Las GUÍAS son instrumentos de investigación en los Archivos, que prestan una gran utilidad cuando se trata de:
---Conjunto de Archivos de una Institución,
---Archivos voluminosos,
---Instituciones archivísticas,
---Conjunto de Archivos de una región o un país,
---temas concretos de documentos elegidos:
----------por su naturaleza,
----------por el tema de investigación.
Las GUÍAS tienen el propósito de servir como instrumentos de trabajo, consecuentemente son prácticas y operativas. No son tratados que exponen problemas teóricos, tampoco son manuales que enseñan como se resuelven problemas de trámites e investigación.
Las GUÍAS se proponen facilitar la labor de los usuarios, profesionales, investigadores, que deben preparar la información necesaria a fin de que, los planes, proyectos, tesis, se sometan a la decisión, con un grado aceptable de seguridad, de haber incluido los principales elementos de juicio. Se procura perfeccionar el propósito de uso de los recursos informativos.
La guía es un documento a través del cual se orienta o conduce hacia un objetivo señalado, en este caso, los documentos.
Está destinada al uso del investigador y es un discurso dividido en secciones. Cada sección está dividida en
Encabezamiento
Bosquejo
apuntes
El encabezamiento contiene:
- Nro de sección.
- Tema.
- Método.
- Tiempo.
- Útiles y equipo necesario.
- Personal a utilizarse.
- Medios auxiliares de exposición.
- Referencias bibliográficas y documentarias.
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-
El bosquejo debe contener:
- Temas principales.
- Subtemas.
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- Los apuntes son el desarrollo del archivo.
- Creemos a su vez, que cuando más detallado sea el bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.
La guía será integrada por diversos capítulos que son las diferentes lecciones del programa. Toda sección debe comenzar con un sumario, debe seguir con el aspecto central y terminar, preferentemente, con conclusiones sobre lo planteado.
Si es más breve, menos exigente, más sintético, concretamente orienta al usuario pero no tendrá todos los aspectos relacionados con los temas tratados sino más bien el bosquejo de los mismos a través de sus grandes líneas.
Si bien existen modalidades diferentes en cuanto a las estructuras de la INFORMACIÓN, las GUÍAS en estos casos son una salvedad, se limitan a enseñar la organización y presentación de la documentación estudiada como para tomar decisiones sobre la realización de investigaciones efectivas.
La organización masiva de los contenidos documentales, pueden generar problemas inclusive contando con Inventarios y Catálogos, tanto para el archivero como para los investigadores, estos últimos requieren con mayor fundamento de una INFORMACIÓN substancial del Archivo en el cual piensa realizar una investigación o en los Archivos que puedan tratar un determinado tema. Son evidentes los problemas al elaborar una GUÍA, sin embargo en la exposición de los contenidos, se espera llegar a un equilibrio entre el extremo de la generalidad, que la hace inútil, y el detalle excesivo que sería incompatible con la intencionalidad de la GUÍA.
Es algo más que una simple lista de comprobación y control de los documentos. Se utiliza como una herramienta que trata de explicar el significado de cada asiento descriptivo y aclarar ciertas connotaciones de determinados tipos documentales. La GUÍA trata a la información con un enfoque que hace aplicable a los problemas múltiples que plantea la presentación de todo tipo de investigaciones, de usarse con flexibilidad y sentido práctico, orientando la usuario y logrando un fácil análisis y evaluación.
Las GUÍAS tienen varias entradas para dilucidar la INFORMACIÓN, y para satisfacer la necesidad de informar a los usuarios sobre la totalidad del contenido de los documentos y de los servicios del Archivo, proporcionándoles una orientación general. Debe tomarse en cuenta que los procesos refinados de acumulación y recolección de información, tiende a efectuarse por equipos electrónicos de ordenación.
El archivero es un intermediario entre el investigador y el DOCUMENTO, al realizar una GUÍA del Archivo, deja establecido un camino, un método que enseña, dirige, conduce, encamina al investigador a puerto seguro.
Cuanto mejor elaborado este la GUÍA, tanto mejor podrá el usuario y el investigador manejar estructuras de INFORMACIÓN, de manera simple y rápida.
Toda GUÍA por su carácter propio, presenta algunas limitaciones:
-No abarca necesariamente la solución de problemas propios de cada investigación. En la GUÍA, algunos problemas pueden ser mencionados pero solo cuando es indispensable, sobre todo en la identificación de determinados grupos documentales.
-No se pretende tampoco ofrecer tratamientos exhaustivos que prevea soluciones a los problemas dentro de la amplitud temática. Posiblemente sea necesario realzar definiciones para una mejor comprensión de sus contenidos.
-El lenguaje empleado en toda GUÍA, debe ser llano y general, pero, si los temas son pocos o la guía es específica, el lenguaje debe utilizarse en función del tema abordado.
