Objetivos de la digitalización de documentos

by archivosagil on 16:22:00 in Digitalización

La digitalización documental es una necesidad en sectores donde la acumulación de documentación en papel dificulta la gestión y archivo.

Son cada vez más las empresas que optan por la digitalización de documentos. Algo propio de un tiempo en el que la revolución de las nuevas tecnologías, marca un antes y un después en la forma de trabajar y archivar información.

Digitalizar no es más que transformar documentos escritos a formato digital . Ello facilita el acceso y la organización de la información.

Las empresas que ya han implantado esta técnica en su forma de trabajar y digitalizar archivos que tenían en papel, lo hacen en busca de unos objetivos como:

Mejorar el acceso a la información, siendo esta posible desde cualquier lugar, tanto para sus empleados como para sus clientes.
Poder asumir la atención a un mayor número de clientes, generando así un incremento en los beneficios.
Ampliar la capacidad de contabilizar y controlar las gestiones realizadas.
Facilitar la posibilidad de establecer estudios internos dentro de la propia empresa.
Poder conocer mejor a sus clientes. Tipos de cliente, frecuencias de consumo o utilización de servicios.
Aumentar la seguridad y el control de informes, documentos y demás datos de interés.
Reducir tanto los espacios físicos dedicados a archivos, como el tiempo que los trabajadores dedicaban a organizar esa tarea.
Reducir el uso de papel traerá consigo un ahorro económico.
Reducir de gasto en impresión y fotocopias.
Especializar a sus trabajadores que podrán asumir mayor volumen de trabajo, por ser este más accesible y rápido. Obteniendo así, una mayor productividad.
Conseguir agilizar todo tipo de trámites y gestiones, mediante el acceso de forma rápida a todo tipo de información.
Localizar más fácilmente progresos y errores realizados. Valoraciones internas y externas con mayor facilidad y fiabilidad.
Ser más competitivas y modernas, preparadas para el futuro.
Sobrevivir, mantenerse y crecer en el mercado actual. Sin ver mermada su calidad y cercanía con el cliente.
Inmediatez y eficacia en tiempo son el resultado directo de ladigitalización de documentos.
Mantener y recuperar documentos que de no ser digitalizados, acabarían deteriorados.
Establecer posibilidades de gran difusión de información, cooperación y colaboración desde las diferentes sedes de una misma empresa.
Autoevaluar e inventariar los resultados anuales fácilmente.