LA VERACIDAD EN LA DOCUMENTACIÓN ARCHIVÍSTICA

En correspondencia con algunos autores, MacNeil, desde el dominio archivístico, define la veracidad como «su cualidad para constituir una declaración precisa de los hechos y una manifestación genuina de esos mismos hechos, y agrega que este concepto "se compone de otras dos cualidades que son la confiabilidad y la autenticidad".⁸

La misma autora asevera que la confiabilidad se refiere «al valor de verdad del documento de archivo como una expresión de hechos y se examina en relación con la proximidad del observador y registrador a los hechos registrados».⁹ Por eso esta autora dice, según esta línea de pensamiento, que un archivo se considera confiable solamente si tiene la capacidad de responder por los hechos.

El proyecto de la UBC destacó que la confiabilidad descansa en dos cualidades: el grado de completamiento de los documentos, lo cual es igual a que presente todos los elementos de forma intelectual (elementos intrínsecos de la forma documental) suficientes para producir consecuencias, como por ejemplo la fecha de la acción, autor y firmas, y el grado de control que se ejerza sobre los procedimientos que rigen las actividades a partir de las cuales se generan los documentos.

Por otra parte "un documento auténtico es aquel que es lo que proclama ser, y no ha sido corrompido o de algún modo falsificado desde su creación", y agrega que esta "(…) se refiere al valor de verdad de un documento de archivo como una manifestación física de los hechos que atesora y se examina a partir de la instancia original del documento".⁹

En concordancia, la ISO 15489-1 asevera que el documento auténtico es aquel que puede demostrar que "es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma".⁶

El grado de destalle en que se han abordo algunos aspectos hasta aquí pudiera parecer excesivo para los intereses de este artículo; sin embargo, resultan necesarios para comprender el imperativo de las organizaciones a implementar sistemas de gestión de documentos que permitan mantener un estado de seguridad razonable, sobre la base de documentación archivística veraz. La aplicación de la norma ISO 15489, en sus partes 1 y 2, resulta clave para tales propósitos.

LA NORMA ISO 15489 INFORMATION AND DOCUMENTATION RECORDS MANAGEMENT: UNA PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ARCHIVÍSTICA EN LAS ORGANIZACIONES

La Norma ISO 15489 es la primera norma internacional para la gestión de documentos. Para su elaboración se tomó como punto de partida la norma australiana AS 4390 -1996: Records Management (Australian Standard for Record Management 4390), la cual estableció un conjunto de medidas y desarrolló una metodología para el diseño de sistemas orientados a la gestión de documentos de archivos electrónicos (electronic records) con garantías de veracidad. Se asentó en el modelo australiano del record continiuum^* e implementó esquemas para la captura, clasificación, flujos de trabajo, decisiones de valoración y disposición de los documentos.

ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTENIDO

La ISO 15489 ha sido preparada por el Comité Técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management, y fue concebida para la gestión de documentos producidos tanto para organizaciones públicas como privadas. Su basamento epistemológico se sustenta en dos corrientes teóricas: por una parte el modelo del Record Management norteamericano (al cual ya se ha hecho referencia anteriormente) basado en el ciclo de vida de los documentos, y por otra parte el modelo australiano del Recordkeeping que asume la perspectiva del Record Continium. En cuanto a su estructura la norma se divide en dos partes:

La primera parte de la norma (ISO 15489-1) es aplicable a la gestión de documentos de archivo (records) con independencia de su formato y soporte, por una organización pública o privada, por lo que no incluye a los documentos de valor históricos (archival documents). Provee una guía para establecer las responsabilidades respecto a los documentos de archivo, así como para el establecimiento de las políticas, sistemas y procesos que intervienen en su gestión. Provee una serie de orientación que tributan al cumplimiento de lo que establece un sistema de calidad, y está destinada a ser utilizada por los directivos en las organizaciones, profesionales de la información y de las tecnologías y en general para cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo. Además ofrece una metodología para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos auténticos, íntegros y confiables.⁶

La norma ofrece un glosario de términos y definiciones, el cual que permite la normalización terminológica y una mejor comprensión sobre la metodología que presenta. El resto de los acápites especifica los aspectos que han de tenerse en cuenta para la implementación de un sistema de gestión de documentos, los cuales se presentan de siguiente manera:

• Beneficios de la gestión de documentos: se exponen aquellos aspectos que incluye esta actividad como es el establecimiento de políticas, normas, responsabilidades, competencias, procedimientos, lineamientos, así como los servicios relacionados con la gestión y uso de los documentos. Luego se exponen los beneficios para las organizaciones de llevar a cabo este tipo de sistema.
  
