Manual de archivo de gestión o archivo de oficina

Introducción

Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de sus órganos de Gobierno y Administración, así como por sus Órganos de Representación, Departamentos, Facultades, Escuelas e Institutos Universitarios en el desempeño de sus funciones. Así mismo, se considerarán parte de su Patrimonio Documental todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

Se considera documento de Archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliográfico.

Los documentos pasan por diferentes etapas desde que son creados para la gestión administrativa: el inicial es el momento en el que más se utilizan para la tramitación y resolución de los asunto diarios. Una vez concluida su tramitación, la frecuencia de consulta disminuye pero deben conservarse porque todavía está vigente su valor administrativo y cualquier actuación posterior puede hacer que de nuevo vuelvan a la primera fase. Esta segunda fase se conoce como semiactiva. Por último, una vez prescrito el valor administrativo, en los documentos pueden aflorar otros valores que planteen la necesidad de su conservación permanente, en esta caso pasan a la fase semiactiva.

Las edades de los documentos se corresponden con diferentes tipos de archivo. En su fase activa la documentación se conserva en los archivos de gestión o de oficina.

Las distintas oficinas de la Universidad tramitan documentos producto de su actividad que originan series documentales claras cuando los procedimientos están muy normalizados,  bien por la legislación o por la normativa propia.

Criterios para la organización de archivos de gestión

De cara a una buena organización del archivo gestión hay que diferenciar entre documentos propiamente de archivo y  documentos de apoyo informativo. Tanto unos como otros se organizan en el archivo de oficina, pero con una finalidad diferente, los primeros para su conservación y los segundos para su eliminación una vez  que hayan perdido el valor informativo para el que se crearon.

1. Documentos de archivo.

   Sus características son:
   • Son conjuntos orgánicos de documentos, que responden a la actividad de la oficina productora. El documento de archivo está relacionado con los que le preceden y los que le siguen, tiene carácter seriado.
   • Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la resolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
   • Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus fines.
   • Son portadores de derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos.
   • Son fuente primaria de información.
   • Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal, jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
   • Pasados los plazos establecidos deberán ser transferidos al Archivo General.
   • Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.

   1. Tipología de documentos administrativos:

      Decisiones: Aquellos documentos que contienen un declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. Jurídicamente se dividen en acuerdo y resolución, diferenciándose ambos en un pequeño matiz relativo al estado del procedimiento: mientras que el acuerdo recoge decisiones adoptadas por órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con carácter previo a la resolución del mismo, la resolución recoge las decisiones adoptadas por el órgano competente que ponen fin a un procedimiento.
      Documentos administrativos de transmisión: Son los que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. Los documentos de transmisión se pueden reducir a tres tipos básicos: el oficio, la nota y la carta. El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes administraciones públicas, a diferentes entidades o departamentos y, dentro de éstos, a diferentes órganos superiores. La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o entidad. La carta se utiliza para comunicaciones de tipo personal y de contenido general, que no estén relacionadas directamente con la gestión habitual o con la tramitación de un procedimiento.
      Documentos administrativos de constancia: Son aquellos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. Son de tres tipos: actas, certificados y certificaciones de actos presuntos. Acta es el documento acreditativo de hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Certificado es aquel documento que acredita actos o situaciones de carácter administrativo, cuyo destinatario es una persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en el marco de relaciones jurídicas privadas. Certificación de actos presuntos es el documento que acredita la existencia y los efectos de un acto presunto y se emite por el órgano competente para la adopción del acto expreso.

   2. Agrupaciones documentales que podemos encontrar en un archivo de oficina:

      Expedientes (Unidad documental compuesta): Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de laserie.
      Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.
      Libros de registro: Reunión de documentos que no tienen relación uno con otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control.
      Carpetas de asuntos: No se inscriben en ninguna fase de tramitación, salvo la más simple, bajo la forma "solicitud-respuesta". Puede definirse como un expediente breve si entendemos que cualquier solicitud dirigida a un órgano de la Administración inicia un expediente.

2. Documento de apoyo informativo.

   Son aquellos documentos que sirven ayuda a la gestión administrativa.
   Responden a las siguientes características:
   • Son ejemplares múltiples.
   • Informan de un asunto concreto.
   • Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de la toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones, etc.
   • Su valor es meramente informativo y a corto plazo.
   • No testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su Patrimonio Documental, por lo tanto, no se transferirán al Archivo General y se destruirán en la propia oficina.

3. Organización de archivos de gestión.

   • En el archivo de gestión se conservarán los documentos generados o recibidos por la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, mientras dure la tramitación de los asuntos.
   • Es fundamental separar la documentación de archivode la de apoyo informativo.
   • La organización de los archivos de gestión debe basarse en el Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la Universidad.
   • La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series correspondientes a cada Unidad Administrativa.
   • La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de manera que quede en evidencia el desarrollo de los distintos trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
   • Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
   • Una vez finalizada su tramitación y de acuerdo con el calendario establecido al respecto se procederá al envío de aquella documentación cuyo plazo de conservación  no haya finalizado  a los depósitos del Archivo General.
   • La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Para ello se utilizará una máquina destructora. En caso de duda se consultará al Archivo General.
   
   
   Fuente: http://www.ehu.eus/es/web/idazkaritza-nagusia/kudeatzeko-artxibo-edo-bulegoko-artxiboari-buruzko-eskuliburua