Conservación y Preservación de Archivos

Autor:

Y. P. Kathpalia

Director científico

Escuela de Estudios Archivísticos.

Archivos Nacionales de la India.

La conservación de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos. Como resultados de la utilización de técnicas y productos químicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservación preventiva, menos costosa que la única otra alternativa existente, la restauración. Se conocen diversas técnicas de higiene ambiental, de desacidificación preventiva, de protección contra incendios y restauración.

No podríamos utilizar los archivos que hoy poseemos si no se los hubiera cuidado adecuadamente a través de los siglos. En épocas remotas, la conservación de los archivos era la preocupación principal no solo de quienes lo custodiaban, sino de quienes lo producían. Se los inscribían sobre materiales durables, como pergaminos, vitelas, hojas de palmeras y corteza de abedul, tabletas de arcillas, piedras, hojas de cobre, papiro, tela, etc. Actualmente los archivos se confeccionan con materiales como papel, películas, cintas, impresos, cartas perforadas, etc. cuya durabilidad, en muchos casos, no es evidente, lo que plantea a los archivistas el problema de conservarlos en función de criterios científicos modernos. Como es sabido, durante las dos guerras mundiales, y posteriormente, se desarrollaron técnicas con ese propósito, las cuales se están volviendo anticuadas, en algunos países han emprendido investigaciones tendientes a desarrollar nuevas técnicas, que sean mas seguras.

En los años sesenta y setenta fueron muchos los países que accedieron a la independencia y, como tanto otros estados libres, tomaron conciencia de los que les pertenecían, reconociendo igualmente la importancia de la prevención de sus acervos documentales en función de criterios científicos modernos. Sin embargo carecen de pericia o experiencia, de información fácilmente abordable, y de personal adecuadamente formado o capacitado para cuidar de sus archivos. En consecuencia, se han dirigido a dos organizaciones internacionales, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) y al Organización de la Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), las cuales han respondido a ese pedido de ayuda en la medida de sus limitaciones presupuestarias. Las corporaciones profesionales de los países desarrollados han aportado también su contribución, acelerando el proceso de esa toma de conciencia.

La conservación de épocas remotas.

En los primeros períodos conocidos de la historia, se hacia sobre todo hincapié en el almacenamiento y la conservación de documentos. Se guardaron enrollados en el interior cajas cilíndricas de madera y marfil o bien se envolvían en telas de algodón o lino para resguardarlos de los insecto, del polvo y la humedad. Se los mantenía en lugares oscuros, para protegerlos de la acción de la luz y el calor. Se han extraído documentos de tumbas y pirámides y han sido descubiertos igualmente en cultos, como en templos e iglesias. Gran parte de ellos han sido descubierto en sitios subterráneos infectado de insectos y hongos. Las pirámides egipcias han proporcionado valiosas colecciones de documentos en buen estado de conservación. Parece haber contribuido a ello la temperatura moderada y la adecuada circulación del aire que existía en el interior de esos monumentos.

El el aceite de madera de cedro o de limonero han sido quizás los primeros repelentes contra los insectos utilizados antiguamente contra los insectos utilizados antiguamente para preservar los archivos de papiros. Otros insecticidas se utilizaron en función del material de los documentos, como el alcanfor, el aceite de clavo de olor y el clavo de olor, el aceite de eucalipto, el almizcle, etc. Ciertas hojas y flores se insertaban dentro de las páginas de los libros para protegerlos de los insectos.

Era una práctica muy difundida y que aun hoy no ha dejado de utilizarse a pesar de su nocividad potencial. El aceite de cedro y el alcanfor son insecticidas que se usan todavía.