  
• Entorno normativo: explica la importancia de reflejar el entorno normativo de los procesos en las organizaciones. Ese entorno se conforma por normas de obligatorio cumplimiento, códigos de buenas prácticas, las leyes y regulaciones sobre el ambiente organizacional en general y el específico de cada sector, así como lo relacionado con el comercio electrónico, acceso, seguridad y evidencia de la información archivística. La aplicación de estos elementos se determinará por la naturaleza de la organización o sector del que se trate.
  
  
• Política y responsabilidades: en este punto aclara la necesidad de definir y documentar una política para la gestión documental con el fin de garantizar su confiabilidad, autenticidad y usabilidad, la cual deberá estar respaldada por el nivel más alto de la organización. También se refiere a los niveles de responsabilidad y las autoridades vinculadas con la actividad documental, de tal manera que se establezca de forma clara y puntual quiénes son los responsables relacionados con cada proceso de la gestión documental.
  
  
• Requisitos de la gestión de documentos de archivo: aquí se ponen de manifiesto los requisitos necesarios para que los documentos puedan apoyar la continuidad de las actividades a partir de las cuales se crean, reciben y utilizan, así como facilitar la capacidad rendición de cuenta de las organizaciones, para lo cual es imprescindible que dichos documentos se mantengan auténticos, íntegros y confiables a lo largo del tiempo. Para esto los programas de gestión documental deberán tener en cuenta aspectos como: los documentos que deben ser creados en cada proceso, su forma y estructura, los metadatos que deberán crearse a lo largo de los procesos relacionados con los documentos, así como la forma en que serán vinculados y gestionados posteriormente, los requisitos para la recuperación, uso, transferencia y los plazos de retención. La organización es otro de los aspectos a tener en cuenta para mantener su capacidad para ser usados como evidencia de los actos. También incluye la evaluación de riesgos, el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, normas y políticas de la organización.
  
  
• Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: para el diseño e implementación de un sistema de gestión documental propone la metodología DIRKS Designing and Implementing RecordKeeping Systems, elaborada por el Archivo Nacional de Australia a partir de la norma AS 4390-1996.^**
  
  
• La versión definitiva se publicó en septiembre de 2001. Es una metodología basada en los principios tradicionales y consta de ocho pasos que pueden realizarse de acuerdo con las necesidades de la organización. O sea, no tiene que ser aplicada de una forma lineal.¹⁰ (fig.).
  
  
• Procesos y controles de la gestión de documentos: incluye la determinación de los documentos a ser incorporados al sistema, registro, establecimiento de los plazos de retención, clasificación, indización, almacenamiento, acceso, trazabilidad y disposición de la información, así como la documentación de los procesos de gestión documental.
  
  
• Supervisión y auditoría: orienta la realización de controles periódicos para asegurar que los procesos del sistema cumplan con las políticas y requisitos de la organización.
  
  
• Capacitación: dispone el desarrollo de programas de capacitación para todo el personal vinculado a la creación de documentos, para lo cual se tendrá en cuenta sus funciones y responsabilidades.

La segunda parte (ISO 15489-2) ofrece un conjunto de lineamientos y metodología para una guía de implementación de la parte general de la norma (ISO 15489-1). Presenta una descripción amplia de la definición de responsabilidades. Por otra parte, ofrece directrices adicionales para el establecimiento de políticas de gestión de documentos, así como para definir los procesos e instrumentos principales para la gestión documental. Entre los instrumentos incluye:

• Cuadro de clasificación: Para esta herramienta se deberá tener en cuenta los objetivos, estrategias, funciones y actividades de la organización, así como las etapas y operaciones de cada etapa dentro de las actividades.
  
