lunes, 19 de octubre de 2015

PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL APLICADA À ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL



Ismaelly Batista dos Santos Silva
João Pessoa – PB / Brasil
is.lb@hotmail.com
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação
Universidade Federal da Paraíba

Guilherme Ataíde Dias
João Pessoa – PB / Brasil
guilhermeataide@gmail.com
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação
Universidade Federal da Paraíba

Esmeralda Porfírio de Sales
João Pessoa – PB / Brasil
esmelsalles@gmail.com
Centro de Ciências Biológicas e Sociais Aplicadas
Universidade Estadual da Paraíba

Resumo: aborda a preservação documental nos cenários físico (tradicional) ou digital, como sob a perspectiva estratégica efetiva nas organizações e, por sua vez, quanto recurso explícito de legalidade, eficiência e sob o viés social, onde: - a legalidade está para a consciência e responsabilidade jurídica e fiscal (principalmente); - o social que, por conseguinte, diz respeito a memória institucional e projeções do papel cívico para com a memória do contexto da coletividade; - a eficiência, que, ao desdobrar-se em acesso e recuperação da informação quanto linhas de atuação acabam convergindo quanto fatores críticos a tomada de decisão para a instituição. A tomada de decisão por sua vez comporta-se como ação expressa da atividade imprescindível a capacidade de sobrevida organizacional nos mais diferenciados nichos de atuação mercadológica. A presente pesquisa é de caráter bibliográfico e tem como ação principal para coleta de dados a busca exaustiva de publicações em livros, bases de dados, revistas científicas e também periódicos eletrônicos utilizando como palavras-chave e termos de busca a “preservação documental”, “preservação da informação”, “estratégia organizacional”, “planejamento estratégico”, “informação estratégica” (na modalidade de termos específicos), e os termos genéricos “preservação”, “documento”, “informação”, “estratégia”, “organizações” entre outros de mesma natureza. A partir destas temáticas ou conteúdos selecionados, que acabam por delimitar a abordagem de abrangência do estudo, ou seja, a preservação documental no ambiente organizacional, é que foi realizada uma compilação dos conceitos apreendidos com as leituras o que nos capacitou a resenhar segundo um respaldo literário e científico para construção do discurso que tem por linha de pensamento problematizar a influência do caráter estratégico intrínseco a atividade de preservar documentos nas organizações. Como resultados, conclui-se que por meio da preservação dos documentos, quer sejam estes físicos ou digitais as instituições tornam-se de um patamar geral, competitivas (isto, pois, o empenho e investimento diferenciado e de caráter individual de cada organização tende a favorecer o destaque e melhor performance deste frente as demais) do ponto de vista da eficiência no acesso e domínio da informação estratégica, se entendida como necessária e de valor orgânico agregado, além de contribuir socialmente, haja vista as variáveis de memória e patrimônio institucional com demanda social que os documentos são passiveis de remontar a depender, claro, do fator de representatividade da organização e impacto desta nas comunidades que a cercam. Por fim, destacamos que, as iniciativas voltadas a preservação documental partem sobre tudo do reconhecimento da necessidade e/ou do valor adquirido em que dispor de fontes de informação integras, idôneas e acessíveis é sobre tudo um investimento.
Palavras-Chave: Preservação Documental. Organizações. Informação Estratégica.