La preservación de documentos no planteaba mayores problemas en las época que procedieron a la edad media, a causa sobre todo de los materiales que utilizaron, y del escaso numero de documentos. El pergamino y la vitela, materiales de uso común en aquellos tiempos, son muy durables. La invención de la imprenta y el incremento de la demanda del papel agudizaron el problema de la preservación de los archivos. Esa demanda, y la relativa escasez de pulpa consiguiente, dieron como resultado una disminución en la calidad de los procesos de fabricación de papel. Ese es el tipo de papel que plantea actualmente los mayores problemas de archivos, debido a la rapidez de su indice de deterioro. La contaminación, ese monstruo modernos, se agrega a la rápida y silenciosa destrucción de los materiales de archivo. Por esta razón se ha hecho forzoso recurrir a procedimientos y técnicas que permitan reducir al mínimo el deterioro causado por esos flagelos. Esas medidas son mas conocidas actualmente bajo la denominación de conservación preventiva.

Conservación preventiva.

Almacenamiento.

La ubicación de los archivos en un medio ambiente apropiado es una condición necesaria para preservarlos adecuadamente y científicamente. Ciertos archivos se hallan en edificios especialmente construidos para cumplir esa función. Otros, la mayoría, ocupan edificios que no le pertenecen y que han sido adaptados para funcionar como archivos. No obstante, las condiciones de almacenamiento están lejos de ajustarse a criterios científicos y puede que ni siquiera sean adecuadas en ese tipo de edificios.

Para superar este obstáculo, son muchos los archivos que proceden actualmente a la construcción de sus propios locales. Podemos esperar, por lo tanto, que muchos países procederán a construir lugares para almacenar sus archivos durante, digamos, los próximos 10 años. Australia, India (Utar Pradesh, Guyarat, Andhra Pradesh), Indonesia, Japón y el Reino Unido han construido recientemente edificios para archivos. Bélgica, India, Irán, Iraq, Kenya, Malasia, y Singapur, por nombrar solo algunos están entre los países que actualmente proyectan construirlos.

Algunos de los edificios recientemente construidos cuentas con instalaciones subterráneas de almacenamientos, sistemas que adoptaron en la época actual los países escandinavos y que parecen estar en auge en todo el mundo. Como protección contra el fuego, la humedad, se incorporan actualmente elementos como paneles de fibras de vidrio o de asbestos, puertas de acero y muros a prueba de fuego. Si bien su uso es deseable desde el punto de vista arquitectónico, los muros de vidrio constituyen un elemento perturbador, ya que no proporcionan ninguna protección contra el calor y la luz. Lo que es mas, algunos edificios recientemente construidos poseen instalaciones de agua corriente situadas sobre los cuartos de almacenamiento o adyacente a ellos.

De esta manera la humedad ha penetrado las paredes y cielos rasos, lo cual a parte de ser nocivos dificulta el control de la humedad en los edificios que poseen aire acondicionado. Por otra parte los baños se han transformado en criaderos de insectos que invaden libremente los cuartos de almacenamiento. 'Se puede citar varios casos d este tipo en los nuevos edificios, técnicamente incorrectos desde el punto de vista de la conservación. Baste con subrayar que los materiales que han de preverse en el diseño y la construcción de edificios para archivos con aire acondicionado, deberán proveer la mayor protección posible contra los insectos, los hongos y mohos, el calor, la luz, la humedad, el fuego, las corrientes magnéticas, los fenómenos atmosféricos y naturales, principales agentes de deterioros de los materiales de archivo. Tanto la CIA como la Unesco han publicado estudios que tratan de las normas y requisitos de los edificios de archivos modernos. Debería prestarse especial atención al coeficiente de superficie de pavimentos y a sus resistencia de carga por metro cuadrado, a la instalación eléctrica ( en especial su capacidad de acometida y sus posibilidades de expansión futura) y a todas las medidas tendientes a facilitar la construcción de un anexo o de una extensión del edificio, dado que los edificios de archivos no son fáciles de construir y que se les construye una vez cada tres o mas generaciones.

Las colecciones de archivos difieren en peso, tamaño y forma. Por lo tanto los anaqueles deben diseñarse especialmente en función de la índole, la forma, y el peso de los materiales. La mayor parte de los archivos conservan sus materiales en los anaqueles y armarios de acero par obtener una máxima protección contra el fuego y los insectos y humedad. Un método que sea adoptado universalmente para la conservación de documentos debe ser colocarlo en carpetas o cajas archivadoras hechas con cartones desacidificados antes de proceder a su almacenamientos en los anaqueles.

