Del caos físico al caos electrónico: ¿Y ahora qué?

En los últimos años hemos asistido a la progresiva digitalización de los procesos en nuestras organizaciones, con dos tendencias complementarias:

• La reducción en el uso del papel, gracias al empleo de soportes electrónicos
• La digitalización del papel impreso mediante el uso de escáneres

Este proceso ha ido acompañado de un movimiento legislativo importante en todos los países del mundo dando validez jurídica a los documentos con soporte electrónico, permitiendo de esta forma la destrucción del equivalente físico (digitalización certificada), o permitiendo la existencia exclusiva con plenas garantías del documento electrónico (p.ej.factura electrónica).

¿Qué ha sucedido en los últimos 10 años?

Las herramientas de software se han ido sofisticando y transformando en verdaderasherramientas colaborativas, permitiendo el trabajo de varias personas en cualquier trámite administrativo, con suficientes garantías de seguridad gracias a sistemas de autenticación segura, firmas y estampaciones digitales, etc.

El problema de almacenamiento y conservación de los archivos se ha ido resolviendo mediante la subcontratación de estos servicios a empresas especializadas, las cuales han contribuido no sólo a la preservación de los documentos con valor archivístico, sino también a organizar los documentos y poderlos suministrar en formato físico o digital a sus clientes cuando éstos eran requeridos.

Mediante proyectos de digitalización en los que se invirtieron gran cantidad de recursos se han convertido kilómetros y kilómetros de archivos físicos en una colección de Terabytes de ficheros electrónicos en PDF, TIF, JPG, etc.

Y sin embargo, seguimos sin encontrar la información que buscamos, seguimosrepitiendo las mismas tareas realizadas multitud de veces y que no son productivas para nuestra organización. Aunque hemos reducido la cantidad de fotocopias, seguimos copiando y moviendo los ficheros electrónicos, reenviando los emails que nos llegan y generando un desorden que a veces puede ser más grave que el desorden tradicional del mundo físico, que al menos estaba más localizado.

Porque en esto de la organización electrónica de los documentos, cada “maestrillo tiene su librillo”. Los usuarios más organizados se crean sus propias bibliotecas de información, organizan el archivo como mejor consideran, implementan sus propias herramientas, y todo esto sin una supervisión o una política de control global de la documentación, obviando que los documentos son el sustrato del conocimiento de las organizaciones.

Y todo ello con la amenaza de un crecimiento exponencial de la información y la necesidad de conservarla y recuperarla, lo que algunos expertos han denominado la “infoxicación”.

¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

En mi opinión hay dos razones que nos han llevado hasta este punto de inflexión:

• La gestión de la información se ha relegado a personas o departamentos que no entendían del proceso archivístico, pero sí conocían el mundo de las tecnologías de la información.
• Mientras que las personas que sí entendían de gestión documental no conocían suficientemente las nuevas tecnologías de la información.

Y lo grave es que ambos mundos siguen sin entenderse…

¿Qué podemos hacer ahora?

La gestión documental no es nueva; es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

Existe toda una escuela de archivística y gestión documental, comités de normalización, normas nacionales e internacionales (ISO, CEN, AENOR, etc), requisitos funcionales para sistemas de información (Moreq, ICA, DoD 5015, etc) que nos pueden instruir en el buen manejo de la información y los archivos.

Lo primero que debemos hacer es darle la importancia que merece a una buena gestión documental en nuestras organizaciones y, para ello, se requiere un compromiso de la Alta Gerencia.

Lo segundo es unir la tecnología con la gestión documental, buscando el asesoramientonecesario y capacitando a los nuevos líderes de la gestión de la información en nuestras organizaciones, que deberán entender tanto de tecnología como de gestión documental.

Y por último considerar la gestión documental como un proceso único y transversal a toda la organización, lo que implicará desarrollar e implantar métodos y herramientas que permitan la captura, la distribución, la clasificación, el trámite y el archivo de los documentos en sistemas de información que no tengan barreras corporativas y puedan integrarse con cualquier herramienta existente o futura de nuestra organización.

¿Cuál es el método para alcanzar el éxito?

En este punto queremos advertir de que la implantación de un proyecto de gestión documental representa un cambio importante y, como tal, generará resistencia en ciertas personas o departamentos, acostumbrados a hacer este tipo de tareas a su arbitrio.

Nuestra metodología está basada en unaimplantación progresiva de una herramienta informática denominada sistema de gestión electrónica de documentos de archivo.

Los pasos recomendados para reducir los riesgos son los siguientes:

1. Realizar un piloto departamental o de un proceso específico que pueda controlarse mejor y donde la automatización y/o organización documental pueda lograr una “victoria temprana”
2. Elaborar un Cuadro de Clasificación Documental al objeto de poder clasificar cualquier documento de la organización y asociarlo a una dependencia responsable de su elaboración o trámite.
3. Gestionar la correspondencia oficial de la organización, física y electrónica, estableciendo un registro o ventanilla única para toda documentación o paquete recibido o enviado.
4. Agrupar y gestionar todos los documentos por expedientes virtuales, los cuales podrían contener referencias a archivos físicos o electrónicos ubicados dentro del mismo expediente o en repositorios físicos o electrónicos dispersos. Esta gestión por expediente único puede implantarse por oficinas o procesos de forma progresiva, ligando la correspondencia con el archivo.
5. Gestionar los inventarios físicos documentales mediante un sistema informático, permitiendo modelizar los almacenes, codificar los contenedores de documentos, establecer los tiempos de retención y liberación de los archivos, tramitar los préstamos electrónicamente, generar informes de archivo, etc.
6. Optimizar los flujos de trabajo mediante la integración de los sistemas informáticos de la organización y el uso de workflows y técnicas de BPM. En este sentido es importante que la herramienta de gestión documental exhiba amplias capacidades de automatizacióne integración de procesos.

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