Para Mariano García Ruipérez, en “Legajos. Cuadernos de investigación archivística y gestión documental”, el documento de archivo podría ser definido como el “testimonio de funciones y actividades humanas, recogido en un soporte perdurable, expresado en lenguaje natural o codificado y que por su finalidad no forma parte del patrimonio bibliográfico o artístico”. El documento de archivo ha sido definido ampliamente tanto en la normativa española como en las aportaciones teóricas realizadas por los profesionales en las últimas décadas. No podemos afirmar lo mismo en cuanto al concepto de “tipología documental”.
Para poder distinguir el concepto de tipología documental hay que tener clara la división entre caracteres externos e internos de los documentos. Diferentes aportaciones teóricas nos hablan de ello. En la obra de T. Schellenberg, “Técnicas descriptivas de Archivos” (Córdoba, 1961), se refiere ampliamente al tipo como el primer “carácter físico que debe tenerse en cuenta en la descripción de documentos”. Forma parte del documento, y su identificación permite constituir las series y realizar una adecuada descripción. El concepto de serie según la norma ISAD la define como “Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.
Los caracteres externos por tanto hacen referencia a la estructura física del documento y son: clase y tipo documental, formato, forma y cantidad. Los archiveros municipales madrileños definen “tipo documental” como la “expresión de las diferentes actuaciones de la Administración reflejadas en un determinado soporte y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno, que determinan su contenido”.
En un entorno empresarial, los objetivos del archivo de empresa y los procesos documentales asociados pasan por convertirse en una Unidad de información esencial para la estructura orgánica de la misma. Ello supone el control y dominio del flujo informativo en relación directa con la toma de decisiones de la empresa. El acceso a dicha información estará condicionado por el modo en que éstos hayan sido organizados.
La función del archivo integrado en el sistema-empresa es básicamente la misma que la de cualquier otro tipo de archivo: contribuir al buen funcionamiento de la empresa y a la consecución de sus objetivos, seleccionando, tratando, recuperando y difundiendo los documentos generados en el transcurso de sus actividades y por tanto fiel reflejo de la estructura de la misma.
Tipos Documentales
Diferenciar primero los archivos de empresa de aquellos otros específicos de las Administraciones Públicas. El usuario ciudadano en la Administración Pública es un cliente interno y externo en la actividad empresarial. La información se convierte en un recurso táctico y estratégico en la empresa (Cornellá, 1994) y es convertida en un factor de valor generador de valor añadido para cualquier empresa dispuesta a gestionar convenientemente sus recursos.
Para Carlos Zorinho (1991) una empresa es una unidad social que combina medios técnicos, humanos y financieros de una forma organizada, buscando producir un cierto número de bienes y servicios y conseguir determinados objetivos.
Las empresas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos puedan ser localizados y accesibles.
La mayoría de los archivos de empresa son administrativos. Hay algunos intermedios y muy pocos históricos.
Los documentos empresariales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Por tanto hablamos de tipología en cuanto nos encontramos con diferentes formas documentales, entre ella la contabilidad de la empresa que por su valor administrativo, legal, operativo y fiscal no pierde vigencia.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia:
• En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
• Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
• Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
• Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
En una empresa moderna los documentos básicos son:
1) Gobierno.
a) Escrituras de constitución.
b) Libro de actas.
c) Memorias.
d) Consejo de Administración
2) Administración.
a) Correspondencia.
b) Expedientes de personal.
c) Higiene en el trabajo y prevención.
d) Documentación sindical
e) Libros de registro de entrada y salida
3) Producción y comercialización.
a) Patentes.
b) Expedientes de producción
c) Carteras de clientes.
d) Registros de pedidos.
e) Inventario de existencias.
f) Correspondencia (reclamaciones, quejas, sugerencias, boletines)
4) Contabilidad.
a) Libros de cuentas.
b) Recibos.
c) Balances e inventarios.
d) manuales y procedimientos de control de calidad.
Entre los diferentes tipos de documentos que se generan podemos encontrar:
-Nota de pedido o de compra: Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
-Nota de ventas: documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
-Remito: Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos.
-Factura: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
-Nota de débito: comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
-Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
-Cheque: orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
-Pagaré: documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
-Recibos: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
-Expediente: Consta de una instancia dirigida al registro de la propiedad industrial
Identificación y clasificación de las series documentales.
Hay que crear cinco cuadros de clasificación. Para identificar las series hay que utilizar las normas que obligan a la empresa a dar cuenta de sus actividades como:
1) Registro mercantil, Instalación y Norma. Asegura la existencia de la empresa. Tiene:
a) Certificación de inscripción.
b) Escrituras notariales.
c) Libros de contabilidad.
d) Inventarios.
e) Libros de actas.
f) Títulos de acciones.
2) Hacienda.
a) Autonómica.
b) Estatal.
c) Impuesto de transmisión patrimonial.
d) Código de identificación fiscal.
e) Altas y liquidaciones del Impuesto de Actividades Económicas.
3) Ayuntamientos.
a) Licencias de obras.
b) Licencias de apertura.
c) Licencias de instalación.
d) Licencias para rótulos y publicidad.
e) Tasas.
4) Trabajo.
a) Inscripción de la empresa.
b) Inscripción de los empleados.
c) Altas de los empleados.
d) Registros de los trabajadores.
e) Visitas de inspección.
f) Calendario laboral.
g) Contratos y expedientes personales.
5) Industria.
a) Títulos de calificación.
b) Patentes
JAVIER SAIZ, Fco Javier. 2013. Universidad carlos III. Madrid.
BIBLIOGRAFÍA.
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-LOPEZ NOVELLE, Laura, (2012) ARCHIVOS DE EMPRESA NOCIONES BÁSICAS SOBRE HISTORIA, CONTENIDO Y GESTIÓN
Fuente:https://archivoempresa.wordpress.com/javier-saiz-fco-javier-los-principales-tipos-documentales-que-nos-podemos-encontrar-en-una-empresa-2013-universidad-carlos-iii-madrid/
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