Medio ambiente.

Para garantizar la larga duración de los archivos es fundamental que se proporcionen condiciones de higiene ambiental en el área de almacenamiento, es decir, un adecuado control de las plagas biológicas, de la luz, de la temperatura, y de la humedad, de la contaminación atmosférica y del polvo.

Control de las plagas biológicas.

Los archivistas conocen los daños que las plagas biológicas infligen a los archivos y toman una medida para eliminarlas. Se usan vaporizadores insecticidas y repelentes, y también se toman otras precauciones para librar a las áreas de almacenamiento de esas plagas. Comúnmente,los vaporizadores contienen materiales como el piretro, mezclados con una solución de DDT, agregándose alcanfor, naftalina, o paradiclorobenceno, que actúan como repelentes. En particular se los usa en los países tropicales, donde igualmente se utilizan cientos hidrocarbonados clorados como la dieldrina y el dieldrez para combatir las termitas.

Ciertos archivos recurren a la fumigación para impedir la proliferación de los insectos. Con todo, solo unos pocos disponen de los medios que les permiten utilizar las fumigación al vacío con oxido de carbono gaseoso o con bromuro de metilo. Los archivos están adoptando cada vez mas esta ultima técnica y es de suponer que ello se debe al hecho su comparativa facilidad de empleo y costos menos elevado. En menor escala, casi todo los archivos de los países de habla inglesa, entre otros, utilizan la fumigación con paraclorobenceno. El formolaldehido se utiliza también con frecuencia, presumiblemente a causa de su acción fungicida complementaria. Se han usado otros productos químicos, como la fosfina, una mezcla de tetracloruro de carbono, y dicloruro de etileno; y el ácido cianhídrico, pero todos ellos son tóxicos para el hombre y solo se los puede utilizar con gran cuidado. El ortofenilfenol, el para cloro meta cresol. y el timol son fungicidas de uso universal. El ultimo es un excelente fungicida contra la diversas especies de hongos y mohos.

Nosotros hemos obtenidos resultados satisfactorios con documentos que expusimos, durante un breve periodo, a una temperatura de 65ºC en una cámara cerrada pudiendo así esterilizarlos de las plagas; de este modo se eliminan los insectos, sus larvas y crisálidas, sin que el papel muestre efectos visibles de deterioro, al menos en lo inmediato; actualmente están en curso estudios que certificaran los daños que puedan producirse en el papel almacenado durante cierto periodo. En el caso de que los resultados sean prometedores, este medio seria por lo tanto uno de los mas sencillos para eliminar las plagas de los documentos de archivo.

Como los materiales y provisiones de fumigación son costosos, serán necesarios que se pongan de acuerdo varias pequeñas instituciones. Es de desear por lo tanto que se disponga de un equipo de fumigación móvil que estas instituciones puedan alquilar. El problema de los insectos no se presentan muchos países de las regiones comparativamente mas frías del hemisferio norte y por lo tanto no existen allí equipos de fumigación. Por ejemplo en Bélgica, Finlandia, Países Bajos, Noruega, Portugal, Suiza, y 46 instituciones que se encuentran en su mayor parte en Francia, España y Reino Unido, los archivos carecen de equipos de fumigación.

Luz.

La iluminación natural de los edificios de archivos recientemente construidos están dadas por la estructura arquitectónica; se la control gracias a la utilización de ventanas venecianas, vidrios coloreados y cortinas. En el interior de los cuartos, la luz natural se difunde mejor por medio de pinturas que las reflejen. Actualmente es corriente que la luz artificial sea una luz difusa y que su intensidad puede variar en función de los diferentes locales. La mayoría de los archivos utiliza la luz fluorescente; en las áreas de almacenamiento se la enciende solamente cuando es necesario. Con todo, también se utilizan las lamparas de filamento. Especialmente en Italia, algunos edificios de archivos carecen de iluminación en las áreas de almacenamiento y la búsquedas de documentos se efectúan a la luz de linternas de manos eléctricas. Cuando se realicen exposiciones se deberá usar luz difusa y filtros que eliminen los rayos ultravioletas, por menor que la mayor parte de los archivos olvidan cuando se realizan exposiciones con fines publicitarios.

