Organización Documental

Es el conjunto de las actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción documental.

CLASIFICACIÓN: es el procedimiento por el cual se listan las agrupaciones documentales de acuerdo a la unidad administrativa, para realizarlo efectivamente se deben tener en cuenta los Cuadros de Clasificación Documental (CCD) y las Tablas de Retención Documental (TRD), en esta tabla se establecen las agrupaciones documentales conformando series y subseries las cuales indican el lugar de consulta y la disposición final de los documentos.

ORDENACIÓN: en esta actividad se establecen las secuencias cronológicas, alfabéticas, onomásticas, entre otros, dentro de las agrupaciones documentales definidos en la clasificación.

DESCRIPCIÓN: en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series

y/o asuntos).

¿EN QUE CONSISTE?

En un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización. La gestión de esos documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:

• Recuperar la información
• Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
• Eliminar los que ya no sirven
• Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos

ACTIVIDADES:

ü  se identifica el tipo de fondo documental

ü  se clasifican los documentos dependiendo su dependencia

ü  se organizan loa documentos en un orcen coherente

 

fuente: http://yuriparra.blogspot.pe/p/organizacion-documental.html