Son muchos más los fracasos que los éxitos cuando se trata de
instalar un nuevo programa de gestión documental en una PYME, sobre todo
si a la puesta en marcha del nuevo software le añadimos el cambio
cultural que supone prescindir de los “papeles” en favor de su versión
electrónica.
La transición a la “oficina sin papeles” presenta unos retos muy
característicos que no aparecen al instalar otros programas, como la
contabilidad o el ERP empresarial. Y, para hacerlo más difícil, los
problemas que hay que resolver no son evidentes, no suelen preverse.
¿Por qué es tan difícil? ¿Qué tiene de especial este tipo de programas?
El principal problema es que no estamos ante un reto tecnológico sino
ante un “cambio de hábitos”, una revolución en la forma en la que la
mayoría de los usuarios (casi todos los empleados de una PYME típica)
van a trabajar con el nuevo programa.
Parece mucho más sencillo utilizar un escáner y aprender el
funcionamiento de un software de archivo de documentos que, por ejemplo,
un programa de contabilidad. No digamos el AutoCad, o incluso el Excel o
el Word. Todos estos programas son mucho más complejos y tienen muchas
más opciones pero, precisamente por eso, y porque estas dificultades son
evidentes, cuando se instalan pro primera vez todos los usuarios son
conscientes de la dificultad que entraña manejarlos con soltura. En
muchos casos se apuntan a cursos o academias, se contrata la formación a
un tercero, se leen libros y se dedica tiempo a aprender cómo
funcionan.
Sin embargo, es frecuente que la instalación de un software de
gestión documental no se acompañe de una formación específica para todos
los usuarios. En muchas ocasiones solo el responsable del archivo, o
del departamento de administración recibirán nociones básicas sobre su
uso. Y aquí empiezan los problemas.
Me encuentro con frecuencia en esta
situación al montar nuestro propio software, ArchivaTech, y siempre me
sorprende (a pesar de la repetición) que los responsables de la puesta
en marcha del programa en la empresa caigan en errores sencillos que se
pueden evitar con una mínima planificación. Pero llevo mucho años
diciendo que si muchos usuarios se equivocan en un mismo punto, el
problema es nuestro porque debemos anticipar estos problemas y ponerles
remedio para futuras instalaciones.
Así que, en parte como ayuda a los que vayan a instalar un programa
de gestión documental, y en parte como reconocimiento de mis propios
errores, voy a enumerar algunos aspectos importantes a tener en cuenta
al comenzar un proceso de digitalización de una PYME. El orden no es
relevante ni presume mayor importancia a los primeros puntos.
1.- El mayor problema es que hay que cambiar “hábitos de trabajo”,
costumbres, rutinas… y esto es mucho más difícil que aprender el uso de
un nuevo software. Todo el mundo está trabajando antes de poner
el nuevo programa luego todo el mundo (que vaya a usar los documentos
digitalizados en vez del papel) tiene que cambiar su forma de trabajar. Y
esto no es fácil.
2.- Cada caso es diferente. No se puede tratar igual al comercial que
entra y sale de la oficina continuamente, que toma notas en papel o en
su tableta, que tiene un CRM para gestionar sus citas… que al
responsable de archivar las facturas que está todo el día sentado junto a
su ordenador y tiene detrás un armario con las facturas en papel
perfectamente ordenadas. Hay que planificar el cambio en la forma de
trabajar de cada usuario de forma diferente y adaptada a su trabajo
diario sin dar las mismas instrucciones a todos.
3.- Empieza por lo más fácil. Habrá personas con muchas ganas de
eliminar el papel y otras que se resistirán como fieras. Y hay tipos de
documentos mucho más fáciles de digitalizar y clasificar que otros.
Empieza por lo más sencillo y por lo que tenga mayor impacto. Ese “caso
de éxito” hará más fácil los siguientes. Y cuando llegues a los usuarios
más reacios al cambio, tendrán que rendirse ante el éxito de los demás.
4.- Descarta algunos usuarios o procesos. Al menos en la primera
fase, incluso durante meses, hay que dejar de lado a algunos usuarios
que, por su metodología de trabajo o su actitud personal, van a poner
todo tipo de obstáculos al cambio. No importa. No hay que llegar a todo
el mundo ni a todos los procesos. Ya habrá tiempo en el futuro para
convencerlos de que deben apuntarse al nuevo sistema.
5.- Distingue el archivo histórico del vivo. Es mucho más sencillo y
rápido digitalizar documentos antiguos. Esto lo he comentado hace tiempo
en este mismo blog. Sin entrar en detalles, los documentos antiguos no
requieren tanto detalle en el proceso de digitalización. Se pueden
agrupar para facilitar el proceso de indexación, suelen estar ordenados
en carpetas y ocupan mucho espacio. Empezar por estos documentos permite
obtener resultados muy visibles en poco tiempo y animará a los usuarios
a sumarse al cambio. Por ejemplo, las facturas emitidas (si la empresa
las guarda) son un éxito seguro y en una empresa con 1.000 facturas al
año que tenga guardados 10 ó 12 años, puede suponer liberar un armario
enorme en un par de días, lo que demuestra las ventajas del documento
electrónico de una forma muy “visual”. (Una de las ventajas, el ahorro
de espacio. Lógicamente hay más, como las búsquedas y la seguridad).
6.- Empieza siempre, siempre, por definir una estructura de carpetas y
subcarpetas en las que guardar los documentos ANTES de empezar a
digitalizar. Y para ello, habla con los usuarios de las carpetas que ya
tienen en sus ordenadores (mejor si hay un servidor de ficheros
compartido) y también en la forma en la que archivan sus documentos en
papel. Siempre digo que ArchivaTech (nuestro software) no es más que una
versión “electrónica” del archivo, de los armarios, estanterías y
carpetas que toda empresa tiene y en la que guardan sus documentos en
papel. Utiliza esa estructura, con la que están familiarizados los
usuarios, y será mucho más fácil la transición al archivo electrónico.
El software de gestión documental es una herramienta de productividad pero la primera parte de toda instalación es alimentar
la base de datos de documentos y eso tiene un coste importante, en
tiempo sobre todo. Es fundamental que los usuarios vean las ventajas de invertir
en digitalizar y archivar los documentos en papel cuanto antes para que
se animen a cambiar su forma de trabajar. Cuando se den cuenta, no
querrán volver a tener una montaña de papeles encima de la mesa nunca
más.
Fuente: https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2016/11/08/instalar-un-programa-de-gestion-documental-primeros-pasos/
Por: Fernando Moreno-Torres Camy
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