¿Cuales son los beneficios de digitalizar documentos?

¿Cuales son los beneficios de digitalizar documentos?

1. Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de segundos.
2. Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos importantes moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida eventual de documentos es mucho más alta.
3. Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
4. Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.
5. Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un incendio, como ocurrió hace unos años en el edificio Windsor, todos los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es devastador para cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras oficinas. Empresas muy importantes que tenían su sede en ese edificio, pudieron seguir trabajando al día siguiente desde otras sedes gracias a que tenían la documentación digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas oficinas.
6. Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión.  Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online  evitarán que esto pueda ocurrir.
7. Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa después de esto? A partir de ahí no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el tiempo es dinero.