El
Archivo Central de la Universidad del Pacífico, fue creado por Acuerdo de
Consejo Universitario, el 6 de julio de 1988. En la actualidad se encuentra
ubicado en el edificio central del pabellón “F”, en el 6to piso. Depende de
Secretaría General.
En el
año 2013, se inició su modernización, lo cual nos ha permitido organizar y
crear nuevas áreas de una manera apropiada para un mejor funcionamiento,
aprovechamiento de espacios y así procurar un buen servicio a los usuarios de
las diferentes unidades de la Universidad del Pacífico.
Una de
las áreas creadas fue el repositorio para el microarchivo.
El
Archivo Central cuenta con un espacio de 110m2, dividido en cuatro áreas nuevas
y tres remodeladas.
Áreas
nuevas
- Microarchivo
- Área
de procesos selectivos
- Área
de consulta
- Área
de digitalización
Áreas
existentes
- Repositorio
documental
- Administración
- Área
de trabajo
Está
construido con material noble, y para las divisiones interiores del pasadizo
central se ha utilizado mamparas y puertas de vidrio templado, incoloro de 10
mm, cada área tiene su llave, y las personas que tienen acceso con llave al
Archivo Centran son la administradora, asistente y el responsable de servicios administrativos.
II.- Conservación y
Preservación del Archivo Tradicional
El
Archivo Tradicional ha sido modernizado de una manera impecable. Cuenta con un
área de 40.11 m2.
Está
construido de material noble, sus pisos son de porcelanato, las puertas son de
vidrio templado y lo más importante su orientación es de este a oeste, lo que
impide el ingreso directo de la luz solar, lo cual es favorable para los documentos y no se deterioren, ni se pongan
de un color amarillento; está alejado de bombas de agua y cocinas. Sus ventanas
están cubiertas con persianas de aluminio de color blanco.
Se ha
colocado estanterías móviles, de metal con pintura anticorrosiva, tipo manivela
y su movilidad es con rieles, gracias a sus dimensiones adecuadas hace fácil el
desplazamiento de las estanterías; por otro lado, optimiza y organiza espacios
y facilita su manejo. Es de fácil acceso tanto para la consulta de la
documentación, la limpieza de las cajas archiveras, la limpieza de los
documentos y la efusión de aire porque se encuentran separados de la pared, la
balda superior se encuentra se parada a 25 cm del techo y la inferior a 15
centímetros del suelo.
Por
otro lado, el ambiente es adecuado para la conservación y preservación de la
documentación, se cuenta con 4 deshumedecedores, un equipo de aire
acondicionado, un extintor y para la facilidad de los trabajadores se tiene una
escalera de material de aluminio y un carrito para transportar documentación. Con
regularidad se hace el mantenimiento adecuado a todos los equipos existentes
tanto en el repositorio documental como en el repositorio digital.
La
limpieza se hace diaria con franela, además de aspirar.
Las
instalaciones eléctricas y las luminarias se encuentran empotradas, para evitar
incendios por fallas eléctricas, además de tener un sistema de apagado de todas
las instalaciones eléctricas cuando los trabajadores se retiran de sus labores
diarias. Las áreas que no se apagan los equipos son del repositorio digital
como el repositorio documental.
El
Archivo Central tiene un cronograma de transferencia para todas las unidades
existentes en la Universidad del Pacífico, previo aviso, se les visita antes
que envíen la documentación al Archivo Central y poder verificar en el lugar en
qué estado se encuentra la documentación si están contaminados o deteriorados.
Si se encuentran en buen estado pasan automáticamente al Archivo Central y si
se encuentran con algún deterioro se determina que lo produjo para tomar las
medidas necesarias y evitar futuras infecciones para el documento.
Además
de tomar estas medidas, tenemos un área de consulta, especial con las
condiciones adecuadas para el servicio, se encuentra apartada del repositorio
documental, las personas pueden solicitar la documentación tanto digital como
física, también se da el servicio de escáner.
Conservación y Preservación en
el Archivo Digital
Los
archivos están en una época de cambios trascendentales tanto a lo que se
refiere el soporte papel como soporte digital; advirtiendo este cambio, el Archivo
Central se adaptó a las nuevas necesidades de los usuarios, dándoles un
servicio con mayor rapidez. Así es como se crea el ambiente del repositorio
digital donde se encuentra el
microarchivo, resguardando las microformas.
El
repositorio digital cumple con las condiciones de seguridad requeridas según el
artículo 36º del Decreto Supremo N° 009-92-JUS del 27 de junio de 1992
(Reglamento del Decreto Legislativo Nº 681, sobre el uso de tecnologías de
avanzada en materia de archivos de las empresas).
El
repositorio digital se encuentra en perfecto estado de conservación, tiene un
área de 4.30 metros de largo x 2.10 metros de ancho x 2.40 metros de alto. Su
construcción es de material noble, los pisos son de porcelanato GEMS color
plata pulido de 60x60, la estructura no tiene material inflamable. Se encuentra
alejado de tuberías de agua y de otras fuentes de riesgo de inundación, colinda
con áreas que corresponden al Archivo Central y al pasadizo, escaleras del
pabellón F.
La
puerta de ingreso, es de material metálico de acero, cuyas medidas son 1.02
centímetros de ancho, 2.09 centímetros de alto y 1.75 pulgadas de grosor (4.45
centímetros) con doble chapa.
