Qué es el Cuadro de Clasificación?
El cuadro
de clasificación es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve
de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción,
valoración y selección, recuperación, difusión, etc. Podemos decir que se
asemeja a un índice de clasificación basado en las series documentales de
nuestra empresa.
Una serie
documental es el
resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo
de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de
forma cronológica. Por ejemplo, los documentos originados al contratar a
trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras series
documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del
Consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc.
Algunas series documentales se generan en todas las empresas y otras no, ya que
dependen de las actividades desarrolladas.
El cuadro
de clasificación refleja, de una manera jerárquica y lógica, las funciones y
actividades de nuestra empresa. En él aparecen todas las series documentales
creadas y gestionadas por nuestra organización, independientemente de su
soporte (fotográfico, papel, electrónico, etc.) y cronología. Esto
facilita la búsqueda, ya que es una clasificación única para todos los
documentos de nuestra empresa, lo que evita duplicidades e inconexiones al
consultar el fondo de la empresa y en la recuperación de información. Además
permite conocer el contexto en que se crea una serie y su relación con otras
series.
Todas las
series están codificadas y organizadas jerárquicamente en categorías que
van de lo general a lo especifico. Cada nivel de nuestro cuadro
debe estar codificado. Esta codificación puede ser alfabética, numérica o
alfanumérica y debe de ser exclusiva para cada nivel. Además este código debe
de suministrar por si mismo información sobre la categoría y la serie. De esta
manera se facilita el control y recuperación de los documentos mediante un
criterio único y unequivoco.
TIPOLOGIA
Existen
varios tipos de cuadros de clasificación:
·
Orgánicos: reflejan la estructura orgánica de la organización,
reproduciendo sus servicios, secciones, unidades administrativas, departamentos
u oficinas.
·
Funcionales: se basan en el análisis de las funciones o actividades de la
empresa, que no tienen porque coincidir con su estructura orgánica, ya que un
departamento puede realizar más de una actividad. Este suele ser el tipo más
eficaz por ser más flexible y estable que el orgánico, ya que soporta mejor los
cambios que se pueden producir en la trayectoria y organización interna de una
empresa.
· Orgánico-funcionales: son los más comunes y como su nombre indica son una mezcla ente
los sistemas orgánico y funcional. En este tipo de cuadros las categorías
más generales son los órganos o sujetos productores y de ellos cuelgan las
series documentales.
·
Por materias: refleja el contenido o asunto de los documentos.
A la hora
de elegir un sistema u otro debemos optar por el que mejor se adapte a nuestra
empresa, para ello hay que tener en cuenta la estabilidad, la objetividad y la
naturaleza de los documentos y procesos administrativos. Una mayor o menor
jerarquización dependerá de nuestras necesidades. No existen dos cuadros de
clasificación iguales, ya que cada uno debe adaptarse a la
institución a la que hace referencia.
CARACTERISTICAS
Para que
sea eficaz el cuadro debe cumplir las siguientes características:
·
Debe ser único para todos los documentos, independiente de su cronología
y soporte.
·
Clasificación sencilla para poder ser utilizada por todo el
personal de la empresa.
·
Debe ser eficaz , de manera que garantice y facilite la
recuperación de información.
· Flexibilidad que permita incorporar nuevas series documentales y que
se adapte a los posibles cambios en la organización interna y actividades de
nuestra empresa, sin ser necesario modificar todo el cuadro.
· Contar con pocas subdivisiones, ya que un exceso de jerarquización
aumenta la confusión, el error en la clasificación y la frustración entre los
usuarios.
·
No incluir un apartado de “Varios”.
· Establecer un sistema de codificación que identifique las
distintas clases o categorías y las series documentales. Dicha codificación
debe ser por sí sola suficiente para suministrar información sobre los
documentos. Este código puede ser numérico, alfabético o mixto.
El título
de cada sección o subsección debe responder a las siguientes características:
·
Ser representativo del sistema de clasificación aplicado a los
documentos.
·
Reflejar el contenido de los documentos agrupados.
·
Estar formado por palabras que posean un carácter informativo.
·
Ser breve.
·
Ser exclusivo, de manera que se evite usar un mismo titulo en dos
secciones o subsecciones distintas.
COMO
ELABORAR NUESTRO CUADRO DE CLASIFICACION
Tenemos
que ser conscientes de que esta tarea nos llevará muchas horas de trabajo, pero
no hay que desanimarse porque el resultado merece la pena. Este trabajo nos
servirá para identificar las series documentales de nuestra empresa y podremos
utilizarlo como base para conseguir una buena organización y mantenimiento de
nuestra documentación.
Como ya hemos comentado, elaborar un cuadro de clasificación requiere conocer muy bien la organización y sus funciones. Para ello nos valdremos del organigrama de la empresa, procedimientos de trabajo, entrevistas directas con todos los miembros de la organización, bibliografía, legislación, etc.
Pasos a seguir:
1. Identificar los departamentos u
oficinas que componen nuestra organización. Para ello podemos
consultar el organigrama de la empresa, donde se refleja su estructura
jerárquica y las relaciones dentro de ella.
2. Conocer las funciones y
actividades de cada uno de los departamentos. El
análisis de las funciones permitirá conocer las diferentes actividades
desarrolladas a lo largo del tiempo, las cuales se plasman por escrito, dando
lugar a las series documentales. Para establecer las funciones estudiaremos los
documentos y la organización de la empresa. La norma internacional ISDF es una
buena herramienta para describir dichas funciones.
3. Identificar las series
documentales que generan y/o gestionan cada
departamento y describirlas para conocer en detalle quien las gestiona, si son
expedientes que tipo de documentos los forman, y cualquier otro dato de interés
que nos ayude a conocerlas y definirlas.
4. Elegir el tipo de cuadro de
clasificación que vamos a elaborar: orgánico,
funcional o mixto.
5. Elegir el tipo de codificación: numérica, alfabética o mixta.
Recordad
que los títulos de nuestro cuadro tienen que ser representativos y dar
información por si mismos sobre la documentación que engloba. Mejor no repetir
títulos, aunque estén en categorías distintas, para evitar confusiones a la
hora de clasificar y recuperar los documentos. Tampoco es conveniente incluir
apartados de “Varios”, ya que terminan usándose como sacos donde van todos los
documentos que no se sabe en que epígrafe clasificar, hecho que dificulta
enormemente su posterior recuperación.
Como veis
solo es necesario ser exhaustivos y tener paciencia a la hora de recabar
información sobre la documentación generada por las actividades de nuestra
empresa. Para elaborar un cuadro eficaz es imprescindible contar con la
colaboración de todos los trabajadores.
Aquí os
dejamos algunos ejemplos de cuadros de clasificación que podéis
consultar a través de Internet:
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