Temperatura y humedad.

El calor y la humedad son dos elementos que causan mayor numero de daños países tropicales y subtropicales. Este problema es menos agudo en países de las zonas frías y templadas. En numerosos archivos de la regiones tropicales se ha recurrido al aire acondicionado para controlar la acción adversa del calor, y de la luz, aunque desgraciadamente no se haga 24 hs. del día. La eficacia del aire acondicionado depende principalmente de que el sistema principalmente de que si el sistema funcione durante todo el año y durante todas las horas del día. Los requisitos de temperatura y humedad relativa que deben cumplir los equipos de aires acondicionado oscilan entre los 20oC y 2oC y entre 45 y 55% respectivamente. Con todo, no existe una uniformidad en lo que respecta a temperatura y a la humedad relativa. Por ejemplo, en la Bahamas la temperatura se mantiene a 18ºC y la humedad a 59%, mientras que en Canadá se prefiere utilizar una temperatura de 17 % y una humedad relativa del 50 a 55 %. Los archivos nacionales de Estados Unidos usan una temperatura que oscila entre 20 y 24º C y una humedad relativa de 46 a 54% . En Malasia y Singapur, la temperatura oscila entre 21 a 24º C, pero los valores de humedad relativa son mas altos: de 50 a 65 %. En Europa la temperatura varia de 14 a 21º C,,pero en general prefieren los valores bajos. La humedad relativa varia de 40 a 65 %. con una predominancia de esta ultima. en Dinamarca, la URSS y otras zonas de países septeptrional comparativamente mas fría,las personas sienten calor en temperaturas superiores a 10oC lo que disminuye su capacidad de trabajo.

En el caso de edificios que carezcan de aire acondicionado, en el trópico especialmente, las temperaturas de los locales de archivos podrán mantenerse dentro de valores razonables si se los ubica en el interior del edificio o se los rodea con galerías.

Las altas temperaturas estivales pueden ser rebajadas instalando ventiladores en las ventanas. Se pueden tomar medidas para facilitar la circulación del aire, ventiladores y ventiladores aspiradores que podrán contrarrestar el efecto de la gran humedad y evitar que se formen bolsas de aire estancado en la áreas de almacenamiento. Algunos archiveros han utilizado productos químicos como el gel de sílice para controlar la humedad, pero los humidificadores son mas eficaces. Son de uso en muchos países, pero, como en el caso del aire acondicionado solo tiene plena eficacia si funcionan 24 horas al día en todas las ocasiones en que la humedad relativa alcanza cuotas superiores o inferiores, al nivel deseado. Todos los archivos deben poseer equipos para medir la temperatura y la humedad relativa ambientes y llevar regularmente el registro de los valores obtenidos.

Contaminación atmosférica y polvo.

Los gases ácidos, como los óxidos de sulfuro, de nitrógeno y de carbono, constituyen la forma mas generalizada de contaminación. Provienen de la combustión de carbono, del petroleo, y de productos petrolíferos; estos gases acidifican los materiales de archivo, acelerando en consecuencia su deterioro. El polvo tiene propiedades higroscópicas, lo que redunda en un aumento de la humedad del material, acarreando la apariencia de mancha y otros daños. El polvo nuclear es uno de los nueve agentes de deterioro.

Por lo tanto es necesario tomar contra estos factores, haciendo pasar por un baño alcalino el aire que entra en el sistema de aire acondicionado, utilizando aspiradoras para la limpieza, colocando puertas y ventanas y herméticas y situando los archivos de las instalaciones nucleares.

