Archivística

Introducción.

Este trabajo es un análisis comparativo entre el libro de Cruz Mundet “Manual de Archivística” y el libro de Antonia Heredia “Archivística General”. Este estudio ha sido realizado siguiendo la estructura temática general de ambos.

Introducción a la Archivística.

Los dos autores primero exponen que la Archivística es una ciencia relativamente nueva, contrariamente a los objetos de los que se ocupan, que tienen antigüedad. Tanto Heredia como Mundet coinciden en que sólo se puede hablar de Archivística propiamente dicha hasta bien entrado el siglo XIX. Para Mundet la Archivística como tal no aparece hasta que Natalis de Wailly enuncia su principio de procedencia en 1841, diferenciándose de las demás ciencias.

Heredia también afirma que éste es el principio fundamental de la Archivística. Cruz Mundet va a distinguir dos períodos:

Pre-archivístico.

De desarrollo archivístico (en esta considera que ya es autónoma).

Mundet en un principio consideraba a Archivística como una disciplina (en el siglo XIX), pero para él ya se la puede considerar como una ciencia en constante evolución. Heredia la considera primero como una técnica empírica, pero a diferencia de Mundet le va a dar ahora dos tipos de consideraciones:

Disciplina independiente.

Ciencia auxiliar de la historia.

Concepto y definición de la Archivística.

Para Mundet la definición correcta es la dada por el Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) que se encuentra en el diccionario de terminología Archivística: “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos”. Aquí engloba dentro de los archivos a los documentos, los pone al mismo nivel de importancia.

En cambio la definición que da Heredia es contraria a la de Cruz Mundet, ya que para ésta la Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Por lo tanto considera que la función primordial de las Archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los documentos.

Así, su definición definitiva de Archivística es: “la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización”.

Finalidad de la Archivística.

Para Mundet la finalidad debe ser el almacenamiento de la información y hacerla recuperable para su uso. Mundet le otorga un tono más humano diciendo que está debe estar al servicio de la sociedad, ofreciendo la información ya sea a las instituciones productoras o a los ciudadanos.

Ciencia o técnica.

Para Mundet es una ciencia, sus principales puntos de apoyo para esta afirmación provienen de Tanodi, para este autor la Archivística tiene que cumplir tres requisitos fundamentales para poder entrar en la categoría de ciencia:

Tener un campo específico de investigación, un objeto.

Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado: procurar el conocimiento por causas, o establecer leyes universales, o investigar una verdad.

Para lograr su fin, toda ciencia debe tener un método propio.

Sin embargo Tanodi dice que cumple dos requisitos fundamentales, tiene un campo de acción (los fondos), tiene su método, pero le falta el tercer elemento que es la parte científica, en el sentido estricto de “ciencia”.

Mundet afirma que la consideración de Tanodi es “un argumento equivocado y una visión reduccionista”. La Archivística tiene un objeto, un fin y un método propios, se define a sí misma y no por referencia a terceros. La Archivística posee una metodología en vías de normalización.

Para Heredia en contraposición a Mundet: “La Archivística es una disciplina al considerar que su nacimiento reciente no ha hecho posible aun la formulación de una teoría y de una metodología uniformes”. Aquí nos encontramos con el mayor de desacuerdo entre Mundet y Heredia.

Divisiones de la Archivística.

Mundet para establecer las divisiones se basa en otros autores; éstas serían: .

La archiveconomía o archivintendencia.

La Archivística o archivonomía.

Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo.

La historia de los archivos y de la Archivística.

Heredia, en cambio va a establecer dos divisiones fundamentales:

Archivística general: Es aquella cuyos conocimientos ayudarán a ejercer el quehacer profesional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa.

Archivística técnica: esta integrada por los conocimientos procedentes de otras disciplinas y técnicas que inciden en los archivos y en los documentos para su conservación y reproducción y que sólo exigirán del archivero un acercamiento más o menos profundo a las mismas.

Ciencias auxiliares de la Archivística.

Paleografía

Etimológicamente es la técnica de leer las inscripciones y escritos antiguos, determinando su origen, período, etc.

