Importancia de la gestión documental

Importancia de la gestión documental. Ventajas y Beneficios.

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada.

Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos, …), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.

A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

• Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
• Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
• Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
• Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
• Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
• Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
• Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
• Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
• Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.
• Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.
• Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
• Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…

Los Documentos y su importancia para las empresas. Algunas preguntas que debería realizarse cualquier empresa.

• ¿Qué información (archivos o documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?
• ¿Qué forma es la mejor para nuestro negocio, para almacenar cada tipo de información?
• ¿Cómo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
• ¿Somos coherentes en nuestros sistemas, con nuestros metadatos y la clasificación de los documentos?
• ¿Cuál es el tiempo de retención oficial que necesita cada clase de información?
• ¿Cuál es nuestra política de destrucción de los archivos de información?
• ¿Cuál sería el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos, información y documentos de la empresa, y cómo se hace frente a esta situación?
• ¿Cómo de seguros son nuestros datos, documentos e información importante?
• ¿Cómo de ampliable y duradera en el tiempo es nuestra solución de gestión de documentos?
• ¿Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias con respecto a nuestro archivo de documentos y la gestión de los mismos?

Fuente: http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental