Archivo geográfico

Archivo geográfico

Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: nación, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.

En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación del geográfico con el alfabético de nombres de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares geográficos en ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace siguiendo la regla general de la materia.

En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratará en las reglas de redacción de catálogos.

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