Dentro de ésta los dos autores conciben esta ciencia como el estudio de las escrituras antiguas con el fin de estudiar la evolución histórica. Para Mundet los objetivos de la paleografía pueden resumirse en tres aspectos:

Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases, signos complementarios) de los correspondientes monumentos escritos, hasta llegar el paleógrafo lector a saber lo que aquéllos significan en su sentido más elemental y simple.

Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio.

Analizar la a naturaleza de los signos gráficos, para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, es decir, su origen, su evolución, sus cambios y variantes.

Para Heredia el archivero va a obtener dos consecuencias fundamentales: la lectura del contenido del documento y el auxilio, para, en ausencia de fechas, datarlo. Heredia dice que ésta nace unida a la diplomática e insiste a su vez en la obligatoriedad del estudio de esta ciencia por parte del archivero, ya que es un apoyo indiscutible para la interpretación y lectura de los documentos.

Diplomática.

Etimológicamente es el estudio científico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus caracteres internos como externos, para establecer su autenticidad o falsedad.

Mundet dice que se puede definir la diplomática como: “ tratado del documento que lo analiza críticamente en todo su conjunto, especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación; disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su autenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es en todo o en parte, establecer su valor como fuente histórica”.

Heredia la define como: ”la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus cláusulas, para establecer diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad”. El fin de la diplomática no es otro que el establecimiento del método crítico con el que aquel ha de ser estudiado a través de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, datación, origen, transmisión y fijación del texto para determinar el valor del documento como testimonio histórico, para lo cual necesariamente ha de establecer su específica tipología.

Ambos afirman que la diplomática nos es conocida especialmente a partir del reinado de los Reyes católicos, afirman que aunque la razón de ser del documento es un acto jurídico, verdaderamente tiene como fin el valor del documento como testimonio histórico, asimismo Heredia hace un análisis más exhaustivo de las funciones de la diplomática:

El papel será el único soporte material utilizado para la escritura.

La solemnidad sigue reduciéndose hasta sus últimas consecuencias.

Se produce una preponderancia de las fórmulas jurídicas sobre las cláusulas diplomáticas que llevan a prevalecer con total oscurecimiento de las segundas.

La diversidad de fórmulas jurídicas determinará una nueva diversidad tipológica y terminológica paralela a la tipología diplomática.

Cobra una importancia inusitada el procedimiento administrativo. No ya la génesis del documento mismo en su “actio” y su “conscriptio”, sino la tramitación de un documento detrás de otro hasta formar ese entramado material y orgánico que es el expediente.

El expediente como unidad Archivística cobra entidad sobre el documento, pieza documental aislada.

Las piezas documentales singulares ceden el paso a las series documentales, en el más estricto sentido archivístico.

El análisis y estudio generalizador de la información específica que cada serie documental ofrece, ha de ser un enfoque necesario en el planteamiento de estos estudios.

Se intensifica la relación entre documento y su institución productora y por tanto han de interesarnos especialmente las instituciones como generadoras de documentos.

Cobra una gran importancia el movimiento de flujo y reflujo de los documentos en el caminar de su tramitación.

La diplomática moderna precisa de una relación cada vez más estrecha con la Archivística.

También destacan las conclusiones de Heredia:

Existe un considerable vacío de estudios diplomáticos para la edad moderna.

El archivero necesita de la delimitación de la tipología documental tanto para la organización como para la descripción.

La organización de cualquier fondo documental y la descripción de sus series exigirán siempre al archivero un estudio diplomático de la documentación producida por la institución en cuestión.

Tal estudio, y dentro de las características señaladas para la diplomática moderna, será también necesario antes de cualquier programación informática documental.

En el caso de instituciones similares habrá que establecer un consenso terminológico.

Mundet finalmente nos indica para qué sirven los conocimientos de la diplomática:

Conocer la tradición documental: Si se trata de un original o de una copia, y en este caso cual es su clase (simple, certificada…).

Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de saber si un documento es verdadero o falso y en qué grado.

