Los gestores de Información del Servicio
Documental son un grupo de interés integrado en la sinergia de la
organización y que generan condiciones óptimas de acceso a los recursos y
que participa con otros agentes de la empresa, en el análisis y diseño
de los proyectos de gestión documental.
La misma implantación del Sistema
afectará en el proceso de creación final de la estructura orgánica de
misma organización y se convierte en un agente promotor que facilita el
flujo de información entre la comunidad de usuarios y gestiona el
conocimiento poniéndolo a disposición y servicio de los integrantes. La
creación de la Unidad de Archivo además de prever la atención a los
aspectos tradicionales en toda la estructura documental de la
organización, se enfrenta a nuevos retos para mejorar el impacto y la
cobertura de los servicios documentales, entre los cuales destacan la
alfabetización en Información y Documentación, la accesibilidad en
línea, la adecuación de las fuentes de recursos especializadas, la
aplicación de técnicas y principios archivísticos, Infraestructura
necesaria y tecnologías disponibles y en definitiva la integración en la
organización y en el tejido productivo.
En los grupos de apoyo externos la unidad
de información tiene que colaborar con una serie de agentes
relacionados con su ámbito de trabajo. Desarrollar relaciones de
cooperación con esos agentes actuando tanto como proveedor de servicios
de asesoramiento y consultoría, como promotor y colaborador en proyectos
conjuntos de investigación y desarrollo, diseminación de información, o
como generador de información inédita.
En esta interacción surgen las principales líneas de la Unidad de Información:
- Cooperación institucional, gremial y empresarial.
- La mayoria de las empresas desarrollan su actividad de forma multidisciplinar, mediante redes activas de colaboración con los diferentes agentes involucrados, empresariales y sociales relevantes (“stakeholders”), sobre la base del establecimiento de convenios de colaboración corporativa.
- Conferencias internacionales, seminarios y jornadas técnicas.
- Investigación propia y difusión de la misma mediante la incorporación de tecnologías adecuadas.
- Gestión del Conocimiento y publicaciones.
- La implantación de un sistema de archivo, el acercamiento de culturas, la comparación y adopción de las mejores prácticas como elementos de mejora en la conservación y difusión del conocimiento, así como la subscripción a los más importantes proveedores de información adecuados a las necesidades de la empresa, bases de datos bibliográficas especializadas, la edición de diversos tipos de publicaciones, literatura gris, semipublicada, no convencional, con información primaria muy específica y muy útil para el investigador de la empresa. Tesis doctorales, prepublicaciones o pre-prints, congresos y actas de congresos, informes, working papers, traducciones, normas, patentes y boletines bibliográficos, documentos informativos para difundir la actividad de la Organización, guías, dípticos, folletos, que informen sobre la disposición de la organización, sus servicios, sus reglamentos, sobre cómo localizar un documento o sobre cualquier aspecto que redunde en un mayor y mejor uso del sistema gestor.
El sistema gestor de archivo por tanto se
convierte en un instrumento indispensable en la estructura organizativa
de la empresa, que no solo garantiza la seguridad de la información
sino que como productor documental, la administración y la gestión queda
ligada su actividad mediante el cumplimiento de sus funciones.
Tipologías de documentos que responden a procedimientos concretos. El
escribano digital surge como aquí como un personaje importante en el
desarrollo de las funciones y actividades de la institución. Su imagen
se asocia a la conservación de los archivos, la producción, la gestión y
la administración. La figura del archivero del siglo XXI mantiene una
relación directa con la documentación que se genera en la empresa.
La unidad de archivo facilita el acceso a
trabajos de investigación, innovación y transferencia tecnológica, así
como promueve el desarrollo, la divulgación y difusión de los trabajos,
artículos y resultados de la comunidad científica. La unidad de Servicio
Documental de la empresa participará en la contratación de acceso al
contenido con proveedores, editores, distribuidores e intermediarios
sobre temas de interés. Negociará acuerdos sobre información documental y
acceso a bases de datos o servicios de información, informando sobre
fuentes documentales y centros de consulta, orientando a los usuarios en
la búsqueda de material e instrumentos de investigación. La unidad de
archivo tiene que participar activamente en los programas de
investigación de la organización y tiene que dar seguimiento a las
actividades que ser realice divulgando la información que se requiera
mediante las herramientas dispuestas para ello.
Un rol importante del profesional de la
información en la organización en el ámbito de la gestión es el de
colaborar estrechamente con el investigador o profesional de cualquier
sector en el soporte a la búsqueda de fuentes, en gran parte por la
habilidad de este en descubrir la web invisible y utilizar “materia
oscura” para sugerir áreas relacionadas de investigación, fomentoy
desarrollo, así como la de crear colaboraciones entre ámbitos
relacionales u otras instituciones.
Como productora documental la unidad de
Información de la empresa es la responsable de la puesta en marcha del
sistema integral de gestión de archivo y entre sus objetivos están los
ayudar a la empresa en el desarrollo de sus actividades y fomentar la
adquisición selectiva de los tipos de información, organizar la
transferencia de tecnologías entre los proveedores de servicios
documentales y dirigir e integrar todos los flujos de información. En
esta web se tratará también el archivo híbrido formado en el que se
integran tanto la documentación impresa como la digital...
Fuente: https://archivoempresa.wordpress.com/sistema-gestor/el-gestor-de-informacion-equipo-de-trabajo/
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