INCENDIOS

Los archivos, en su casi totalidad, han tomado medidas de protección contra riesgos de incendio, alojando el sistema eléctrico en conductos especiales y colocando los conmutadores principales fuera de las áreas de almacenamiento. Muchos archivos han utilizado materiales a prueba de fuego y han distribuido el espacio de su área de almacenamiento en compartimientos separados y a prueba de incendios. En los edificios provistos de aire acondicionado se han instalado extinguidores automáticos en los conductos para combatir una eventual difusión de fuego. También se han tomado medidas por medio de la utilización de detectores de calor y de humo, con alarmas contra incendios. Los materiales que se utilizan comúnmente en la lucha contra el fuego son el gas dióxido de carbono y los halógenos. En algunos archivos, se complementan los equipos contra incendios con sistemas de aspersión de agua dotados de controles térmicos, bocas de incendio y mangueras. Sin embargo, la efectividad de éstos dependerá de que todo el personal de los archivos, sin excepción, sepa utilizar los extinguidores de gas para combatir los fuegos que se produzcan accidentalmente. Conjunta y paralelamente, todos los archivos modernos deben cumplir con ciertos requisitos esenciales como tener previstas salidas de emergencia para el personal y para la evacuación de los archivos de las áreas de almacenamiento, así como un medio de comunicación con parques de bomberos en los casos en que se deban extinguir incendios de gran magnitud.

LA DESACIDIFICACION COMO MEDIO DE CONSERVACIÓN.

La acidez es una de las causas principales del deterioro del papel; entre muchos factores que la producen, se encuentra la utilización de celulosa impura en el proceso de fabricación, de aprestos de resina alúmbrica y la existencia de residuos químicos consecutivos a una mala fabricación del papel, las condiciones ambientales, el uso de ligantes ácidos, etc. Es esencial que se conozca el grado de acidez de un documento, es decir, si es muy ácido, levemente ácido, neutro o alcalino. Todo archivo debe disponer de equipos y de personal para detectar la presencia de ácidos y eliminarlos. Por lo demás, cuando el material que se deba archivar se encuentra en buenas condiciones, no es aconsejable recurrir a técnicas costosas de desacidificación tratando cada hoja con soluciones neutralizadoras. Se puede recurrir a técnicas más sencillas, utilizando los equipos ya existentes, como los de fumigación, para efectuar una desacidificación con amoníaco. Esta técnica es sencilla, no desgasta materiales caros ni daña los documentos y, sin embargo, es de mucha ayuda para neutralizar la acidez de los documentos. Es poco probable que los documentos así tratados se vuelvan a acidificar rápidamente si se los conserva en un medio ambiente adecuado, es decir, en áreas de almacenamiento provistas de sistemas de aire acondicionado en los que el aire es atrapado previamente en un baño alcalino. Todo archivo debería equiparse de esta manera. En la conferencia de Cambridge de 1980, los investigadores alemanes presentaron un trabajo de gran interés sobre el tratamiento de los documentos con amoníaco a bajas temperaturas.

Si bien es cierto que materiales como la morfilina y el zinc dietileno se encuentran actualmente disponibles para realizar desadificaciones masivas, no existe seguramente sobre su uso en los archivos, por lo que no es aconsejable su utilización.

RESTAURACIÓN.

La existencia de muchas instituciones se encuentran en un estado avanzado de deterioro, no obstante, el porcentaje de documentos que es necesario restaurara varía de una institución a otra. Por lo general, entre el 15 y el 25 % de las existentes se encuentran en tales condiciones de fragilidad que su restauración es necesaria. En algunas instituciones la proporción llega al 50 %. Algunos archivos que conocemos personalmente ni siquiera han comenzado a restaurar, aunque piensan hacerlo en un futuro próximo. En contraste, hay archivos que ya han instalado equipos de reparación pero carecen de los fondos y personal capacitado necesario. Sin duda, los equipos disponibles son insuficientes, y es muy necesario proceder a una evaluación del deterioro y a una restauración rápida de los documentos.