Las
condiciones del ambiente son óptimas contando con los siguientes equipos:
- Un Termo higrómetro para medir las
condiciones ambientales de humedad relativa y de
temperatura.
- Un equipo de aire acondicionado.
- Un detector de incendio de acción
automática.
- Un extintor de incendio.
- Un equipo deshumedecedor
- Un detector de inundaciones.
Microarchivo
El
microarchivo o bóveda cuenta con un certificado de conformidad por la Cía.
Société Générale de Surveillance (SGS del Perú S.A.C) acreditándolo por reunir
las condiciones de seguridad para el
almacenamiento y conservación de microformas conforme a lo establecido por la
norma técnica peruana NTP 392.030:2005, tiene la capacidad de almacenar y
custodiar microformas con valor legal de propiedad de la Universidad del
Pacífico.
Asimismo,
cumple con las condiciones de seguridad exigidas por la ley descrita en el
Artículo 36 ° del DS Nº 009-92-JUS.
Está
compuesto de material metálico incombustible, tiene 5 niveles de gavetas y cada
gaveta se encuentra separada en tres filas. El nivel inferior utilizable se
halla aproximadamente a 25.5 centímetros
sobre el suelo para evitar daños en el probable caso de inundación. Tiene una
puerta de metal con dos cerraduras de seguridad cada una con llave propia, una
la custodia el Secretario General y otra la Administradora del Archivo Central
en un sobre firmado y lacrado en presencia del fedatario informático.
Microforma
El 11
de octubre de 1991, el gobierno peruano dictó el Decreto Legislativo N° 681,
que dispuso las normas para el uso de los avances tecnológicos en los archivos
nacionales.
Los
documentos digitalizados hasta el momento, en el Archivo Central, son
documentos de valor permanente y de alta consulta resguardando su deterioro en
soporte papel.
De acuerdo
al artículo 8° del Decreto Legislativo N° 681, la microformas sustituyen a los
documentos originales micrograbados en ellos para todos los efectos legales.
El
valor legal que se le ha dado a las microformas es un respaldo frente a
cualquier hecho imprevisto como un incendio, terremoto, destrucción, atentados,
inundaciones, humedad, polvo, hongos, que
podrían conllevar a la destrucción o pérdida del documento en soporte
papel.
La
intervención del fedatario informático garantiza que las microformas, tengan el
mismo valor legal que el documento en soporte papel original del cual fueron
tomadas. El fedatario es el responsable de la supervisión y asegura su
inalterabilidad e integridad a través de las actas de apertura y cierre; si no
encuentra observaciones, procede a firmar las Actas de Cierre.
El
fedatario es quien en última instancia decide cuando una imagen es aceptada o
rechazada Las microformas son conservadas en soportes que garanticen su
integridad, autenticidad y autoría de su contenido en el transcurso del tiempo.
Los
soportes de almacenamiento son DVD-R no regrabable, es un disco óptico que solo
se puede grabar una sola vez, además cuentan con una unidad plástica para su
conservación y no se rayen al momento de su manipulación. En el momento de su
manipulación se agarran de los bordes evitando
poner los dedos y dejando húmedo y sucio el DVD.
El repositorio
digital es nuevo por eso no se ha migrado la información aún, pero las
autoridades de la Universidad del Pacífico están conscientes
Tenemos
copias en otras instalaciones con las condiciones adecuadas
III.- Resultados
Parciales/Finales
- No se
ha encontrado en el Archivo Central insectos de ningún tipo, porque la limpieza
es diaria, además los documentos transferidos son revisados antes que ingresen.
- El
cambio de cajas de solo cartón a forradas con material plastificado hace que
sea más fácil limpiarlas y el polvo no se quede pegado.
IV.- Consideraciones
Parciales/Finales
- El cumplimiento de las normas con respecto a
la conservación y la preservación de los documentos tanto en formato papel como
en formato digital hace que se mantengan en buen estado.
Bibliografía
- Manual de Políticas y Procedimientos
del Sistema de Archivo. MPP N°17-2011 - Universidad del Pacífico.
- Manual del Sistema de Almacenamiento
de Microfromas Digitales.
MSAMD – Edición 0.1. - Universidad
del Pacífico.
- Manual de Seguridad del Sistema de
Almacenamiento de Microformas Digitales.
SAMS - MS Edición 0.1.- Universidad
del Pacífico.
- Plan de Contingencia para el Sistema
de Almacenamiento de Microformas Digitales. SAMD
– PC Edición 0.1. – Universidad del Pacífico.
- Procedimiento de Evaluación del
Sistema y Registro del Resultado en el Sistema de Almacenamiento de Microformas Digitales. SAMD-PESRR
Edición 0.1. – Universidad del
Pacífico.
- Decreto Legislativo N° 681.
- Decreto Supremo N° 009-92-Jus.
- Norma Técnica Peruana 392.030-2.
- Ley N° 26612
Lourdes
Teresa Calderón Mickle
Administradora
del Archivo Central de la Universidad del Pacífico – Lima Perú
Av.
Salaverry 2020 Jesús María. Lima 11- Perú
2919-0100
anexo 2350
www.up.edu.pe
No hay comentarios:
Publicar un comentario