En la actualidad, donde la tecnología marca el paso, las empresas siguen confiando en el papel como soporte básico de su información. MEB Perú busca impulsar ladigitalización de archivos en el país y la “despapelización” de las empresas y organizaciones privadas y públicas como primer paso en la búsqueda de una mejor cultura organizacional y cuidado del ambiente.
- Giovana Rodríguez
- giovana.rodriguez@diariogestion.com.pe
Según Antonio Salerno, director ejecutivo de MEB Perú, una persona demora un promedio de 18 a 20 minutos para encontrar un documento entre todos los archivos que una empresa puede manejar. En la era tecnológica que estamos viviendo, esos minutos son preciados, ya que representan costos para la empresa. Pero más allá del tema monetario, también refleja la cultura organizacional y la manera en que se enfrentan los nuevos cambios tecnológicos.
Por esto, MEB Perú, empresa especializada en la digitalización robótica no invasiva de documentos y en administración documental avanzada, propone el uso de diferentes robots especializados para ayudar a las empresas y organizaciones gubernamentales a digitalizar documentos de todo tipo, desde los archivos comunes hasta aquellos libros de gran valor histórico.
Salerno explica que optar por este tipo de procedimientos digitales no solo ahorra costos, sino que mejora la productividad, reactividad y competitividad de la organización. Por otro lado, si se aplica a instituciones públicas, impulsa la democratización de la información y el conocimiento, así como la simplificación de la burocracia.
“Si tomamos un ejemplo, en las bibliotecas de nuestro país existen libros que son llamados incunables. Su valor histórico lleva a que estos documentos no puedan ser de acceso público por su fragilidad. Sin embargo, si los digitalizamos con los nuevos robots que MEB Perú presenta, el contenido de estos libros pueden ser llevados a la computadora sin necesidad de dañarlos. Así, podría estar al alcance del público y su valor deja de ser solo histórico porque se puede monetizar”, explica el director de MEBPerú.
Kirtas en la última adquisición de la empresa y uno de los robots especializados en digitalización de documentos deMEB Perú. Convierte los documentos en versión digital a una velocidad de 1.600 a 3.000 páginas por hora mediante la captura fotográfica del contenido a través de dos lentes de 21,1 Megapíxeles. A la vez, cuenta con un brazo robótico para digitalizar documentos frágiles que requieran un manejo delicado (como los incunables), el cual se encarga de voltear cada página de libros en forma cuidadosa y automática.
Despapelización: Evolución de la cultura organizacional
Salerno explica que la digitalización es solo el primer paso que una empresa debe dar para entrar en la era digital. El segundo es la “despapelización”, es decir, que las empresas aprendan a manejar un sistema de trabajo en base a sus archivos digitales o workflow. Por esto, MEB Perú no solo se enfoca en la digitalización de documentos, sino que ayuda a la empresa a desarrollar y utilizar un sistema propio de archivos digitales.
“Estamos seguros de que la digitalización es hoy una necesidad y tendencia mundial que representa un importante avance, pues contribuye de manera real y efectiva a la preservación, administración, acceso y difusión de información al nivel de los estándares de países desarrollados. Además, permite la reducción del uso del papel, generando a la vez un ahorro de miles y hasta millones de Soles a las empresas”, agrega.
LA EMPRESA
A nivel Latinoamérica, MEB ha trabajado en proyectos de digitalización en Brasil, México, Uruguay y Chile durante 15 años de experiencia, y ha llegado como solución a variados rubros tales como organismos de gobierno, cultura y administración del conocimiento, bibliotecas, archivos, organizaciones no gubernamentales, museos, empresas privadas, universidades, entre otros.
LAS CIFRAS
90% DE LAS TAREAS
de una oficina se basan en la recolección y distribución de documentos en papel.
1 BILLÓN
de fotocopias se imprimen por día
90% DE INFORMACIÓN IMPORTANTE
de las empresas se almacena en papel y
SE PIERDE 50% DEL TIEMPO
de los trabajadores buscando esa información
(FUENTE: COMPUTHINK INC)
http://gestion.pe/empresas/despapelizacion-empresas-camino-hacia-eliminacion-burocracia-2103933
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