  
• Vocabulario controlado: Se recomienda el uso de un tesauro, el cual podría estar asociado a otros instrumentos, como el calendario de retención, el esquema de clasificación de acceso, entre otros, para facilitar la automatización de los procesos de gestión documental.
  
  
• Calendario de retención: en este caso se recomienda respetar las leyes y reglamentos establecidos. Resulta necesario identificar los documentos que serán destruidos o eliminados definitivamente del sistema documental. Para esto se pueden trazar lineamientos y/o un calendario formalmente aprobado con los plazos de conservación.
  
  
• Esquema de clasificación de acceso y seguridad: mediante este instrumento se establecen los derechos de acceso y las restricciones aplicables a los documentos.
  
  
  
  

CONSIDERACIONES FINALES

La Norma ISO 15489 Information and documentation Records Management es el resultado de un esfuerzo por parte de la comunidad archivística internacional por estandarizar la praxis archivística, en un momento de incertidumbre y crisis en cuanto a la capacidad de gestionar información veraz en las organizaciones.

La adecuada gestión de la documentación archivística auténtica, íntegra y confiable pasó a ser una preocupación tanto como para los archiveros como para los gerentes y todos aquellos que de una manera u otra están implicados en el proceso de gestión de documentos de archivo en las organizaciones, sobre todo, a partir de la introducción de los sistemas electrónicos.

Independientemente de que la ISO 15489 no es una norma de estricto cumplimiento, se hace necesaria su utilización de forma extensiva, toda vez que proporciona una metodología apropiada para diseñar e implementar un sistema capaz de crear y mantener documentación archivística veraz independientemente del soporte en el cual se encuentre. Esta norma propone además un conjunto de requisitos funcionales aplicable a cualquier organización, para lo cual se debe tomar en cuenta las regulaciones propias en cada contexto.

Próximamente, se aprobará la serie de normas ISO 30300 bajo el título Management system for records, preparadas por el comité técnico ISO/TC 46 Information and documentation, Subcomité SC 11, Archives/records management. Este conjunto de normas está orientado a apoyar todo tipo de organizaciones en cuanto al cumplimiento de sus objetivos y metas mediante el desarrollo e implementación de políticas documentales. Entre ellas, la ISO 30301 propone un conjunto de requisitos, los cuales constituirán un primer paso para una efectiva gestión de los documentos de archivo, así como alcanzar una mayor calidad, control y seguridad en torno a la realización de las actividades de negocio.



REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Bearman D. Electronic evidence: strategies for managing records in contemporary organizations. Pittsburgh: Archives & Museum Informatics; 1994.

2. Ramió Matas C. Los problemas de la implantación de la nueva gestión pública en las administraciones públicas latinas: modelo de Estado y cultura institucional. Revista del CLAD Reforma y Democracia. 2001. p. 1.

3. Cruz Mundet JR. Manual de archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez; 1999. p. 144.

4. Dollar CM. Archival theory and information technologies: the impact of information technologies on archival principles and methods. University of Macerata Press; 1992. p. 40.

5. Thibodeau K. Avanced in preserving electronic records at the national archives and records administration. D-Magazine. 2006(2).

6. ISO 15489-1: Information and Documentation Records Management Part 1: General. ISO 15489-1. 2001(E).

7. Luciana D, Kenneth T. The InterPARES international research project. Information Managemen Journal. Lemexa. 2001;35(1):44-6.
8. MacNeil H. Providing grounds for trust : developing conceptual requeriments for the long-term preservation of authentic electronic records. Archivaria. 2001(50).

9. MacNeil H. Trusting records in a postmodern world. Archivaria. 2001(51).

10. ISO 15489-2: Information and Documentation Records Management (Part 2): Guide practique. ISO 15489-2. 2001. 

Fuente:
Artículo completo
 

DEL CASTILLO GUEVARA, Jorge  y  MENA MUGICA, Mayra Marta. La gestión de documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO 15489. ACIMED [online]. 2011, vol.22, n.1 [citado  2018-11-08], pp.47-59. Disponible en: <http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352011000100005&lng=es&nrm=iso>. ISSN 1024-9435.