archivo, que constituye buena parte la
memoria universitaria de la sociedad nacional y del a capital mexicana; también
porque ha implicado un esfuerzo de
trabajo interdisciplinario que ha puesto a dialogar a historiadores,
ingenieros en computación, diseñadores y artistas visuales en la consecución de
unos objetivos que están en las fronteras del conocimiento orientado a las
Humanidades digitales.
Referencias
MANUAL de
procedimientos técnicos del Archivo Histórico de la UNAM,
Georgina Flores Padilla, AHUNAM.
INTERNATIONAL
Stardard Organization. ISO 15489-1 Information and documentation: records
management: Part I. General. Geneve; ISO, 2001.
INTERNATIONAL
Stardard Organization. Information and documentation: records management: Part
II. Guidelines.
Geneve; ISO, 2001.
GUÍA de implementación sistema de gestión de la calidad
bajo la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004 , Departamento
Administrativo de la Función Pública, 2008.
DISEÑO e implementación de un modelo de gestión
documental, Sandra Yovanna Sierra Cuervo, 2009.
EL PROCESO unificado de desarrollo de
software, Booch, G.; Rumbaugh, J. y Jacobson, I. Pearson Educación, Madrid, 2000.
UML y Patrones, Introducción al Análisis y Diseño Orientado a Objetos Craig
Larman Prentice-Hall.
RATIONAL Unified Process, Best Practices for Software Development Teams
A Rational Software Corporation White Paper.
A SIMPLIFIED
Approach to RUP Gary K. Evans President, Evanetics, Inc.
[1] Agradecemos el apoyo de la
doctora Clara Inés Ramírez González, coordinadora general de Archivo Histórico
de la UNAM y del doctor Armando Pavón, jefe de Procesos Archivísticos, quienes
conducen el Seminario Académico del AHUNAM, espacio en el que se fraguó este
estudio. Asimismo reconocemos el trabajo de Luis Carlos González, Leticia
Medina, Fernando Hernández Olvera y Cuitlahuac Oropeza quienes forman parte del
equipo del portal digital.
[2] Armando
Torres Romero, "Sistema Integral de Consulta del Archivo Histórico de la
UNAM", Teoría y práctica
archivística I, Gustavo Villanueva Bazán coord., México, CESU-UNAM, 2000,
p. 107-116. Cuadernos del Archivo Histórico de la UNAM 11.
[3]
Computarized Documentation System-Integrated Set for Information System. Véase
Armando Torres Romero, "Automatización de instrumentos de consulta: bancos
de información ISIS en internet" en Teoría
y práctica archivística IV, Nicolás Gutiérrez Zepeda coord., México,
CESU-UNAM, 2004, p.125-135. Cuadernos del Archivo Histórico de la UNAM 14.
[4] ISAD (G)
1993.
[5] Base de datos del Fondo
Ezequiel A. Chávez, Archivo Histórico de la UNAM,
coordinadoras Leticia Medina y Celia Ramírez, México, CESU-UNAM, 2004.
[6] "Introducción", Norma Internacional General de Descripción
Archivística. ISAD (G). Adaptada por el Comité de Normas de Descripción,
Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999, versión española de Asunción de
Navascués Benlloch, segunda edición, Madrid, Subdirección de los Archivos
Estatales, 2000, p.12.
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