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8 Pasos para elaborar El Plan Estratégico Archivístico.
Paso #1. Identifica las Falencias y Oportunidades de Mejora.
Para que el Plan Estratégico Archivístico sea lo más aterrizado a las
necesidades verdaderas de la empresa, es fundamental llevar a cabo un
Diagnóstico de Archivo.
Con El Diagnóstico Integral de Archivo, conocerás el estado actual archivístico de la empresa.
Algunas falencias comunes en las empresas y que se descubren mediante los Diagnósticos son:
- Carencia de Instrumentos Archivísticos.
- Falta de elaboración de Inventarios Documentales para la totalidad de los Archivos de Gestión.
- Poco espacio para el almacenamiento de los documentos.
- Falta de políticas claras para el manejo de los Documentos Electrónicos de Archivo.
Y son muchas más las falencias que podrías hallar en tu empresa.
Para ejecutar este paso, te recomiendo mi artículo sobre “Cómo elaborar un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos”.
¿Qué no se te puede quedar por fuera?
Cuando identifiques los aspectos críticos hallados con el
Diagnóstico, deberías relacionar a que riesgos se expone la empresa si
no hace algo por mitigarlos.
Paso #2. Establece la Misión del Área de Archivo o Gestión Documental.
Es muy importante para este Plan Estratégico Archivístico que
descubras y definas cual es el propósito o la razón de ser que tu área
tendrá por el término de 5 años.
Un ejemplo de una misión podría ser:
Garantizar la seguridad y conservación adecuada de la información de la empresa, mediante procesos de Gestión Documental que cumplan con los principios de oportunidad, eficacia, eficiencia y economía para facilitar el acceso a la información de todas las partes interesadas de la empresa.
La misión dará a entender tanto a tu equipo de trabajo como al resto
de la empresa, que tu área no improvisa, que las acciones las llevan a
cabo a raíz de una razón de ser.
Paso #3. Determina la Visión Archivística
La visión es una reflexión a futuro, es encontrar el lugar al que se desea llegar en por lo menos 3 a 5 años.
Es fundamental sustentar el Plan Estratégico Archivístico en un punto de llegada retador e inspirador.
Definir la visión, es pensar en el futuro deseado.
La Visión Archivística de la empresa, te dará criterios para tomar
las decisiones en el día a día que vayan encaminadas hacía tomar el
camino correcto que aporte a la empresa.
Un ejemplo de visión puede ser:
Contar con un Archivo Institucional técnicamente organizado y dotado con las herramientas necesarias para la gestión de los documentos, sin importar el soporte en el que se encuentren; implementando procesos de Gestión Documental y herramientas Archivísticas que permitirán la conservación, trazabilidad y recuperación de la información que sirva a los usuarios como base para la toma de decisiones.
Para este paso, te sugiero que reúnas el Comité de Archivo y definan la Visión Archivística de la empresa.
Paso #4. Elige los Objetivos Estratégicos Archivísticos.
Un objetivo es un logro determinado que se pretende alcanzar.
Estos son estratégicos, cuando brindan a la empresa una ventaja o una posición que marca la diferencia con respecto a otros.
Para que me comprendas mejor este paso, te presento 3 objetivos que podrían ser estratégicos:
- Implementar la Gestión Documental Electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable.
- Organizar el Fondo Acumulado Documental.
- Implementar el Sistema Integrado de Conservación Documental.
Los objetivos tú los defines a partir del contexto de la empresa.
Para este paso te recomiendo usar la metodología SMART para la elaboración de objetivos estratégicos.
Paso #5. Establece Metas para cada uno de los Objetivos Estratégicos.
Las metas son retos que te pondrás para alcanzar los objetivos.
Para cada objetivo puedes identificar más de una meta. Lo que más
vale, es que sean metas que con su cumplimiento estarás dando pasos que
te acerquen al logro del objetivo.
Un ejemplo para este paso podría ser:
Si has definido como objetivo estratégico: “Organizar el Fondo acumulado de la empresa de acuerdo a la política Archivística”.
