Archivo alfabético

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas de dos o mas palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda y después la tercera, por ejemplo.

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES

INSTITUTO TECNOLOGICO DE MONTERREY

López, Andrés

López, Apolonio

López, López, Aurelio

López, Martínez, Carlos

López, Martínez, Crispín

Esta REGLA GENERAL DE ALFABETIZACION, es aplicable a los expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices, por lo cual en sistemas y en distintas clases de cédulas, que deban ordenarse con los signos del alfabeto, será forzosa su aplicación. Alfabetizar palabra por palabra, es norma invariable e inolvidable del Archivista y del Catalogador.

Para la colocación de los expedientes en las Gavetas de los muebles, se usan guías divisionarias a cinco cortes, que tienen en sus apéndices o pestañas las letras del alfabeto ; en el primer corte la letra principal, y en las siguientes, de acuerdo con las necesidades y extensión del Archivo, combinaciones de dos o tres letras, tambien en serie alfabetica; ejemplo:

A (Guía Principal)

Ag. Am. Ar. At. (Guías Auxiliares)

C (Guía Principal)

Cal. Cer. Cle. Cru. (Guías Auxiliares)

El uso de estas guías facilita la localización y manejo de los expedientes.

Claramente se entiende que este sistema de Archivo es directo y no necesita catálogo para su manejo.

Fuente: https://cplelsasoriano.wordpress.com/archivo/archivo-alfabetico/