PRESERVACIÓN DOCUMENTAL APLICADA CON LA ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL

Palavras Clave: Preservación documental. Las organizaciones. Información estratégica.
Resumen: se analizan los escenarios de conservación documental física (tradicional) o digital, como en la perspectiva estratégica eficaz en las organizaciones y, a su vez, como función explícita de la legalidad, eficiencia y bajo el prejuicio social, teniendo en cuenta que: la legalidad es de conciencia y responsabilidad legal y fiscal (principalmente); - La obra social que, por lo tanto, se refiere a la memoria institucional y las proyecciones del papel cívico con la memoria en el contexto de la colectividad; - eficiencia, lo que, cuando se despliega en el acceso y la recuperación de información sobre las líneas de negocio están convergiendo en factores críticos para la toma de decisiones de la institución. La toma de decisiones, su tiempo se comporta como acción expresa la actividad esencial la capacidad de supervivencia de la organización más diferenciado en respectivos nichos rentables. La presente investigación es de carácter bibliográfico y tiene como principal acción de recolección de datos la búsqueda exhaustiva de las publicaciones en libros, bases de datos, revistas científicas y revistas electrónicas mediante keywords y términos de búsqueda para "la conservación documental", "preservación de la información", "estrategia de la organización", "planificación estratégica", "información estratégica" (en la forma de términos específicos), y los términos genéricos "conservación", "documentos", "información", "estrategia", "organizaciones" entre otras de la misma naturaleza. De estos temas o contenido seleccionado, que en última instancia definen el criterio para determinar el alcance de este estudio, es decir, la preservación documental en el entorno de la organización, es que hubo una recopilación de conceptos de las lecturas que nos capacitaría para que segundo respaldo literario y científico para la construcción del discurso que tiene una línea de pensamiento de problematizar la influencia de carácter estratégico actividad intrínseca a conservar los documentos en las organizaciones. Como resultado de ello, se concluye que, por medio de la conservación de los documentos, ya sean físicos o digitales en las instituciones de ámbito general y competitiva, por lo tanto, el compromiso y la inversión diferenciados y carácter individual de cada organización tiende a favorecer el mejor rendimiento de este frente al otro) desde el punto de vista de la eficacia en el acceso y el dominio de la información estratégica, si se lo entiende como sea necesario y orgánicos de valor añadido, además de contribuir socialmente, debido a las variables de la memoria y patrimonio institucional con demanda social que los documentos son capaces de volver a montar el dependerá, naturalmente, el factor de representatividad de la organización y el impacto de este en las comunidades que lo rodean. Por último, es de destacar el hecho de que las iniciativas encaminadas a preservar documental apartarse de todo lo del reconocimiento de la necesidad y/o el valor que han adquirido en las fuentes de información intacta, serio y accesible es sobre todo una inversión.


DOCUMENTARY PRESERVATION APPLIED TO ORGANIZATIONAL STRATEGY

Abstract: It deals with the preservation of documentary physical scenarios (traditional) or digital, as under the strategic perspective effective in organizations and, in turn, as explicit feature of legality, efficiency and under the social bias, where: - the legality is for the awareness and legal liability and tax (mainly); -  The social that, therefore, concerns the institutional memory and projections of civic role with the memory of the context of the collectivity; - efficiency, which, when unfolding in access and retrieval of information about business lines are converging as critical factors to decision making for the institution. The decision-making by its time behaves as action expressed the essential activity the ability of organizational survival in more differentiated respective niches marketable. The present research is to bibliographical character and has as main action for data collection the thorough search of publications in books, databases, scientific journals and also electronic journals using as keywords and search terms to "preserving documentary", "preservation of information", "organizational strategy", "strategic planning", "strategic information" (in the form of specific terms), and the generic terms "preservation", "document", "information", "strategy", "organizations" among others of the same nature. From these themes or content selected, which ultimately define the approach to scope of the study, and, the preservation documentary in the organizational environment, is that there was a compilation of concepts seized with the readings that groomed us to give second backing literary and scientific for construction of discourse that has a line of thought to problematize the influence of strategic character intrinsic activity to preserve documents in organizations. As a result, it is concluded that by means of the preservation of documents, whether they are physical or digital institutions become a general level, competitive (this, therefore, the commitment and investment differentiated and individual character r of each organization tends to favor the highlight and best performance of this front the other) forom the point of view of efficiency in access and domain of strategic information, if understood as necessary and of value added organic, in addition to contribute socially, due to the variables of memory and institutional heritage with social demand that the documents are able to reassemble the depend, of course, the factor of representativeness of the organization and impact of this in the communities that surround it. Finally, we highlight the fact that the initiatives aimed at preserving documentary depart on everything from recognition of the need and/or the value acquired in that have sources of information intact, authoritative and accessible is about everything an investment.
Keywords: Preservation Documentary. Organizations. Strategic Information.


  1. INTRODUÇÃO E DISCUSSÃO TEÓRICA

Felizmente o discurso da importância da informação para às organizações não é algo novo, muito pelo contrário, mas ainda encontra espaço para o constante debate, uma vez que, é um contexto bastante estabelecido tanto para os teóricos e pesquisadores quanto para aqueles que fazem da prática administrativa seu ofício.
O termo informação, contudo não pressupõe uma fácil e engessada conceituação e, é exatamente as muitas abordagens conceituais, hora divergentes hora complementares que, em parte complicam o reconhecimento do que seria informação de forma pragmática, mas que, por conseguinte as multiplicidades de agentes conceituais só enriquecem o debate e instigam às novas perspectivas e projeções para a informação quanto objeto de estudo.

