La organización de los archivos de oficina puede ser una tarea difícil, en especial si se tiene una gran cantidad de archivos y documentos; sin embargo, esto no tiene que ser un proceso doloroso. Planear con anticipación y decidir un sistema de archivos puede ayudarte a organizar tus archivos para favorecer a tu negocio y asegurar que encontrarás los documentos importantes de manera más eficiente. En este artículo encontrarás algunos pasos para ayudarte a comenzar con la organización de tus archivos de oficina.
1. Date un tiempo suficiente y sin interrupciones para organizar tus archivos de modo que no tengas que comenzar y detenerte reiteradamente. Asegúrate de tener suficientes fólderes y etiquetas para crear archivos nuevos antes de que comiences con la organización.
2. Divide los montículos de papeles y archivos que quieres organizar en pilas más pequeñas y más manejables.
- Revisa cada pila de manera individual, bota o tritura cualquier papel y archivo del que puedas deshacerte de manera que se reduzca la cantidad de archivos y se minimice el desorden.
- Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos columnas diferentes. Una de estas contendrá los archivos con los que necesitas trabajar en los próximos meses y la otra contendrá los archivos que puedes guardar y que no necesitas utilizar en un futuro cercano.
3. Archiva los fólderes de manera alfabética si tienes archivos por clientes. Por ejemplo, si cada fólder tiene el nombre de una persona o compañía, considera archivarlos de manera alfabética según el apellido de la persona. Si este es el caso, asegúrate de etiquetar cada pestaña del archivo con el apellido de la persona y su nombre de pila, en ese orden. Archiva los fólderes de manera alfabética y luego coloca, en los cajones del archivero, una etiqueta con los rangos de las letras iniciales de los apellidos.
4. Archiva por categorías si tienes archivos para diferentes asuntos en tu negocio. Por ejemplo, si tienes archivos para las cuentas, el mantenimiento o los contratos, organízalos en diferentes categorías. Etiqueta claramente cada archivo con su categoría correcta y coloca dentro todos los documentos relevantes. Podrías necesitar crear subcategorías, así que utiliza un fólder colgante para marcar la categoría y unos fólderes para las subcategorías.
- Crea un archivo para los documentos que se necesitan tratar con urgencia para que de esta forma sepas dónde encontrar los documentos importantes con rapidez.
- Coloca los archivos en el archivador de manera que los temporales estén en la parte de adelante y los guardados estén en la parte trasera. De esta forma, los archivos con los que trabajas con mayor frecuencia estarán a tu alcance.
Fuente: http://es.wikihow.com/organizar-archivos-de-oficina
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