Los archivos deben difundir y publicar su contenido documental así como sus servicios afín de integrar su trabajo en red y mejorar la calidad de sus servicios, esta labor se realizará por medio de programas debidamente estructurados de lo contrario se restaría importancia a un archivo histórico, si no es utilizado para dar testimonio de acontecimientos pasados.
“Como custodios de parte del patrimonio histórico de las naciones, los archivos históricos tienen la responsabilidad de divulgar su contenido de hacer accesible los materiales; ya sea, para coadyuvar con aquel investigador que busca la construcción o reconstrucción de una ciencia o cultura, con el estudiante en la consecución de una tarea, o bien con el ciudadano que acude a los archivos en el ejercicio de su derecho a la información”[1]
En este orden de ideas, actualmente existen leyes, reglamentos y personal capacitado para el trabajo de organización de archivos y elementos que hablan sobre el libre acceso a la información de los archivos, pero no servirán de mucho si se ignora el contenido de sus documentos por los usuarios o ciudadanos.
Es recomendable que los archivos cuenten con un Departamento de difusión en donde los especialistas se encargarán de que la sociedad se interese en conocer y consultar este centro de información, por medio de publicaciones, exposiciones, folletos, conferencias, visitas guiadas, y si el presupuesto lo permite utilización de los medios de comunicación; así como, la tecnología de nuestros días que es el Internet, de esta forma queda en sus manos el crecimiento de asistentes al archivo.
“La preservación y difusión del patrimonio histórico documental representa un compromiso y una obligación básica, al auspiciar la investigación sobre el desarrollo de sus gestiones, promueve el fortalecimiento de la memoria colectiva del país y alienta la activación consciente de nuestra identidad nacional…”[2]
En un proceso de difusión de servicios se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
-Hacer publicidad únicamente de los servicios que realmente estemos seguros de su buen funcionamiento. No debemos difundir servicios que no sean de calidad.
-Tener claro el segmento y tipo de cliente al que dirigimos la publicidad.
-No debemos difundir servicios que no tengamos clara su continuidad o que en un momento determinado no se van a poder mantener.
-La difusión de servicios siempre debemos enfocarla a incrementar asistencia y a mejorar la imagen.
La difusión debe de realizarse estableciendo un proceso de comunicación eficaz, eligiendo el mensaje, soporte y canal adecuados en función del receptor y según las características del segmento con el que estemos trabajando, (características que proporcionara el archivónomo al especialista encargado de estructurar los programas de difusión), la oferta se tiene que dar a conocer estimulando la demanda, proporcionando al cliente información completa y lo más relevante posible del acervo y servicios.
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[1] FLORES PADILLA Georgina, Objetivos, acciones y prioridades de un programa de difusión en archivos históricos. En: Teoría y practica archivística V. México: UNAM 2005. P. 38[2] ISLAS PÉREZ, María Estela, op.cit., p. 207
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