Ubicación y construcción de los depósitos de archivo

En el caso de que el depósito de archivo forme parte físicamente de un centro de archivo, la doctrina internacional coincide en señalar que se trate de una construcción exenta, cuyo fin sea exclusivamente la de servir como archivo, con una ubicación fácilmente accesible y siempre alejada de instalaciones peligrosas.
El edificio de archivo debe alejarse de una serie de riesgos:

• Lugares de susceptibles hundimiento o deslizamiento de tierra
• Zonas de terremotos o maremotos
• Sitios con riesgo de incendios o explosiones
• Lugares atractivos para roedores u otras plagas
• Edificios que emitan gases nocivos o especialmente contaminantes
• Instalaciones estratégicas en caso de conflicto bélico

La imposibilidad de salvar estas circunstancias deberá paliarse mediante la disposición especial de la construcción, para mitigar el riesgo de dichas amenazas.

Factores de riesgo

Siguiendo la estructura de Simonet (1992), la protección del edificio debe contemplar los siguientes riesgos y agentes destructores:

• Protección contra el fuego
• Protección contra el robo
• Protección contra el vandalismo
• Plagas
• Degradación contra la humedad

Los factores de riesgo detectados en la inspección de las instalaciones deben evaluarse periódicamente mediante las rutinas de trabajo. Estas rutinas se documentarán mediante informes relativos a riesgos en todas las instalaciones del servicio de archivo, aportando información sobre la identificación de los riesgos, los sistemas de gestión disponibles, los rasgos constructivos del edificio, la situación de los servicios esenciales y la seguridad integral.

Los informes de inspección, de manera complementaria, podrán ser compartidos con autoridades locales en materia de seguridad y orden público, siempre en concordancia con la legislación y disposiciones vigentes. La participación de dichas autoridades en el contenido de estos informes debe aportar información importante respecto de asuntos relativos al entorno físico del edificio y a la anticipación sobre hipotéticos problemas de seguridad.

La gestión del riesgo en cuanto a la conservación de los fondos documentales custodiados por el organismo debe correr paralelo e integrado en un plan del riesgo que afecte por completo a toda la institución, en sintonía con la propia integración de la gestión documental en el seno de la gestión integral de la institución.

La revisión periódica de los riesgos y su reducción y control mediante estrategias ya se ha comentado en el apartado dedicado a los métodos de evaluación, al cual remitimos para mayor información.
Los riesgos comentados también pueden minimizarse con una política de prevención que contemple los siguientes aspectos (Forde, 1997):

• Colocar los materiales de archivo en unidades de instalación y en condiciones adecuadas
• Controlar los medios de acceso a los depósitos e instalaciones
• Proteger del uso documental a través de equipamientos necesarios
• Mantenimiento y exigencia de estándares homologados de preservación
• Formación de un equipo técnico especializado
• Soportes de sustitución para mejor conservación de materiales degradados
• Tratamiento de los documentos dañados
• Ponderar el acceso a los documentos degradados

Fuente: http://mgd.redrta.org/directrices-plan-integrado-de-conservacion/mgd/2015-01-22/152108.html