Clasificación y ordenación de los documentos

Organización y crecimiento

Herramientas para una eficaz gestión documental (II)

1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

• La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
  a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
  b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
  Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
• La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
• La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta atomización en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes apartados:

• Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia asesoría.
• Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si bien es cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de dirección de implantar un sistema de gestión documental que va más allá de la estricta acción archivística, en tanto que precisa la integración de los sistemas informáticos, la introducción de nuevos procedimientos de organización y métodos de trabajo y la capacidad del personal para adoptar una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son las siguientes:

• Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema (calendario de conservación, inventario).
• Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de oficina.
• Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los clientes y de la propia asesoría.
• Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su consulta.
• Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se trata de un sistema único y uniforme.
• No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un cambio organizativo o la incorporación de nuevo personal.
• Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación uniforme ha de superar una serie de limitaciones:

• Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de la asesoría.
• Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia, profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.
• Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de negocio.
• Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema de clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.
• Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada (procedimientos administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas…).

Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por materias):

• La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
• La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.
• La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.
• La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
• La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.

Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para cada tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el que mejor se adapte al objeto de la ordenación.

La instalación física

La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia al polvo, la luz, etc.

Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación de cada expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por eso, antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber que lugar ocupa físicamente en el archivo y para ello se le otorga un código que hace referencia a la caja que lo contiene y a su orden dentro de ella.

La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:

• El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste en reconstruir la estructura del cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando espacio para el ulterior crecimiento de las series documentales. Las cajas archivadoras ostentan en su lomo una signatura topográfica para su ubicación y posterior localización que reproduce los códigos del cuadro de clasificación que corresponden a cada serie documental. Es el sistema empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias se reproduce en la disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura que representa la materia de un libro también indica su ubicación física.
  Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte, entraña múltiples dificultades la incorporación de nuevas series documentales al cuadro de clasificación por cuanto implica reordenar el depósito de archivo.
• Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el uno en adelante. Este sistema establece una clara disociación entre la clasificación de los documentos y su emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las cajas se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solución consiste en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las signaturas topográficas que han quedado desocupadas.
  Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoría de cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un inventario permanentemente actualizado; de lo contrario, las búsquedas documentales resultan infructuosas.
• Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificación y un sistema de numeración basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un código correlativo que va a servir para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de éstas, se van a clasificar siguiendo el cuadro de clasificación y se van a ordenar empleando el método de ordenación que se haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le prestan.
  Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un expediente se puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentación fiscal, al guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar, siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor fiscal.
  Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel puede tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos o ficheros electrónicos.

2. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Archivo de los documentos informáticos

• Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la carpeta correspondiente, que contendrá todos los ficheros de trabajo que genere la tramitación del asunto.
  Para ello se seguirán los siguientes pasos:
  a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del servidor: unidad H:, carpeta “Clientes”
  b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al área de trabajo:
  – Auditoría
  – Contable
  – Fiscal
  – Laboral
  – Mercantil y civil
  c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra que se denominará con el código de expediente. El código de expediente se confecciona del siguiente modo:
  (i) El número correlativo del expediente dentro del período anual seguido de las dos últimas cifras del año en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
  (ii) Código de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una auditoría de cuentas anual).
  Así, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de auditoría de cuentas anual del Club de Equitación Alcor, al que corresponde el número de expediente 243/00, estarán ubicados en la ruta de acceso
  H:\Clientes\Club de Equitación Alcor\Auditoría\243-00-AUCA
  Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estén clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
  1. El cliente para el que se está trabajando.
  2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
  3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
• Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las áreas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.
• Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos Inventario, en la cual se vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la carpeta específica que le corresponda en el disco duro.
• Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–) recibirán un nombre que represente sin ambigüedad su contenido: a) Dictamen
  b) Recurso
  c) Liquidación
  d) Estudio
  e) Informe
  Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
  _notas
  _borrador
  _definitivo
• Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente a área de trabajo, indicando el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en plantillas de Excel (.xlt).

Descripción de los documentos: el inventario

La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar información. Los archivos existen por la necesidad de obtener información precisa para distintas finalidades; la función básica del inventario en cuanto instrumento de descripción consiste en garantizar un acceso lo más rápido y eficiente posible a los documentos archivados.

El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata de un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es decir, identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con el propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta específica. Ante la necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el Registro Mercantil?”, “¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área laboral?”). Asimismo ha de reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al que hace referencia– y su localización física en el archivo.

Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la base de datos localizará los registros que respondan a una consulta determinada buscando la información por un solo campo o cruzando la información de diferentes campos.

Inventario: campos de la base de datos

– Número de expediente – Estado (en curso/cerrado) – Código del cliente – Nombre o razón social del cliente – Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal, laboral…) – Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación – Procedimiento o asunto – Organismo (en que se tramita) – Fecha de inicio – Fecha de finalización – Signatura tipográfica – Notas u observaciones – Autor (responsable de la tramitación)

En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona como un sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos que tienen como misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos posteriormente. En este sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas, traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación automática por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, búsquedas a partir de un término o de varios relacionados, elaboración de listados, etc.

Autor: Ana Virginia Navarro Araya

Fuente: https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05/clasificacion-y-ordenacion-de-los-documentos/