Conocer la tipología diplomática, que está en función del número y de la disposición de los elementos formales.

Cronología.

Etimológicamente (crono- + -logía) tiene tres acepciones:

1. Sustantivo femenino. Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas de los sucesos históricos.

2. Manera de computar los tiempos: cronología griega, cristiana, musulmana.

3. Serie de personas o sucesos históricos por orden de fechas.

Para Mundet hay que distinguir entre cronología matemática o astronómica y la cronología técnica, es esta última, el objeto de atención de la Archivística, puesto que permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la historia de la humanidad. Resulta especialmente útil para la documentación histórica.

Para Heredia, el estudio de la cronología, de los diferentes sistemas de datación y de las reducciones corresponde a diplomática. Sólo hace constar su necesidad para el archivero en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificación.

Historia.

En este punto también coinciden básicamente en todo, para Mundet la Archivística recurre a ella para elaborar su propia historia, la relación entre ambas es muy estrecha, la organización de un archivo exige el conocimiento profundo de la historia. Para Heredia la historia se hace inexcusable para las tareas de organización, sobre todo para la clasificación.

Derecho e informática.

En la rama del derecho ambos autores concuerdan en que el archivero debe conocer determinados campos de derecho; en lo respectivo a la informática, los dos inciden en que puede ser una ayuda decisiva.

Definición de archivo.

En este apartado ambos autores mantienen la misma postura.

Para Heredia un archivo ” es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.

Este autor también remite a las definiciones de otros autores como Jenkinson, Jean Favier o la ley de archivos francesa de 3 de enero de 1979.

Mundet se va a remitir también a las definiciones de estos autores europeos y a la propia definición de Heredia, lo que demuestra su similar punto de vista del concepto de archivo. Mundet señala unas determinadas funciones de los archivos:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.

Etapas del archivo.

Mundet va a distinguir cuatro puntos fundamentales, basados en el sistema archivístico norteamericano de 1934, cuya idea principal es que los documentos tienen una vida similar a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (frase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Estos cuatro puntos fundamentales son:

Archivo de gestión: bajo el control de la administración, también es conocido como archivo de oficina, debe permanecer en esta fase durante cinco años.

Archivo administrativo: es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.

Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente toda la utilidad que había tenido, durante otros quince años se valora, selecciona y se expurga.

Archivo histórico: la documentación se conserva indefinidamente, debe poder ser transmitido a las futuras generaciones.

Heredia va a resaltar solamente dos tipos de archivos: administrativos e históricos. Además considera que la división existente entre un archivo administrativo y un archivo histórico es exigua, y que la distinción entre uno y otro vendrá dada por su fin.

Origen del archivo.

Aquí Heredia va a defender la teoría de que el archivo nace en el momento mismo en que los documentos son producidos en la oficina o en una dependencia. Según este criterio destacan dos etapas fundamentales:

Pre-Archivística: se crean los documentos dentro de la entidad productora.

Archivística: la documentación ya entra en el depósito, también hay una selección, el conjunto documental que resulte elegido para su conservación es lo que llamaremos “fondo documental”.

Clasificación de archivos

Heredia en este punto nos explica que los archivos, según el productor pueden dividirse en:

Públicos: según su actividad puede ser judiciales, militares, municipales.

Privados: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas.

Los archivos públicos no podrán nunca ser destruidos, su categoría vendrá determinada por su ámbito, por su finalidad, serán administrativos o históricos. También pueden ser singulares o múltiples según tengan uno o varios fondos. El autor se va a explayar más que Mundet, dentro del contenido de los archivos, y va a tratar temas como la historia de los archivos, en el que de una manera superficial hay que destacar algunas ideas:

Los archivos van unidos a la historia del hombre.

Nacen como una necesidad de la vida pública y privada.

También se remonta a la antigüedad: Egipto, Mesopotamia para explicar que en esta época ya existían los archivos. Por último diremos que menciona de forma general la historia de algunos archivos españoles como puede ser: Archivo de la Corona de Aragón, Archivo General de Simancas, Archivo General de Indias, Archivo Histórico Nacional y el Archivo General de la Administración.

