El archivo de oficina

Definición

Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante. 

  Organización

La organización que se de a los documentos en esta primera etapa influirá y determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás.

Consistirá en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignadas cada oficina.

Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos, que podemos dividir en cuatro:

Correspondencia. La mantiene la oficina con otros organismos o particulares y se organizada generalmente por entrada o salida, aunque actualmente se considera que esto rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Así, cada respuesta debería ir unida al documento que la originó.
No hay que considerar correspondencia a los documentos que pertenecen a un expediente por el hecho de ser recibidos o enviados fuera de la unidad administrativa.

Libros de registro. El control de esta correspondencia se hará mediante los libros de registro de entrada y salida. Estos registros tienen un valor jurídico gracias al cual podrá certificarse la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado. 

Expedientes. Se entiende por expediente administrativo "una serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio".

• Organización externa: Una de las funciones básicas de los archivos de gestión será individualizar los expedientes. Esto se consigue introduciendo en una sola carpetilla todos los documentos que participan en la resolución de un mismo asunto. Esta carpetilla deberá llevar, en el exterior, los datos mínimos de localización: oficina productora, tipo documental, asunto y signatura.
  
• Organización interna: Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación de causa-efecto. Así, su ordenación ha de seguir una construcción lógica de todo el procedimiento administrativo de que se trate: generalmente será un orden cronológico, a medida que se van produciendo los documentos, de acuerdo a la norma que lo regula.
  
• Documentos que lo integran: Dentro de un mismo expediente nos encontramos con documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos los conservaremos en forma original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficina, los conservaremos en forma de copia administrativa.
  

NOTA IMPORTANTE: Los documentos de archivo poseen una serie de valores, tanto primarios (valor administrativo, legal, fiscal y jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico); son únicos e irreemplazables y forman parte del Patrimonio Documental.
Estos documentos no podrán destruirse, sino que pasados los plazos establecidos serán transferidos del archivo de gestión al Central.

   

Documentos de apoyo informativo. Existen en todas las oficinas, y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. Normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de legislación, folletos, etc., que una vez han cumplido su misión pueden ser destruídos en las propias oficinas. En ningún caso pasarán al Archivo Central.

Fuente: http://www.unirioja.es/servicios/soa/archivo/archivo_oficina.shtml