Una meta sería: “Elaborar para el año 2019 la Tabla de Valoración Documental para la organización del Fondo Acumulado”
Como ves, si logras esta meta, estarías mas cerca de organizar el Fondo Acumulado, el cuál es el Objetivo Estratégico.
Ya sabes, puedes ponerle a cada objetivo, más de una meta.
Paso #6. Desarrolla estrategias para alcanzar las Metas y los Objetivos.
Como una Meta es un punto de llegada, entonces las estrategias son
las diferentes acciones que llevarás a cabo para cumplirla o lograrla.
Las estrategias deben ser bien analizadas y formuladas, porque éstas
te agilizarán el camino y te llevarán a cumplir con lo que esperas.
También todo lo contrario, una mala estrategia trae consigo perdida de tiempo y esfuerzos.
Continuando con los ejemplos, si tomas las meta del paso anterior de
Elaborar las Tablas de Valoración Documental, entonces la estrategia
puede ser:
- “Hacer capacitaciones al personal de la empresa en materia de archivística para el levantamiento del Inventario Documental Natural”
Lo importante de las estrategias, es que sean acciones que vayan encaminadas a la consecución de los resultados esperados.
Paso #7. Elabora los Planes y Proyectos encaminados a los Objetivos planteados.
Cada objetivo debe generar un plan o un proyecto, dependiendo del tamaño de este y las necesidades de la empresa.
Cualquiera sea el caso, ambos deben de tener mínimo estos datos:
- Objetivo del Plan o Proyecto: Debe ser el objetivo estratégico al que apunta.
- Alcance del Plan o Proyecto: Qué abarca, hasta donde influye el plan.
- Responsable: Quién o quiénes son los responsables del Plan.
- Actividades y tiempos: Cuáles son las actividades a ejecutar y cuánto tiempo se requiere.
| Actividad | Responsable | Fecha Inicio | Fecha Fin | Entregable | Meta relacionada | Observaciones | |
| 1 | Elaboración de las TVD | Jefe área de Archivo | Enero 2019 | Julio 2019 | Tablas de Valoración Documental | Elaborar para el 2019 las TVD. | Las TVD deben ser aprobadas antes de su aplicación. |
| 2 | Organización Fondo Acumulado | Jefe área de Archivo | Agosto 2019 | Marzo 2020 | Fondo Documental organizado | Aplicar el principio de procedencia y orden original a todos los documentos del fondo acumulado. | Los documentos se deben de organizar con base en las TVD debidamente aprobadas. |
Recuerda que la Planeación sin Control carece de sentido.
Si no mides lo que haces, no sabrás si lo estás consiguiendo o si lo que estás haciendo va hacia el logro de lo esperado.
Por esto es muy importante que definas Sistemas de Medición.
Además, como en todo plan y proyecto, también debes de asignar los recursos necesarios para llevarlos a cabo.
Estos recursos pueden ser económicos, tecnológicos, humanos, etc.
Paso #8. Define una Hoja de Ruta o de Control para el Plan Estratégico Archivístico.
Una Hoja de Ruta o de Control, es un instrumento que diseñas para dar
una priorización y asignar en el tiempo, el cumplimiento de cada uno de
los planes y proyectos que previamente has definido.
Esta hoja de control podría ser la que está en el Manual del PINAR
que elaboró el Archivo General de la Nación de Colombia, o bien, podrías
buscar un formato en Internet; en el fondo, todas cumplen con lo mismo y
presentan un formato similar.
Recomendaciones finales.
Una vez has culminado el Plan Estratégico Archivístico, preséntalo ante el Comité de Archivo para su aprobación.
Cuando hayas conseguido el aval por parte del Comité de Archivo,
debes de darlo a conocer a toda la empresa y empezar con su puesta en
marcha.
Define tiempos de seguimiento y control al Plan Estratégico
Archivístico. El fin es estar atento a cualquier situación que requiera
de tu atención y de tomar decisiones.
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