Captura del documento electrónico

Un sistema de gestión de documentos electrónicos reconoce tres etapas diferenciadas: diseño, captura y mantenimiento:

• Diseño. Planificación de las acciones tecnológicas y metodológicas a aplicar.
• Captura. Grabación en el sistema, una vez que el documento ha sido producido o recibido por la organización.
• Mantenimiento. Permanencia del documento en los sistemas operativos o de archivo, según su vigencia administrativa.

Siguiendo a Lluís-Esteve Casellas y Sònia Oliveras (2008), en las fases de captura y de mantenimiento, ésta última en su parte con vigencia administrativa, las acciones sobre los documentos deben preservar su integridad, su fiabilidad y su autenticidad. En la fase de preservación, o de mantenimiento sin vigencia administrativa, los requisitos tenderán hacia la integridad y la usabilidad del documento.

En MoReq se define la captura como la incorporación de un documento de archivo a un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, que incluye el registro, la clasificación, la adición de los metadatos y el almacenamiento en un sistema que gestiona documentos de archivo.

Se considerará fundamental y requisito para su incorporación al sistema garantizar la verificación en la captura. Esta verificación será la garantía de autenticidad en la que se basará la cadena de custodia y, por ende, su adecuada conservación a largo plazo.

En el esquema de requerimientos funcionales que MoReq2 considera como obligatorios, dedica un espacio a la captura y el registro de documentos, señalando estas necesidades:

• Cuadro de clasificación. Los documentos electrónicos capturados se asociarán a un cuadro de clasificación.
• Metadatos. El sistema validará y controlará la entrada de los metadatos mínimos obligatorios e incluirá otros metadatos asociados a los documentos electrónicos.
• Captura. El contenido del documento electrónico, incluida la información que determina su forma y presentación y la que define la estructura y el comportamiento, será capturado sin menoscabo de su integridad estructural.
• Formatos. Los documentos de archivo serán capturados o convertidos a los formatos admitidos para la fase de archivo.

Fuente: http://mgd.redrta.org/directrices-administracion-de-documentos-electronicos/mgd/2015-01-27/161143.html