-La GUÍA no trata a la información como unidades temáticas dirigidas a campos específicos.
Uno de los problemas principales para la elaboración de las GUÍAS consiste en la situación legal de la accesibilidad documental, las GUÍAS requieren que el Archivo cuente con un conocimiento legal sobre cuales son los DOCUMENTOS accesibles y de curso para los investigadores.
Las GUÍAS pueden ser para el investigador o para los usuarios, un DOCUMENTO a través del cual se orienta o conduce la fundamentación de sus trabajos en investigaciones, tanto en el plano científico como en el personal propio.
INVESTIGACIONES: Básicamente la GUÍA está destinada al investigador especializado en determinados temas; principalmente son:
Administrativas, los Archivos constituyen todo un cuerpo administrativo de la INFORMACIÓN al servicio de las instituciones.
Es evidente entonces que los límites eventuales aplicados a la comunicación de los documentos solo afectan temporalmente a estos y a la entidad productora.
Teniendo en cuenta que la aplicación de las técnicas documentales en los Archivos determinan las características principales de la GUÍA, efectuando la reconstitución de un orden metódico de conformidad con un organigrama administrativo y no una presentación de documentos según el orden de las signaturas, el modo de clasificar los documentos condiciona la organización de la GUÍA.
Personales, realizadas por una persona, para defender un derecho, realizar investigaciones temáticas, o de interés privado, etc..
Científicas, que constituyen una categoría de indagaciones realizadas por un investigador o un equipo de investigadores con una finalidad científica.
En estas situaciones, la GUÍA se convierte en todo un discurso dividido en secciones.
Cada sección está subdividida en:
1) encabezamiento, que contiene:
- Tema.
- Método.
- Tiempo.
- Útiles y equipo necesario.
- Personal a utilizarse.
- Medios auxiliares de exposición.
- Referencias bibliográficas y documentarias.
2) bosquejo que contiene:
- Temas principales.
- Subtemas.
El Encabezamiento y el bosquejo constituyen el plan estructural del desarrollo de la investigación.
3) apuntes.
Los apuntes serán el desarrollo del plan.
A su vez a lo largo del desarrollo de la GUÍA es necesario utilizar el sistema de preguntas. Estas deben tener una finalidad comprensible, dar énfasis a un punto y exigir una respuesta definida. Las preguntas también deben prepararse previamente y constituir parte de la GUÍA.
Creemos a su vez, que cuando más detallado sea el bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.
La GUÍA archivística es integrada por diversos capítulos que son las diferentes secciones del programa descriptivo. Es conveniente que toda sección comience con un sumario, seguido del aspecto central y terminar, preferentemente, con conclusiones sobre lo
planteado. Debe ajustarse al tema dispuesto sin excederse del mismo, evitando en lo posible abundar en detalles superfluos.
Si es más breve, menos exigente, más sintético, será más concreta la GUÍA que orienta al usuario pero no tendrá todos los aspectos relacionados con los temas tratados sino más bien el bosquejo de los mismos a través de sus grandes líneas.
La guía es, pues, un instrumento de investigación que ofrece un panorama general de los conjuntos de los documentos archivados a los que está dedicada, generalmente dividido por fondos o series y completado mediante una exposición cronológica de la administración productora y la lista de los correspondientes instrumentos de investigación.[1]
La GUÍA es una visión panorámica de los fondos documentales con las aclaración necesarias para una buena comprensión de los contenidos documentales.
Este auxiliar descriptivo es el resultado de la práctica que se remonta a 1867, con el Inventaire général sommaire des Archives de l'Empire, y a 1891, con el Etat sommaire par séries des documents conservés aux Archives nationales.[2]
La redacción de una GUÍA es la resultante y prolongación de gran número de factores históricos, administrativos y de técnicas de archivo. Si bien es ideal y prioritario la elaboración de una guía de los archivos de América, resulta algo utópico mientras no se solucionen los problemas generales de cada región.
Existe la tendencia general de enumerar los siguientes ítems en las guías:
1.- El archivo a describir. Comenzando por:
Historia del archivo, narrada en función de los documentos.
Legislación. Sobre todo en lo concerniente a la gestión documental para almacenamiento de documentos del archivo descrito, o como llega la documentación al archivo.
Algunos archivos, como de los españoles colocan generalmente la fotografía del edificio, planos, horario de atención. Conviene saber si hay un sistema integrado de archivos.
La reglamentación de acceso.- Se sugiere incluir:
Bibliografía que exista sobre el archivo.
Servicios de reprografía, microfilm, fotocopias etc.
La institución productora de los papeles. Si es pública conviene poner la ley de creación. El nombre completo de la institución.
2.- La institución productora. Comenzando por:
La Historia de la institución, breve y concisa, en relación a la producción documental. Destacando la importancia de la institución.
Bibliografía de la institución. Si es entidad privada hay que mencionarla.
