La digitalización de documentos es el proceso por el que un documento en soporte papel se transforma en un documento en un soporte lógico, accesible desde un ordenador. Para la conversión se utiliza el escaneo de documentos y su transformación en información digitalizada, ya sea en modo gráfico o en modo texto.
Las principales ventajas de la digitalización de documentos son:
- Reducción del espacio físico que ocupan.
- Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.
- No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos, ahorrando tiempo y búsquedas.
- Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias físicas.
- Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.
- Si se digitaliza en modo texto nos ahorra el tecleo de la información contenida en el documento, pudiendo incluso exportarse a un programa externo.
- Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de los originales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.
- No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen más dinámica y ordenada de la empresa.
- Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.
El escanear documentos es una tarea que solo es necesario realizar una vez, quedando en ese momento disponible una imagen del documento. Tras el escaneo de documentos se le asigna un nombre de archivo y unos datos sobre el tipo de contenido, que pueden asignarse de forma manual o automática a partir de información contenida en ciertas áreas del documento.
Como segundo paso opcional, tras escanear documentos se pueden pasar por unproceso OCR, que transforma el documento escaneado a texto plano, que se asocia al fichero del documento, pudiendo usarse entonces o bien la imagen o bien el texto indiferentemente.
Existen también la posibilidad de que tras el escaneo de documentos se pueda aportar información a un programa con esos datos, por ejemplo se puede escanear una factura de compra, importándose directamente en el programa de gestión empresarial que se utilice, sin necesidad de teclear esos datos. La AEAT proporciona una normativa que permite la digitalización de documentos certificada, mediante este proceso se garantiza la copia fiel e inalterable del original tras el escaneo, por lo que tras escanear los documentos pueden ser destruidos, ahorrando la necesidad de conservarlos varios años. La tarea de escanear documentos puede ser realizada de forma interna o externa, dependiendo del volumen de documentos a escanear, la complejidad de los mismos, y su nivel de confidencialidad.
Fuente: http://www.anobium.es/ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos?cat=0
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