Nivel Básico de Organización del Archivo

1. En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetillas (de las habituales de colores o de las grises con anagrama de la UCA) que agrupan a todos los documentos del expediente, y en cuya solapa debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:

Serie documental: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y ServicioExpediente (asunto):  Eduardo Vega Torres

2. En la portada de cada carpetilla se señalará: nombre de la oficina, título de la serie, fechas de inicio del expediente (la fecha de inicio de un expediente es la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de contenido (al menos de los documentos esenciales, con breve descripción de cada documento, fechas y nº de orden dentro del expediente).
   Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas tiene efectos muy positivos:

• Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.
• Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.
• Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente.
• Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.

3. A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el curso de las diligencias o trámite.
4. En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).
5. Los expedientes dentro de su serie se ordenarán de forma alfabética por nombres de personas u organismos (ej.: expedientes  personales, expedientes académicos de alumnos), alfabética por asuntos o materias (ej.: expedientes de plazas de concursos, informes), cronológica (ej.: nóminas), numérica por código del expediente o por la combinación de las formas de ordenación citadas.
6. Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas.
7. Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos, con indicación del nº de la caja y el nº de orden del expediente dentro de ella. Ello supone la ventaja de:

• Disponer de una sistema de información de la documentación producida.
• Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
• Facilidad de reposición de la documentación extraída del expediente. La devolución a su orden original es algo simple y rutinario.

http://www2.uca.es/orgobierno/secretaria/archivo/archivosgestion.htm