Concepto de documento.

Para definirlo Mundet utilizar el diccionario de terminología Archivística: ” La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”.

Antonia Heredia va a definir ésta de varias formas:

En un sentido amplio es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: (libros, revistas, fotografías, filmes, microfilmes etc.)

En un sentido más concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho.

Se observa la insistencia de Heredia en la afirmación de que los archivos y la información son dos términos indisolubles, en cambio puede haber documentos sin existir archivos. Los documentos son el objeto sobre el cual el archivero realiza su actividad profesional.

Los dos opinan que se trata de un soporte material (papel, piedra, cinta) en el que un medio (escritura, pintura) va a plasmar el contenido, la noticia.

Documentos de archivo.

Mundet nos da una serie de caracteres que le van a diferenciar del documento en un sentido general:

Carácter seriado.

Génesis, producto de las tareas de su productor.

Exclusividad, cada documento es único.

Interrelación, los documentos aislados no tienen valor, sólo tienen utilidad si pertenecen a un conjunto.

Para Heredia, un documento de archivo son los producidos o recibidos por una persona o institución en el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines.

Heredia coincide en estos puntos con Mundet:

Considera su carácter seriado (para ella será una de las notas más significativas de esta clase de documentos).

También los considera como únicos (no están publicados ni se manifiestan en múltiples ejemplares).

Heredia además va a distinguir también tres partes dentro de los documentos de archivos:

Material o física (pergamino, papel, cinta, disco).

Estructura (formulario, cláusulas).

Contenido (mensaje).

Esta autora va a desarrollar este apartado más que Mundet nos va a hablar de la transmisión de los documentos, ésta es imprescindible para el archivero, ya que le permite precisar la relación de cualquier documento con el original.

Caracteres externos e internos de los documentos de archivo.

Los dos autores concuerdan tanto en la denominación de los caracteres externos: estructura física o materialidad como de los caracteres internos: la lengua empleada, autor, destinatario, formulario, cláusulas, contenido o un mensaje.

Clasificación de los documentos de archivo.

En líneas generales opinan lo mismo en los puntos básicos; pero mientras Mundet realiza una estructuración más numerosa y diversa, la de Heredia es más completa y también va a incluir un elemento diferenciador de los postulados de Mundet, éste será la diplomática. La estructura que nos presenta Cruz Mundet es:

Caracteres externos:

Clases: dentro de este tendremos documentos textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos.

Tipo: revela tanto el contenido como su estructuración.

Formato: la forma de reunirse los documentos.

Cantidad: número de unidades.

Forma: copia simple, certificada etc.

Caracteres internos:

Entidad productora: autor del documento.

Orígenes funcionales: razones de su origen.

Fecha y lugar de producción: los sitúa en el tiempo y espacio.

Contenido sustantivo: asunto o tema que trata documento. Este puede dividirse:

Intensivo: datos sobre asuntos concretos.

Extensivo: datos sobre un conjunto de elementos.

Diversificado: datos sobre cuestiones diversas.

Heredia como he expuesto anteriormente va a establecer un esquema más simplificado pero con un elemento distinto:

A) Caracteres externos: estos se pueden dividir en:

Documentos textuales: transmiten información mediante texto escrito.

Documentos gráficos: la información está representada por formas y colores.

Documentos en imagen: fotografías, diapositivas, películas.

B) Caracteres internos: la calidad del autor establecerá dos categorías diplomáticas: públicos y privados.

El documento público es el realizado por el funcionario público o representante del gobierno.

El documento privado es el realizado por y entre particulares sobre un asunto privado sin intervención de la autoridad pública o su representante legal.

C) Esta es la diplomática, será la que nos contraponga al documento dispositivo y al documento de prueba o probatorio.

Valor del documento.

Cruz Mundet y Antonia Heredia van a identificar dos valores: primario y secundario.

Archivística
Valor primario: también se le llama administrativo o legal, tiene como función plasmar la gestión de una actividad determinada, servir de garantía o de prueba de algo.

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19 dic 2009