3.- Sistema adoptado en la recolección de datos. Se detalla el sistema empleado.
4.- Metodología empleada en el asiento de datos. Detallar los criterios empleados para la DESCRIPCIÓN de los asientos de los auxiliares descriptivos incluidos en la guía. Es preciso que no queden cosas supuestas. En la explicación del catálogo incluiremos una diagnosis.
5.- Auxiliar descriptivo de la guía. Teniendo en cuenta que la guía es una visión ordenada de los distintos fondos que hay. la redacción de los distintos auxiliares se realizaran suprimiendo el encolumnado o evitando encerrarlos por líneas. La ordenación de los fondos y grupos documentales entre sí siguen siendo válidas.
La GUÍA Archivística no sustituye a otros auxiliares descriptivos como los inventarios y catálogos, ni suple la carencia de éstos.
La redacción de una GUÍA no implica, labores de inventarios previos. Su carácter es básicamente descriptivo.
Toda GUÍA tiene componentes permanentes que son aquellos datos sometidos a actualizaciones periódicas. Al igual que todos los auxiliares descriptivos estudiados hasta ahora, y siguiendo el mismo modelo la GUÍA se estructura en tres partes principales:
capítulos introductorios.
reseñas descriptivas de los fondos y colecciones.
apéndices.
CAPÍTULOS INTRODUCTORIOS
Compuesto normalmente por:
Introducción: Llamada también Liminar por encontrarse al comienzo[3], se refiere únicamente a las causas que motivaron la redacción del auxiliar descriptivo; normalmente se constituye por:
Exposición de su génesis,
introducción general, exponiendo el origen y la historia de los documentos, su lengua y escritura, su modo de clasificación, su accesibilidad.
antecedentes,
Finalidad y evolución de la GUÍA,
caracterización y estructura de la GUÍA,
autores, con la mención de las especialidades y trabajo que cada uno cual ha realizado para la elaboración de la GUÍA.
Glosario de términos técnico o especializado utilizados.
Índices: el índice tanto del trabajo como los índices descriptivos, son partes esenciales de la GUÍA, el índice de la GUÍA debe reflejar la estructura completa, a fin de dar un concepto cabal de los alcances del trabajo.
Debemos considerar en todo caso:
Índices alfabéticos de:
personas, en caracteres tipográficos versalita,
lugares, en caracteres tipográficos bastardilla,
materias, en caracteres tipográficos redondos.
fondos documentales y subdivisiones.
colecciones.
auxiliares descriptivos. El término "fichero" no designa ningún auxiliar descriptivo, se trata de un soporte.
Información práctica: Para este capítulo se requiere un análisis de los procedimientos del archivo, de manera que al volcarlos a la INFORMACIÓN de la GUÍA exponga los servicios del archivo, así como las condiciones de la investigación. Los sub-acápites de este capitulo son:
Domicilio del Archivo: El domicilio o los diferentes domicilios cuando se tratan de archivos en varios depósitos o cuando la GUÍA trata de varios archivos; dirección, postal y telegráfica, teléfono, días y horas de apertura al público, fechas de cierre anual y días feriados específicos.
Condiciones del servicio: Formalidades que deben cumplir los usuarios, sean investigadores nacionales y extranjeros, condiciones de inscripción, cuando existe un registro de investigadores, documentación justificativa que se debe presentar, derechos eventuales que haya que abonar; la tarjeta de lector; etc., es decir, todo lo relativo a la organización de la comunicación documental.
Recursos logísticos: Se incorpora toda la INFORMACIÓN que permita dar a conocer al usuario las diversas facilidades logísticas que pueden disponer: copias certificadas, fotocopia, tarifas, microfilmación y copias fotográficas, venta de instrumentos de investigación no publicados, biblioteca accesible a los investigadores, particularidades de la sala de lectura: utilización de ordenadores, procesadores de imagen, maquinas de lectura de microfichas, posibilidad de trabajar en grupo, etc..
Información por correspondencia: Posibilidades y limitaciones reglamentadas del Archivo cuando existe este servicio.
Accesibilidad documental: Indicación de la legislación y la reglamentación relacionadas con el uso y beneficio de los documentos. Se enumeran, las categorías generales de documentos; las reglas específicas de cada fondo se exponen en cada fondo.
Procedimiento de solicitudes: Indicaciones sobre las distintas modalidades para la solicitud de documentos de acuerdo con las condiciones del usuario. Trámites que hay que cumplir, fichas que completar. Reglamentación de préstamos al exterior del archivo y limitaciones.
Auxiliares descriptivos: El Archivo adecuadamente llevado cuenta con auxiliares descriptivos de los fondos, colecciones, biblioteca, hemeroteca, publicaciones documentales, investigaciones realizadas, que en él se conservan; se detallará entonces todos estos aspectos que pueden ser de utilidad para el usuario y el investigador. Los impresos se presentan conforme a las reglas bibliográficas convencionales.
