La Normalización en los Archivos

La Normalización en los Archivos 

Cuando pensamos en normalización, nos vienen a la mente términos como papeleo, rutina, perdida de libertad e independencia y otras ideas negativas.

Pero la normalización bien aplicada es una herramienta muy útil que nos facilita el trabajo y favorece el trabajo en equipo. Además de que nos ayuda a garantizar la calidad en los procesos y servicios de nuestra organización.

AENOR define la normalización como una “actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

Como en cualquier otro ámbito, en el trabajo archivístico también aplicamos normas. La utilización de normas nos ayuda a unificar criterios y procedimientos de trabajo, así como a garantizar la calidad y el acceso a la información contenida en los documentos que custodiamos en los archivos.

La normalización está muy presente en las distintas tareas que realizamos diariamente en los archivos. Por ejemplo en:

·  La planificación archivística, con la utilización de indicadores y medidores normalizados y la elaboración de instrumentos de control como los censos.

·        El tratamiento archivístico: usamos normas para identificar al órgano productor de los documentos, para denominar el tipo documental, para clasifica y describir los documentos, para crear índices que nos sirvan para realizar las búsquedas de información y para informatizar todos estos datos. Además en los depósitos instalamos los documentos en cajas y carpetas de tamaño normalizado.

·  La elaboración de cuadros de clasificación, ya que utilizamos los términos normalizados de las tipologías y series documentales.

·   Las transferencias, donde resulta fundamental la normalización de los términos utilizados en las relaciones de entrega, como la denominación del órgano remitente o las series documentales. Además el uso de criterios normalizados es fundamental a la hora de realizar el cotejo de los documentos que ingresan en el archivo.

·    Los estudios de análisis y valoración de series documentales y las propuestas de expurgo, en los que se han de tener en cuenta criterios de normalización y tener un amplio conocimiento de términos normalizados.

Como veis la normalización se aplica en multitud de tareas archivísticas y como resultado de ello se crean distintos documentos: manuales de procedimientos, instrumentos de control, censos, tesauros y glosarios de términos normalizados, cuadros de clasificación, etc.

 ¿POR QUÉ APLICAR NORMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Entre las ventajas que aporta la normalización destacan:

1.   Simplifica, especifica y unifica las tareas repetitivas.

2.  Facilita el trabajo en equipo, ya que al estar estandarizado el proceso, todas las personas de la organización conocen los pasos y el orden de las tareas y las realizan de la misma manera.

3.   Favorece un mejor tratamiento documental y, por lo tanto, una eficaz recuperación de la información.

4.   Facilita la cooperación e intercambio de registros archivísticos entre distintas oficinas u instituciones.

5.   Permite una mejor gestión y optimización de los recursos disponibles.

6.   Mejora los procesos documentales.

7.   Ayuda a adecuar los servicios documentales a la demanda de los usuarios.

8.   Favorece la cooperación tecnológica.

9.  Facilita el intercambio de experiencias y buenas prácticas en la gestión documental entre instituciones distintas, tanto a nivel nacional como internacional.

 ORGANISMOS NORMALIZADORES

Algunos de los organismos implicados en la elaboración de normas:

·      ISO (Organización Internacional de Normalización): organización no gubernamental creada en 1944. Compuesta por una red de organismos nacionales de normalización de 159 países.

·      CEN (Comité Europeo de Normalización): es el equivalente europeo a la ISO y fue fundado en 1961.

·        CENELEC: dedicado al sector electrónico.

·      CIA (Consejo Internacional de Archivos): organización profesional creada en 1948, dedicada a la salvaguarda y desarrollo de los archivos. Destacan el Comité de Normas de Descripción (CDS) y el Comité de Buenas Prácticas y Normas (CBPS).

·   AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación): encargado de promover y coordinar los trabajos para la elaboración de las normas españolas UNE. Los trabajos se desarrollan en Comités Técnicos de Normalización (CTN). En archivos destaca el SC1 “Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones”.

·    Subdirección General de los Archivos Estatales (Ministerio de Cultura): se encarga de la dirección del Sistema de los Archivos Estatales, de coordinar las actuaciones con las Comunidades Autónomas en conservación y difusión del Patrimonio Documental Español y de la cooperación archivística internacional.

·      CIDA (Centro de Información Documental de Archivos): creado en 1978, su objetivo principal es la difusión del Patrimonio Documental Español. Ha realizado una importante labor de normalización terminológica de vocabularios y normalización descriptiva de las tipologías documentales.

Fuente: https://archivisticafacil.wordpress.com/2015/05/24/la-normalizacion-en-los-archivos/