Transferencias de documentación al Archivo Central: Normas técnicas

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos ingresan en el Archivo Central a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.

El objetivo final de la transferencia es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquéllos que no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado.

A la hora de realizar una transferencia al Archivo, se respetarán las siguientes normas:

Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que generan hasta el final de su tramitación. Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por sus productores durante un período mínimo de 2 años. En el caso de documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 años preceptivos.
Antes de enviar la documentación debe ser organizada, para lo cual puede pedir ayuda al Archivo.
Se debe diferenciar entre la documentación que una Sección/Unidad produce y la documentación de apoyo como boletines oficiales, publicaciones periódicas o fotocopias de éstos. Esta documentación no es generada por la Sección y no debe, en consecuencia, ser enviada al Archivo Central.
Las transferencias se harán periódicamente, a lo largo del año, según el calendario que se establezca. Excepcionalmente podrá transferirse documentación previo acuerdo con el Archivo.
Los encargados de preparar la documentación para remitirla al Archivo serán los Jefes de Negociado correspondientes, ayudados en su caso, por los auxiliares administrativos que se asignen. En ningún caso dicho trabajo se encomendará a personas que no conozcan la documentación. La responsabilidad corresponde al Jefe de Sección/Unidad, que deberá supervisar dicha transferencia.
La documentación se remitirá desprovista de plástico, gomas elásticas, grapas, clips metálicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservación del documento. En su lugar se emplearán carpetas y subcarpetas normalizadas.
La documentación se remitirá siempre acompañada del formulario de transferencia debidamente cumplimentado.
Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estén muy deterioradas, deberán ser sustituidas por otras nuevas.
La documentación deberá remitirse al Archivo introducida en cajas archivadoras de cartón de archivo definitivo, que a dichos efectos serán suministradas por el Archivo, optándose por el tamaño adecuado. (*)
Las cajas deben numerarse a lápiz de forma correlativa de modo que su número coincida con el que figure en el impreso facilitado por el Archivo.
Antes de entregar la transferencia, la Sección/Unidad se pondrá en contacto con el Archivo para determinar las fechas.
Una vez comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo reseñado en la relación de entrega y la documentación enviada, se procederá a su catalogación y se devolverá a la Sección/Unidad remitente un inventario definitivo. En el supuesto de que lo relacionado en el formulario de transferencias no coincida el contenido de la hoja inventario con la documentación remitida, ambas serán objeto de devolución.
En el inventario que el Archivo envíe a la Sección/Unidad se indicará la signatura topográfica. Esta signatura habrá de utilizarse como referencia siempre que se solicite un préstamo o consulta. Dicho inventario debe ser guardado por la Sección/Unidad y deberá ser conocida su existencia por todo el personal adscrito a la misma.