Organización de consultas: Es necesario tener un sub-acápite sobre aspectos como:
Auxiliares descriptivos a disposición del usuario.
Biblioteca.
Servicio de información.
Publicaciones del Archivo;
Fichero de investigaciones.
Centro de documentación.
Servicios culturales
Servicios educativos,
Cursos de capacitación Archivística,
Servicios de museo y fotografía, etc..
Condiciones de la investigación,
EL SERVICIO DEL ARCHIVO
En este segundo capitulo, de carácter más descriptivo, esta destinado a informar sobre los distintos servicios del Archivo y los fondos encomendados a su custodia. Su concepción permite hacer referencia histórica del país, provincia, institución como contexto del desarrollo archivístico. La clasificación de los documentos dentro de los fondos y series está condicionada por la división de las circunscripciones administrativas. Este capitulo también esta compuesto por subtítulos:
Alcance jurisdiccional: Conviene dar una exposición geográfica e histórica que precise la jurisdicción territorial y sus eventuales modificaciones, y resumida cronológicamente los puntos esenciales de la historia administrativa del área.
Evolución del Archivo: Marcar los aspectos importantes de la evolución de los Archivos que se tratan:
intentos de DESCRIPCIÓN colectiva,
proyecto inicial y desarrollo de las labores,
distribución y periodización de los fondos,
orden de los fondos dentro de los períodos históricos,
subdivisiones de los Archivos no públicos,
encabezamiento de los fondos,
contenido,
datación,
auxiliares descriptivos,
series,
bibliografía,
orden topográfico,
anexos
índice
Observaciones.
traslados y clasificaciones sucesivos que han tenido lugar
eliminaciones fortuitas o sistemáticas, mencionando las categorías principales de documentos afectados,
selección de muestras, indicando el método empleado en el muestreo,
microfilmación de sustitución.
Procedencia de los documentos: definir la Procedencia de los documentos de acuerdo con los principios archivísticos. Indicando en lo posible su lugar exacto en el organigrama de su procedencia.
Bibliografía general: cuando el archivo cuenta con es aspecto.
Bibliografía sobre el Archivo: compuesta por aquellas obras relativas al Archivo, o aquellas que fueron realizadas merced a los documentos del archivo.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Para su redacción se recomienda utilizar el método deductivo de la clasificación, de lo más amplio a lo más pequeño, es decir, fondos, grupos y subgrupos, series, e incluso por temas. Respetando los principios de Procedencia, Pertenencia y Orden Original.
Descripción del fondo. El fondo abarca un conjunto de documentos producidos por un organismo, el mismo que terminológica y funcionalmente puede descomponerse en Grupos y Subgrupos, unidades correspondientes a la producción de unidades administrativas subordinadas a una institución. Para una mejor DESCRIPCIÓN incorporamos:
Descripción de la Entidad Productora.
Denominación
Historia
Bibliografía
fechas límite
importancia material.
descripción de cada subdivisión del fondo.
Contenido del fondo, que constituye el objeto real de la GUÍA.
Señalización sucinta de cada fondo
Denominación del fondo: Si respetamos el principio de procedencia, es evidente que no podemos cambiar la denominación original de la entidad productora. El problema se plantea cuando existen organismos que han cambiado de denominación. En estos casos es preferible recurrir al "ver". En lo tocante a los fondos privados, conviene indicar el nombre de la persona o de la familia concernida o, si se trata de una institución (asociación, organismo, empresa de carácter económico, etc.), el nombre de ésta. Por último, en el caso de que se trate de una colección, se indicará su título usual (a menudo el nombre de su autor).[4]
Cantidad documental: Es conveniente definir las medidas de los documentos a fin de dar una idea al usuario, sobre el tiempo y trabajo necesario para su labor.
Los metros lineales orientan adecuadamente sobre la cantidad documental. El número de artículos se aplica mejor a las series y documentos individualizados. La cantidad de fojas para expedientes con una demanda considerable de información.
Las dimensiones del metro lineal [m.l.] (para documentos actuales) son:
l metro de longitud,
26 cm. de profundidad
37 cm. de altura por término medio.
l pie lineal = 0,305m.
1 metro cúbico 35,3l5 pies cúbicos.
Fechas límite: Figura en el encabezamiento de cada fondo, grupo, subgrupo, series, se realiza paréntesis, con el fin de señalar su importancia. Si se trata de copias posteriores, debe indicarse.
Se recomienda la elaboración de un cuadro sintético de las fechas límite (inicial y final) de las distintas unidades archivísticas.
Ilustraciones, cartografía: Independiente de la posibilidad de publicar algunos documentos por su importancia, las ilustraciones y la cartografía tienen una gran importancia, realzando su prestigio.
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