A informação é um componente intrínseco de quase tudo que a organização faz. Sem uma clara compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação, as empresas não são capazes de perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação. (CHOO, 2006 p. 27).

Aqui, neste estudo, porém, com face ao recorte científico e epistêmico optou-se por trabalhar o conceito de informação dentro da grande área de concentração das ciências ditas da informação no campo das Ciências Humanas e Sociais Aplicas, donde destacamos a Arquivologia (Ciência que tem por objeto os arquivos mediante seu estudo, gestão, produção, organização, guarda, preservação e usos) e a Ciência da Informação – CI que segundo Icléia Thiesen (2013, p.227) “a Ciência da Informação seria uma espécie de disciplina híbrida, que comportaria em seus fundamentos os demais saberes existentes e aqueles ainda por virem. Em um sentido, seria a guardiã virtual da memória universal (em sua vertente representativa)”.
  O recorte teórico, por sua vez, além de funcionar como recurso metodológico contribui diretamente na abordagem didática do entendimento ao qual está sendo condicionada a abordagem de informação, onde, para a CI informação “que antes era tida como estoque a ser preservado e tinha seus estudos calcados unicamente nas formas de registro segundo os parâmetros do conhecimento científico, é tomada agora em seu sentido dinâmico. A informação não se apresenta mais como uma questão individual, é um problema social” (KOBASHI, 2003, p. 11).       
Por sua vez, na Arquivologia, sobretudo de bases Latinas e mais especificamente as atuantes no Brasil a informação será entendida segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística desenvolvido pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ - 2005) que a descreve como “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida no documento”.
Mediante o exposto e agora voltando os olhares para as organizações podemos identificar uma categorização recorrente aplicada ao uso da informação, ou seja, a informação estratégica. É fato que tal categoria esbarra na terminologia administrativa, o que não seria mais que esperado, visto que nas organizações a atividade meio ou administrativa se faz sempre presente como forma de assegurar a gestão e manutenção das atividades fins.
Contudo, “as atividades clássicas da administração: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar – não se efetuam sem documentos. Quanto mais informados os administradores/dirigentes estiverem sobre um assunto, melhor e mais completamente poderão decidir sobre ele” (BELLOTTO, 2006, p. 25).
Neste contexto a informação estratégica por sua vez vem a ser segundo Moreno;

Aquela capaz de apoiar às principais atividades de uma organização; é essencial para a tomada de decisão, reduzindo incerteza e a informação Arquivística, por sua vez, também apresenta características similares, então é possível afirmar que as informações estratégicas ou gerenciais amplamente utilizadas pelos administradores para a tomada de decisão nas organizações, sejam elas públicas ou privadas, podem ter, uma parcela significativa de informações com característica e natureza arquivística (MORENO, 2012, P. 18).

Esta informação, por sua vez, naturalmente se encontra, muitas das vezes, organicamente disposta nos acervos que compõem os arquivos destas organizações. Arquivos estes que, no Brasil, segundo a Lei 8.159 datada de janeiro de 1991 em seu Art. 2 são: “os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
Tendo em vista não apenas a questão legal pelo valor de prova dos documentos, mas também o caráter social e relevância para pesquisa e o apelo à memória muito acervos, principalmente os de caráter permanente ou de cunho histórico são alvo de projetos e ações que visem a sua preservação.
Preservação esta que, por vezes é erroneamente direcionada de forma restrita aos documentos que tendem a “servir a posteridade”. O que na verdade é um pensamento que deixa desprotegida a documentação e principalmente a informação recém-produzida e que é de extrema importância no presente para a organização, ou seja, pensar a preservação apenas no passado é um equívoco que pode custar um futuro que não se planejou.
A preservação entendida como o conjunto de medidas e procedimentos utilizados a fim de preservar um bem (DVORÁK, 2008) e, principalmente a preservação dos documentos, deve fazer parte do planejamento estratégico das organizações não visando às fontes, mas o caráter efetivo da informação viva, orgânica que pulsa constantemente dos acervos para os setores e dos setores para acervo das organizações.

