El Cuadro de Clasificación Documental de la Universidad del País Vasco
El Cuadro de Clasificación recoge todas las Series Documentales normalizadas a partir de las cuales se deberá clasificar la documentación generada por las distintas Unidades Administrativas de la Universidad.
El parámetro clasificador que se tiene en cuenta a la hora de diseñar una Serie Documental es su pertenencia a una línea de actividad concreta a desarrollar y que, como consecuencia da lugar a documentos que por su tipología o asunto, se repiten en el tiempo.
Cada una de las Unidades Administrativas de la Universidad genera, como consecuencia de su actividad, series documentales que se recogen en el correspondiente Cuadro de Clasificación Documental, que en nuestro caso tiene un carácter orgánico-funcional. Así mismo, podemos encontrarnos con series denominadas comunes por agrupar documentación similar que se origina en varias Unidades y que se recogen en los apartados:
A cada Serie se le asignan unas instrucciones de archivo concretas (Plazos de transferencia, expurgo, criterios de ordenación, documentos a integrar, etc.).
Las Unidades Administrativas podrán proponer las modificaciones que consideren oportunas en el Cuadro de Clasificación, estas serán estudiadas para su aprobación por la Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la Universidad.
Ejemplos de series documentales son:
Todas ellas responden a actividades propias de cada una de las Unidades Administrativas.
Transferencias de documentación al Archivo Central: Normas técnicas
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos ingresan en el Archivo Central a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.
El objetivo final de la transferencia es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquéllos que no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado.
A la hora de realizar una transferencia al Archivo, se respetarán las siguientes normas:
- Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que generan hasta el final de su tramitación. Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por sus productores durante un período mínimo de 2 años. En el caso de documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 años preceptivos.
- Antes de enviar la documentación debe ser organizada, para lo cual puede pedir ayuda al Archivo.
- Se debe diferenciar entre la documentación que una Sección/Unidad produce y la documentación de apoyo como boletines oficiales, publicaciones periódicas o fotocopias de éstos. Esta documentación no es generada por la Sección y no debe, en consecuencia, ser enviada al Archivo Central.
- Las transferencias se harán periódicamente, a lo largo del año, según el calendario que se establezca. Excepcionalmente podrá transferirse documentación previo acuerdo con el Archivo.
- Los encargados de preparar la documentación para remitirla al Archivo serán los Jefes de Negociado correspondientes, ayudados en su caso, por los auxiliares administrativos que se asignen. En ningún caso dicho trabajo se encomendará a personas que no conozcan la documentación. La responsabilidad corresponde al Jefe de Sección/Unidad, que deberá supervisar dicha transferencia.
- La documentación se remitirá desprovista de plástico, gomas elásticas, grapas, clips metálicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservación del documento. En su lugar se emplearán carpetas y subcarpetas normalizadas.
- La documentación se remitirá siempre acompañada del formulario de transferencia debidamente cumplimentado.
- Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estén muy deterioradas, deberán ser sustituidas por otras nuevas.
- La documentación deberá remitirse al Archivo introducida en cajas archivadoras de cartón de archivo definitivo, que a dichos efectos serán suministradas por el Archivo, optándose por el tamaño adecuado. (*)
- Las cajas deben numerarse a lápiz de forma correlativa de modo que su número coincida con el que figure en el impreso facilitado por el Archivo.
- Antes de entregar la transferencia, la Sección/Unidad se pondrá en contacto con el Archivo para determinar las fechas.
- Una vez comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo reseñado en la relación de entrega y la documentación enviada, se procederá a su catalogación y se devolverá a la Sección/Unidad remitente un inventario definitivo. En el supuesto de que lo relacionado en el formulario de transferencias no coincida el contenido de la hoja inventario con la documentación remitida, ambas serán objeto de devolución.
- En el inventario que el Archivo envíe a la Sección/Unidad se indicará la signatura topográfica. Esta signatura habrá de utilizarse como referencia siempre que se solicite un préstamo o consulta. Dicho inventario debe ser guardado por la Sección/Unidad y deberá ser conocida su existencia por todo el personal adscrito a la misma.
(*) En la caja de Archivo se consignará los siguientes datos:
Préstamo
La difusión de la información, junto con la conservación, son los objetivos de todo archivo. Se prestará la documentación que las oficinas productoras soliciten, siempre que haya transcurrido un tiempo mínimo, desde su transferencia al archivo, que haya permitido su integración en el conjunto documental.Cuando una unidad administrativa necesite un expediente, habrá de hacer la solicitud por escrito haciendo constar en el formulario de préstamo los datos fundamentales para su identificación. Para ello es importante que la oficina remitente tenga siempre a mano las relaciones de entrega firmadas y selladas por el Archivo. Sólo se prestarán documentos a la unidad que los haya generado. El préstamo será de la caja de Archivo completa que contenga el expediente. En el caso de que una unidad solicitara documentos originados por otra, el préstamo se haría a la unidad generadora, quien decidiría a su vez si procede o no el préstamo.Desde el Archivo se facilitarán los formularios de préstamo, que constan de un original y una copia. La copia se entregará a la unidad solicitante junto con la documentación, mientras que el original quedará en el Archivo dentro de la carpeta de préstamos pendientes. A principio de cada año se reclamará por escrito la devolución de las cajas de archivo a aquellas oficinas que aún no hayan devuelto la documentación solicitada.En cuanto a la posibilidad de consulta de documentación por parte de solicitantes que no pertenezcan a la Universidad se tendrá en cuenta lo que se disponga en la normativa que se desarrollará más adelante.El Archivo respetará siempre lo dispuesto sobre el derecho de acceso a Archivos y Registros en la Constitución Española, en la Ley de procedimiento Administrativo, en la Ley de Secretos Oficiales y en la legislación autonómica.
Fuente:http://www.ehu.eus/es/web/idazkaritza-nagusia/kudeatzeko-artxibo-edo-bulegoko-artxiboari-buruzko-eskuliburua
No hay comentarios:
Publicar un comentario