No es nuestra intención divulgar aquí la totalidad de las diversas técnicas de restauración actualmente en uso. Basta decir que los métodos que han soportado la prueba del tiempo son los métodos tradicionales; los más conocidos actualmente son la técnica florentina y el proceso de laminación de solventes. Cada servicio de archivo debería disponer de un personal formado en estas técnicas de restauración. De hecho, en los países en desarrollo, los archivos deben recurrir solamente a este tipo de procesos, puede estudiar la posibilidad de mecanizarse, pero no sólo después de haber obtenido experiencia y habilidad suficientes sin haber adquirido los fondos necesarios.

El laminado a máquina es el método más aconsejable de restauración de periódicos que se conservan en archivos. Se trata, no obstante, de algo muy costoso, y la falta de fondos, más las dudas expresadas por la Biblioteca del Congreso (Estados Unidos de América), que sin embargo, son improcedentes, pueden retardar su adopción. Hasta que esto suceda, la técnica florentina, o el laminado con disolventes, seguirán siendo técnicas adecuadas.

La paginadora es una máquina que, una vez normalizada su fabricación, se convertirá forzosamente en una parte integrante de los equipos. Ya se utiliza muy abundantemente en algunos archivos de envergadura que se encuentran sobre todo en Europa y en los Estados Unidos de América. Aunque costosa, esta máquina debería preferirse al laminador en aquellos casos en que una mecanización de la restauración sea necesaria.

PERSONAL.

Disponer de personal calificado o formado técnicamente es de fundamental importancia para llevar a cabo los trabajos de conservación y restauración. Su número, sin ser muy elevado, deberá bastar para cubrir los requisitos inmediatos. Deberán ser capaces de determinar la acidez y de manejar los equipos de conservación y restauración. El personal no deberá dejarse tentar por las técnicas supuestamente rápidas y por los materiales dudosos, porque un documento sufre más daños cuando se utilizan otros materiales que cuando se lo deja sin tratar. Lo anterior se amplía principalmente a los nuevos materiales de archivo, tales como tarjetas perforadas, impresos, cintas magnetofónicas, cintas videomagnetofónicas, películas, etc. El peritaje de estos materiales se encuentra todavía en un estado embrionario.

FORMACIÓN.

Actualmente existe una aguda escasez de personal capacitado en los países en desarrollo, dado que, en su mayoría, ha adquirido sus aptitudes trabajando en sus respectivos archivos, aprendiendo de sus errores o bien en el curso de visitas al extranjero en los archivos de los países desarrollados, esta situación, no obstante, está cambiando lentamente por el hecho de que las instituciones que se han instalado o que están siendo instaladas con la ayuda del CIA y de la UNESCO ofrecen cada vez más facilidades de formación a los archivos de los países en desarrollo.

Con todo, se tiene la impresión general de que los técnicos deben disponer hoy de una formación que no abarque solamente los aspectos prácticos de su trabajo, sino que les haga disponer igualmente de su conocimiento básico de las ciencias, especialmente la química, y de los materiales y técnicas que se utilizan en los procesos de conservación y restauración. Gradualmente comienza a disponerse de personas que tienen este conocimiento científico básico. Esperamos que cada vez existan más personas calificadas que abrazarán la profesión de conservador de archivos, porque la conservación es un aspecto importante de la archivística, en la misma medida que la administración en los archivos de su organización. De hecho, tenemos que esas tres facetas, las principales de la profesión, son interdependientes.

CONCLUSIÓN.

La mayoría de los archivos que han respondido a las diversas encuestas parece tener una disposición favorable en lo que respecta a la instalación de la conservación preventiva. Sin embargo, este no es el caso de los archivos establecidos recientemente o que están actualmente en curso de instalar servicios, lo cual se debe probablemente a la falta de personal calificado y de medios de información sobre este particular. Con todo, existe una clara conciencia de la necesidad de tomar medidas de conservación, puesto que la única alternativa, la restauración, incluso en algunos países desarrollados, excede los medios financieros de los servicios archivísticos, en razón de los altos costos de la enorme cantidad de documentos que se encuentran en espera de ser restaurados.

La conservación preventiva puede parecer costosa, pero es de una importancia fundamental.

Incluso cuando se utilizan dispositivos modernos, representa sólo un 10 % del costo de la otra alternativa, la restauración.

Fuente: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=184