Em face do importante problema da preservação de documentos. Nas etapas iniciais de um novo programa todas as outras atividades devem estar subordinadas ao importante aspecto da colocação dos documentos a salvo de qualquer tipo de destruição. O espaço é a condição essencial para a preservação dos documentos [...] Como estas dependências visam preservar os documentos, é mister que os resguardem de agentes destrutivos como poeira temperatura e umidade desfavoráveis, luz solar, insetos e roedores, roubos, mutilações, incêndios e inundações (SCHELLENBERG, 2006. p. 234).

Preservar documentos é na verdade um elo estratégico entre as forças em uma organização, pois sem documentos preservados sejam estes físicos ou digitais não será possível recuperar a informação e principalmente dar acesso ao bem informacional em tempo hábil tornando a organização improdutiva e ineficaz as bases e princípios que a mantém viva.

  1. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

De cunho eminente bibliográfico e abordagem qualitativa o presente estudo contou como estratégia para coleta de dados a busca exaustiva de publicações em livros, bases de dados, revistas científicas e também periódicos eletrônicos utilizando como palavras-chave termos que versassem sobre preservação documental, informação e estratégia organizacional. Contudo, todos os termos foram condicionados as áreas de Arquivologia e Ciência da Informação no Brasil. A partir destas temáticas, que, acabam por delimitar a abrangência do estudo, ou seja, a preservação documental no ambiente organizacional realizou-se por fim uma compilação dos conceitos apreendidos com as leituras, o que nos capacitou a resenhar, segundo um respaldo literário e científico, para elaboração do discurso apresentado nesta construção.

  1. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Destacamos que, as iniciativas voltadas à preservação documental partem sobre tudo do reconhecimento da necessidade e/ou do valor adquirido em que dispor de fontes de informação integras, idôneas e acessíveis é sobre tudo um investimento.
E, conclui-se que por meio da preservação dos documentos, quer sejam estes físicos ou digitais as instituições tornam-se mediante um patamar geral, competitivas (isto, pois, o empenho e investimento diferenciado e de caráter individual de cada organização tende a favorecer o destaque e melhor performance desta frente as demais), do ponto de vista da eficiência no acesso e domínio da informação estratégica, se entendida como necessária e de valor orgânico agregado, além de contribuir socialmente, haja vista as variáveis de memória e patrimônio institucional com demanda social que os documentos são passiveis de remontar a depender, claro, do fator de representatividade da organização e impacto desta nas comunidades que a cercam.

REFERÊNCIAS

Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário Brasileiro de terminologia Arquivística. Rio de Janeiro, Arquivo Nacional. 2005, 232p.

BELLOTTO, Eloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental / Heloísa Liberalli Bellotto. – 4 ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. 320p.

BRASIL. Lei nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991. Dispões acerca da política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, n.6 p.455, 29 jan. 1991. Seção I.

CHOO, C. W. A Organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. 2. ed. [S.l.]: SENAC, 2006.

DVORÁK, Max, 1874-1921. Catecismo da preservação de monumentos / Max Dvorák; tradução Valéria Alves Esteves Lima; apresentação Valéria Alves Esteves Lima, Jens Baumgart, Beatriz Mugayar Kühl. São Paulo: Ateliê Editorial, 2008.

KOBASHI, N. Y.; TÁLAMO, M. F. G. M. Informação: fenômeno e objeto de estudo da sociedade contemporânea. Transinformação, Campinas, v. 15, edição especial, p. 7-21, set./dez. 2003. Disponível em: <http://periodicos.puc-campinas.edu.br/seer/index.php/transinfo/article/view/1458/1432>. Acesso em: 11 Fev. 2015.

MORENO, N. A. A informação arquivística e o processo de tomada de decisão. Informação & Sociedade: estudos, João Pessoa, v.17, n.1, p.13-21, jan./abr. 2007. Disponível em <http://www.ies.ufpb.br/ojs2/index.php/ies/ article/view/483/1461>. Acesso em: 07 Mai. 2015.

SCHELLENBERG, T. R. (Theodore R.), 1903-1970. Arquivos modernos: princípios e técnicas / T. R. Schellenberg; tradução de Nilza Teixeira Soares. – 6. Ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. 388p.

THIESEN, Icléia. Memória institucional / Icléia ThIesen – João pessoa: editora da UFPB, 2013. 312p. 

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