Diversos informes de empresas privadas han revelado que, en promedio, los trabajadores pierden 15 minutos diarios en la búsqueda de documentos que no saben exactamente dónde guardaron. Las posibilidades son: el computador, el correo personal o el escritorio. Cualquiera es válida, pero lo importante es el orden.
"La falta de organización con estos espacios empeora cuando se trata del archivo personal porque no existe el hábito de cuidarlo y no es una tarea que monitoree un superior. Pero es un ejercicio muy importante porque es la mejor evidencia de la actuación de los ciudadanos. Es la certificación de la expresión y generación de los documentos producidos o recibidos en el transcurso de su vida cotidiana", explica María Janeth Álvarez, docente del programa de Sistemas de la Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de La Salle.
Circunstancias como presentar los documentos para pensionarse, postularse a un nuevo empleo, aplicar para una beca, entablar un proceso legal, solicitar visa, afiliarse a una EPS, entre otros, son momentos en los que se viven grandes apuros para encontrar todos los documentos requeridos.
Para evitar futuros dolores de cabeza y tener un archivo ejemplar, Álvarez entrega ocho consejos claves para organizar su información personal y jerarquizar su documentación.
Es muy importante aclarar que las anteriores instrucciones corresponden a procedimientos sencillos para el manejo de un archivo personal, mientras que lo institucional requiere procesos de organización, donde el análisis se constituye en un elemento esencial para determinar los procedimientos de identificación, clasificación, valoración, ordenación y descripción de los documentos que conforman el espacio de documentación de una entidad.
En 2011 comenzará la maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos en la Universidad de La Salle. Según expertos, es un área con buena remuneración y alta demanda, pues reporta beneficios a las empresas en tiempo, dinero, eficiencia, rapidez y productividad.
Revisar y separar los documentos
Revisar y separar todos los documentos bajo cualquier formato, ya sea en papel o en forma electrónica. Esta costumbre, poco practicada por la mayoría de los empleados, es una de las claves.
Establecer las prioridades
Establecer la importancia o utilidad de los documentos que ha separado. Toda la información que normalmente guardamos no es útil todos los días, por lo que se debe priorizar su uso.
Dividir el material por categorías
Dividir los documentos en categorías como por ejemplo:
Académicos, salud, bancarios, vivienda, comerciales, personales, familiares, entre otros. Esto le dará una jerarquía a su archivo.
Orden alfabético, la mejor salida
Organizar cada uno de los asuntos por un orden de fácil ubicación. Expertos sugieren el sistema alfabético, por temas o cualquier otro que se prefiera, pero siempre con el mismo concepto.
Protección de la información
Ubicar los documentos dentro de una carpeta o cubierta u otro sistema que permita conservar la información para su consulta. Esto es clave a la hora de buscar los archivos luego de algún tiempo.
Algo básico y útil: marcar carpetas
Marcar las carpetas con la información que permita su oportuna localización. De esta manera, cuando necesite algún documento que hace meses no consulta, su tarea será más fácil.
Espacio ideal para evitar deterioro
Destinar un espacio adecuado para la disposición de las carpetas para evitar su deterioro. Así, con el paso del tiempo, si su archivo no es digital sus documentos permanecerán en buen estado.
Ordenar cada día y botar lo inservible
Incorporar diariamente los documentos recibidos con el fin de evitar su acumulación y revisar anualmente la documentación con el propósito de seleccionar la que haya perdido su utilidad.
Ocho claves para organizar su archivo digital o físico
SITE: http://www.larepublica.com.co FECHA: 04/01/2010 AUTOR: Juan Pablo Tobón Bogotá. Pasó el fin de año y la información que fue útil durante 2010 es posible que no lo sea en 2011. Por eso, este nuevo periodo llega con la necesidad de ordenar diferentes documentos que hicieron parte de los procesos anteriores.
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