Niveles y categorías de la preservación digital

La National Digital Stewardship Alliance (en adelante NDSA), un grupo integrado por más de 140 organizaciones públicas y privadas cuya misión es la de <<establecer, mantener y promover la capacidad de preservar los recursos digitales [de Estados Unidos] para el beneficio de las generaciones presentes y futuras>>, ha establecido unos niveles propios que determinan el grado de aplicación de la preservación digital en las organizaciones, con un enfoque esencialmente técnico de gestión de riesgos para mitigar las posibles amenazas que llevarían a la pérdida de información.

Se trata de un conjunto escalonado de directrices y prácticas que se manifiestan en cuatro niveles progresivos de aplicación a través de cinco áreas funcionales diferentes, adaptable al nivel de recursos y tamaño de cada empresa,  cuya iniciativa surgió cuando diferentes miembros de la NDSA reconocieron la necesidad de que hubiera una guía práctica y escalable de preservación digital que fuera accesible tanto para quienes se inician como para los que tienen los programas de preservación plenamente implementados. Y además, que fuera lo suficientemente ambicioso como para no solo ocuparse de mitigar la pérdida de contenidos digitales, sino también de ofrecer apoyo a la planificación estratégica y la promoción interna de esfuerzos de conservación.

Fruto del trabajo anterior, la NDSA ha concretado los siguientes niveles de preservación:

• Nivel 1: Proteger tus datos (Protect your data)
• Nivel 2: Conocer tus datos (Know your data)
• Nivel 3: Monitorizar tus datos (Monitor your data)
• Nivel 4: Reparar tus datos (Repair your data)

Las categorías más relevantes sobre las que pueden incidir las acciones de preservación digital a partir de la formulación de los niveles anteriormente citados son:

• Almacenamiento y localización geográfica
• Registro de archivos e integridad de los datos
• Seguridad de la Información
• Metadatos
• Formatos

Almacenamiento y localización geográfica

Como mínimo (nivel 1) se almacenarán dos copias independientes y se integrarán en el sistema de almacenamiento seguro de la empresa los datos contenidos en medios heterogéneos como discos ópticos o pen drives.  El siguiente nivel preserva al menos tres copias completas, disponiendo como mínimo de una de ellas en una localización geográfica diferente. Todas las acciones de almacenamiento del sistema serán documentadas para el uso posterior de esta información (nivel 2). Elnivel 3 coloca una copia en una localización geográfica con capacidad de respuesta a diferentes amenazas (como los desastres naturales y los provocados por el hombre) y realiza un seguimiento al proceso de obsolescencia del sistema de almacenamiento y de los medios de preservación. Finalmente el nivel 4 coloca las tres copias en diferentes localizaciones geográficas con capacidad de respuesta a diferentes amenazas y se apoya en un plan integral en el que se establece los medios o sistemas con los que se va a mantener accesibles los archivos y los metadatos asociados.

Registro de archivos e integridad de los datos

Permite comprobar el contenido concreto del archivo registrado y crear información fija que no ha sido proporcionada inicialmente con el contenido (nivel 1). El siguiente nivel permite la comprobación de todos los archivos ingresados y utilizar bloqueo de escritura para trabajar con los documentos originales. En todo momento se comprobará si existe amenaza de virus (nivel 2). En el tercer nivel se realizará una comprobación del mantenimiento del contenido a intervalos fijos, mediante una monitorización de los logs y se verificará que no haya contenido malicioso. Finalmente permite comprobar que el contenido registrado responde a eventos y actividades específicas, y existe la posibilidad de reemplazar/reparar la información detectada como errónea. Ofrece garantía de que una misma persona no tenga acceso a todas las copias preservadas (nivel 4).

Seguridad de la información

El nivel 1 de seguridad permite identificar quién lee, escribe, mueve y elimina archivos individuales y restringe quién puede realizar dichas operaciones. El siguiente nivel permite restringir el acceso a los documentos por contenido (nivel 2). El nivel 3  ofrece logs donde quedan registradas las acciones realizadas con los archivos, incluyendo las eliminaciones y las acciones de preservación y con el último nivel se puede auditar  a partir del contenido de los logs (nivel 4).

Metadatos

Ccomo mínimo se puede inventariar el contenido y establecer su localización en el repositorio, además de garantizar la copia de seguridad de los datos (nivel 1). Un segundo nivel ofrece un generador de metadatos de gestión, la reutilización de metadatos y de la información presente en los logs de eventos (nivel 2). El tercer nivel permite el almacenamiento y reutilización de metadatos técnicos y descriptivos y finalmente el nivel 4 incluye soporte para reutilización de conjuntos de metadatos específicos de preservación.

Formatos

En el nivel 1 sugiere que las organizaciones opten por el uso de formatos estandarizados, preferentemente, abiertos. Para la selección de los formatos puede servir como referencia la Federal Agencies Digitization Guidelines. Un siguiente nivel ofrece un inventario documentado de los principales formatos de archivo en uso (nivel 2) y el nivel 3 nos enseña cómo realizar un seguimiento de las formas obsoletas. Finalmente, el nivel 4 permite realizar migraciones, emulaciones o tantas actividades de preservación digital como fueran necesarias.

Como hemos visto, lo ideal para que haya una experiencia de preservación digital completa y al mismo tiempo escalable, es utilizar una solución que ofrezca soporte para llevar a cabo el máximo nivel de preservación en cualquiera de las categorías anteriormente mencionadas, como puede ser LIBSAFE de la empresa de sistemas de preservación digital LIBNOVA. Es decir, que el programa que utilicemos para materializar nuestros planes de preservación digital tenga la capacidad de:

• Deslocalizar copias de nuestros archivos, y protegerlas frente a diferentes tipos de amenazas.
• Evitar que una misma persona tenga acceso a todas las copias.
• Auditar la información recogida en los logs, relativa a acciones de eliminación y preservación de documentos.
• Almacenar y reutilizar conjuntos de metadatos, especialmente los específicos de preservación digital.
• Realizar una gran variedad de acciones de preservación digital cuando sea necesario (migraciones, emulaciones, etc).

Fuente: http://www.dokumentalistas.com/articulos/niveles-categorias-preservacion-digital/