Archivar es quizá una de las tareas que menos agrada en las empresas, pero es inevitable, en algún momento nuestra oficina se ve inundada por papeles y más papeles y se complica el trabajo pues nunca podemos encontrar aquel documento que tanto necesitamos.
A nivel personal sucede exactamente lo mismo. Nosotros generamos y recibimos documentos día a día durante toda nuestra vida, muchos de estos son importantes y se deben conservar por largos períodos de tiempo, mientras que otros carecen de importancia y no es necesaria su conservación. Estos sencillos tips te ayudarán a que lleves un archivo personal y familiar organizado.
Nunca se sabe en qué momento requieres un documento con suma urgencia y que mejor que encontrarlo fácilmente y en adecuadas condiciones de conservación.
1. Dedicar tiempo: Si nunca has organizado tu archivo personal o familiar debes tener en cuenta que esta tarea te llevará un buen tiempo. Hazlo divertido, si tienes hijos involúcralos en esta actividad, verás que ellos lo encontrarán divertido y te ayudarán.
2. Separar y eliminar: Seguro que en tu archivo se encuentra toda clase de documentos. Desde el diploma de asistencia a un seminario, hasta un recibo de cualquier servicio público y folletos con publicidad sobre productos y servicios.
Separa la documentación relevante de la que no lo es, permitirá que decidas más fácilmente qué información eliminar. Una vez tengas separada la información relevante de la que no, elimina la última. Esto te permitirá tener un paquete más reducido de documentos y lo cual es mucho más manejable al momento de archivar.
3. Clasifica: Identifica temas clave sobre los cuales te guiarás para archivar los documentos por paquetes o carpetas. Por ejemplo: Los servicios públicos serán una carpeta, pero dentro de la misma tendrás pestañas por cada tipo de servicio público (luz, agua, teléfono, otros). Igual con información académica, documentos legales, documentos del vehículo, documentos de créditos y todos los demás que generes o recibas.
Muchos de estos documentos no es necesario conservarlos toda la vida. Por ejemplo los recibos de pagos de un crédito, una vez tengas el paz y salvo del crédito podrías eliminar todos los comprobantes y conservar únicamente el paz y salvo. Identifica los otros documentos que no serían objeto de conservación permanente. Ten cuidado con la información legal (contratos, escrituras de la casa, otros) estos es mejor que los conserves muy bien.
4. Organiza: Ya tienes carpetas donde separas documentos de acuerdo a sus temáticas. Ahora clasifica los documentos de acuerdo a su fecha. Esto permitirá tener una cronología de los hechos que los documentos evidencian y será mucho más fácil ubicar la información.
5. Nombra las carpetas: Nombrar las carpetas facilitará su búsqueda. Se recomienda que el nombre que le asignes corresponda con el contenido, así será mucho más fácil su ubicación. Usa rótulos de adhesivos o la carpeta con herraje a presión que incluye el rótulo adhesivo para facilitar el trabajo de marcado.
6. Ubica un lugar óptimo: La mejor opción es usar archivadores verticales en los que se puedan almacenar las carpetas. Se recomienda disponer de espacios amplios, con condiciones de iluminación y ventilación óptimas para evitar la degradación de los documentos.
Los archivadores deben estar marcados y/o numerados de forma que facilite el proceso de consulta.
7. Lleva un inventario: La mejor forma para ubicar la información que almacenas en tu archivo, es llevar un inventario detallado de las carpetas que almacenas. Este inventario puede ser un archivo en Excel que contenga al menos la siguiente información:
- Nombre de la carpeta: Es clave, el nombre te facilitará identificarla de las demás sin necesidad de ingresar a ver su contenido.
- Fecha inicial y final: Son claves para mantener una cronología de la información que generas.
- Anexos: En caso de que la carpeta contenga información adicional como CD´s, discos externos, USB o cualquier otro material.
- Observaciones: Usa este campo para hacer anotaciones. Cualquier otra información que no relaciones en los campos anteriores
8. Vuélvelo un hábito: Todo lo anterior funcionará únicamente si lo conviertes en un hábito. Una tarea a la que dediques determinado tiempo al día o a la semana.
Fuente: http://archivo.norma.com/blog-archivo-oficina/item/2725-8-recomendaciones-para-organizar-el-archivo-personal
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