En estos tiempos en los que es de
vital importancia cuidar del medio ambiente y todo lo relacionado con lo
ecológico, juega un papel muy relevante el buen manejo de los documentos
físicos en el mundo empresarial. Pero la
pregunta es: ¿Tenemos claridad sobre qué, cuándo y cómo hacerlo?
Vamos a tratar de resumirles en
qué consiste un Sistema de Gestión Documental –SGD-, y corregir una serie de
mitos que se han creado alrededor de este: uno de ellos es caer en el error de
digitalizar todos los documentos de la empresa, para posteriormente eliminarlos
y con esto solucionar un problema de espacio físico, pero además de los altos
costos de digitalizar, realmente estamos solucionando el problema?; o lo que
hicimos fue trasladar el desorden que teníamos en los documentos físicos a un
desorden virtual, con el agravante de no tener en cuenta las normas sobre
conservación de documentos físicos?, lo que podría a llevar a la empresa a enfrentar
problemas legales.
¿Qué es un Sistema de Gestión
Documental?, según el Archivo General de la Nación (AGN) “Es el Instrumento
archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el
desarrollo sistemático de los procesos
archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado”
“El sistema de gestión
documental, es una política de toda empresa y no un área, dependencia o
directivo”
Lo primero que es importante
destacar es que el sistema de gestión documental, es una política de toda
empresa y no un área, dependencia o directivo.
¿Cuáles son las sintomatologías
que presenta una empresa que no cuentan con un Sistema de Gestión Documental?
Espacio Físico: Los documentos
invaden la empresa, lugares preferidos, debajo de escaleras, pasillos, en los
sótanos, debajo de los escritorios, y cualquier sitio donde se pueda colocar
una caja, un AZ, un tomo o una carpeta, etc…, es decir en vez de tener un
puesto de trabajo que le ayude a desarrollar su objeto social, este está
ocupado con un archivo inactivo y nada lucrativo.
Tiempo: Dado que no existe un
orden físico, no hay bases de datos o inventarios documentales; buscar un
documento o una información puede tomar horas, días, semanas y hasta meses, si
lo miramos desde el punto de vista de costos o más bien los sobrecostos en que
incurre la empresa al gastar miles y hasta millones de pesos, además de perder
clientes y acarrear sanciones por parte de las entidades del Estado.
Productividad: Por no tener los
documentos o la información a tiempo, esto conlleva a no tomar decisiones, no
corregir procesos o hacerlo tarde, se dificulta medir la verdadera capacidad
productiva de los empleados o colaboradores, todo esto hace una empresa lenta y
poco o nada versátil a los cambios que requiere enfrentar un mercado cada vez
más competitivo.
Legales: Hoy por hoy en Colombia,
casi todas la Superintendencias le están solicitando y exigiendo a sus
regulados, tener un Sistema de Gestión Documental.
Si la empresa tiene algunos de
estos síntomas, es hora de tomar medidas a la brevedad posible, tal como
contratar una entidad que tenga el conocimiento, la experiencia y la capacidad
de efectuarle un Diagnóstico de Gestión Documental y basado en este, le
desarrolle el sistema de gestión documental más adecuado y ajustado a las
políticas y al presupuesto de la empresa.
“El sistema de gestión
documental, es una política de toda empresa y no un área, dependencia o
directivo”
Es importante anotar que un
Sistema de Gestión Documental no es un software como muchos empresarios
piensan. El SGD es una cultura, una filosofía, una política, unos manuales, que
se desarrollan de acuerdo a la personalidad de la empresa y a las normas
legales que regulan la archivística en el país.
Ya vimos que es un SGD, ahora
observemos como está compuesto:
Programa de gestión Documental
Comité de Archivo
Cuadros de Clasificación
documental
Tablas de Retención Documental
(TRD)
Tablas de Valoración Documental
(TVD)
Manuales de Archivo y
Correspondencia.
En un lenguaje sencillo, veamos
de qué se trata cada una de estos componentes del SGD:
El Programa de Gestión
Documental, son las políticas archivísticas que va a desarrollar la empresa en
el corto, mediano y largo plazo, tales como: Consulta, almacenamiento,
reproducción y eliminación de los documentos.
El Comité de Archivo, es un
órgano empresarial integrado básicamente por un directivo o quien éste designe,
un contable, un jurídico y una persona con formación en gestión documental,
quien puede hacer las veces de secretario y demás personas que la empresa
considere que deban pertenecer a dicho comité. Este comité está encargado de
tomar todas las decisiones que tengan que ver con el manejo del archivo y
correspondencia de la empresa.
El Cuadro de Clasificación
Documental (CCD), es una herramienta archivística, que utilizando códigos
alfanuméricos nos muestra el listado de todas las series y subseries
documentales de las aéreas o dependencias de la empresa.
Las Tablas de Retención
Documental (TRD), nos muestran cuándo, cómo y dónde, debemos retener los documentos
en las diferentes fases del ciclo de vida de los documentos, también su
disposición y basándose en la valoración. Es importante anotar que se debe
crear una tabla por cada área o dependencia que produzca o tenga procesos
documentales.
Tablas de Valoración Documental
(TVD), Se elaboran solo cuando las empresas tienen fondos acumulados de
documentos, esta les hace un análisis y los organiza de acuerdo a sus fechas
extremas, su valor, con estos criterios se determina la disposición final de
éstos.
Manuales de Archivo y
Correspondencia, éstos contienen las normas y procedimientos que se deben
aplicar, tanto en el archivo como en la correspondencia.
Todos los componentes de un
Sistema de Gestión Documental son aprobados por el comité de archivo.
Una vez se cuente con el SGD, de
acuerdo al tamaño de la empresa se adquiere o se diseña un software al tamaño
de esta, para aplicar y desarrollar el SGD, lo mismo sucede con la
digitalización (Pasar de lo análogo a lo digital) de los documentos, esto lo determina
variables como el nivel de consulta o porque las TRD o el SGD lo impone, estos
se deben digitalizar.
Un buen sistema trae muchos
beneficios tales como:
La empresa mejora su eficiencia y
eficacia, lo que la lleva a tener una mejor productividad y ser más
competitiva.
Reducir costos al bajar el
consumo de papel físico entre un 40 al 50% y evita procesos de reproducción
(fotocopiado y digitalización) innecesarios para la empresa.
Reducir tiempos y mejorar
procesos, al tener fácil acceso a la información y los documentos, además de
evitar reprocesos y hasta utilizar personal adicional.
Liberar el espacio físico, el
cual se utilizará para desarrollar el objeto social de la empresa.
Homologa todos los procesos
documentales, tanto al interior de la empresa como los relacionados con
proveedores y clientes.
Facilita la implementación de
procesos y normas de calidad entre otras.
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