Finalidad de los servicios de un Archivo

Los servicios de archivo son una actividad básica y estratégica dentro de una organización. En ningún caso se deben considerar como una función subsidiaria o auxiliar, sino como una de las actuaciones que genera un mayor valor añadido a la organización.

Cualquier actividad o proceso de gestión documental que se desarrolle a lo largo de las diversas funciones o unidades de un archivo debe ir encaminado a ofrecer un determinado servicio para un sector de usuarios del centro.

En este sentido, entre las funciones básicas de todo archivo siempre estará contemplado el servicio a los usuarios, en mayor o menor medida según el tipo de usuarios de que disponga cada centro (internos, externos, conocidos o no).

Beneficios que conllevan los servicios de archivo.

El despliegue de los servicios de archivo dentro de una organización ofrece una serie de ventajas sustanciales que resultan difícilmente realizables desde otras vertientes de la organización.

De este modo, las principales ventajas que pueden identificarse cuando se despliegan los servicios de archivo dentro de una organización son las siguientes:

• Se permite identificar adecuadamente el tipo de usuarios o beneficiarios de la organización, permitiendo evaluar las estrategias y objetivos según los tipos de usuarios identificados
• Se facilita la divulgación y las explicaciones sobre el funcionamiento y la estrategia desplegadas por una organización
• Se ofrece un reconocimiento particular sobre el valor profesional de las personas y servicios que participan del desarrollo de las diversas actuaciones dentro de la organización, gracias a la satisfacción obtenida por los usuarios que reciben los diversos servicios
• Se amplía el reconocimiento externo de la organización y se logra un mejor posicionamiento dentro de su propio sector
• Se mejora la reputación de la organización dentro de la sociedad
• Se consigue una mayor lealtad y fidelidad de los usuarios con respecto a las actividades y objetivos que se establezcan dentro de la organización.

Ver más fuente: http://mgd.redrta.org/guia-de-implementacion-operacional-servicios-de-archivo/mgd/2015-01-21/161646.html