El triunfo del orden

Hay dos tipos de personas en el mundo: los ordenados, y los desordenados.

Los que tienen la mesa recogida, y los que la tienen llena de papeles amontonados en pilas.
Los que tienen los libros en las estanterías en posición vertical, a veces clasificados por géneros, y los que los ponen horizontalmente sobre otros libros, sin preocuparse de si están en un sentido o en otro.
Están los que guardan sus fotos en álbumes con una etiqueta con el año, y el contenido (1992 – Boda, 2005 – Viaje a Londres…) y los que las tienen en cajas, dentro de las bolsas de papel que te dan cuando las revelas.

Podría estar todo el día poniendo ejemplos pero seguro que ya te has identificado con uno de los dos grupos.

Por supuesto que hay “grados”. Los hay “super” ordenados, como Sheldon (de la serie Big Bang) que ordena las cajas de cereales en función del contenido de azúcar. Es un poco exagerado aunque una de mis hermanas ordena las latas de la despensa por orden alfabético, lo que tampoco está nada mal.

Y también hay “super” desordenados. Conozco un abogado que, una vez cubiertas todas las superficies horizontales de su despacho (antiguo, de madera noble, precioso), la mesa y las estanterías, pasó a las sillas (no todas, para que los clientes se puedan sentar) y luego, directamente al suelo. Montañas de papeles (literalmente) ocupando una parte significativa de su despacho. Una visión espeluznante (para gente como yo).

Durante años ha habido una guerra (incruenta, creo) entre los dos bandos. Los argumentos son bien conocidos: “No tengo tiempo de ordenar”. “Es un desorden ordenado. Yo sé dónde están las cosas”. “No pierdas tiempo ordenando, no compensa”.

Estas frases por un lado. Por el otro bando, quizás no son tan recurrentes, aunque las hay. “¿Cómo puedes encontrar algo en este desorden?” “Solo tardo un momento. Me gusta más cómo queda”. Los ordenados son más discretos. Me cuesta encontrar ejemplos.

Quizás sea, o al menos así lo he vivido yo, porque el grupo de personas “ordenadas” siempre ha sentido un cierto complejo de inferioridad. Parecía aceptado socialmente que ser desordenado es guay y ser muy ordenado es cosa de friquis, de maniáticos como Sheldon.

Parecía que los “ordenados” tenían que justificar su forma de ser. Que era una manía, un defecto, aunque no hacía daño a nadie. Frases como “sí, pero a mí me gusta”. O “me relajo ordenando los libros” reflejan una actitud a la defensiva para parar los golpes que nos propinaban los más “populares”, los desordenados. Los que saben disfrutar de la vida y no pierden el tiempo en tonterías.

Bueno, todo eso ha cambiado. La confrontación tiene un ganador. ¡Nosotros! Los ordenados.
Sí, lo digo con rotundidad. Hemos ganado.

Ya no hay discusión. El orden se ha impuesto y los desordenados son ahora los parias, los que dan pena.

¿No lo crees así? Dime si no has oído este tipo de comentarios. Yo sí. Y muchas veces.

1.- He perdido todas mis fotos digitales. Las tenía en un portátil y se ha roto el disco duro.
2.- ¿Me puedes mandar el contrato que firmamos el año pasado? Lo he buscado por todas partes y no consigo encontrarlo.
3.- Reenvíame el presupuesto. No sé dónde tengo ese correo electrónico.
4.- Aún no me he dado de alta en esa web. Me piden el DNI escaneado.
5.- ¿Sabes el e-mail de Javier? Le tengo que mandar un correo y no lo recuerdo.
6.- He tenido que empezar desde cero. Me han robado en el despacho y se han llevado el ordenador portátil con todos mis documentos. (Historia real de un abogado). No sabes lo duro que es empezar de nuevo sin modelos de contratos, sin el fichero de clientes, sin las facturas…

Y así, una y otra vez.

¿Qué es lo que ha cambiado? El volumen. El número de documentos de todo tipo que manejamos a diario.
 

Ha llegado a un punto en el que las personas somos incapaces de recordar dónde guardamos nuestros documentos. Nuestros datos.
 

Ya no es una estantería llena de papeles. Es un pendrive con 64 GB en el que hay 200.000 documentos de todo tipo.
 

No es una caja llena de fotos. Son 20 tarjetas de memoria y tres discos duros externos con 20.000 fotografías.
 

Nadie tiene una libreta de direcciones con el nombre y teléfono de 30 amigos y 3 ex-novias. Es un móvil con 500 contactos y 300 correos electrónicos.

El volumen nos ha desbordado. Ya no es posible manejar nuestros documentos, nuestra vida, personal y profesional, con una “buena cabeza”, teniendo buena memoria.

Necesitamos herramientas informáticas para que nos ayuden, no a guardar nuestros documentos sino a ENCONTRARLOS cuando los necesitamos.
 

Es imprescindible una agenda digital, para los teléfonos y e-mails, y es imprescindible un buen gestor documental para guardar y encontrar nuestros documentos.

Y el orden, la disciplina al archivar todos estos documentos es imprescindible para que nuestra información esté disponible ¡para nosotros mismos!
 

Ya nadie discute que hay que dedicar un poco de tiempo a diario para guardar los contratos, facturas, presupuestos… de una forma ordenada, estructurada, que nos permita encontrarlos fácilmente en el futuro, cuando los necesitemos.

El mundo digital ha multiplicado por 10, por 100, por 1000 el volumen de datos que manejamos. Y los que somos ordenados, los friquis que teníamos que defender nuestra forma de hacer las cosas, nos encontramos como pez en el agua con estas herramientas que nos permiten ser productivos, ganar tiempo, dedicarnos a tareas interesantes en vez de perderlo buscando el contrato del año pasado entre miles de papeles amontonados en el suelo.

¿Sabes cuál es mi frase? En vez de “no tengo tiempo para clasificar este documento” yo digo: “no tengo tiempo como para dejar de guardar “bien” este documento”. Y funciona.

12 febrero 2017 por Fernando Moreno-Torres Camy
Fuente: https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2017/02/12/el-triunfo-del-orden/#more-1861