La mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.
Deben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al Archivo General:
- Los documentos de apoyo informativo
- Los borradores de los documentos (documentos no firmados).
- Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ejemplo: encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge).
- Fotocopias de documentos.
- Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo General la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ejemplo: calendario laboral, presupuestos de la UCA, etc.)
- Documentos procedentes de otras oficinas, y que en forma de copias se reciben para información general.
- Los dossier formados para acumular información sobre un asunto, que en genera,l pueden eliminarse perdido ese valor informativo.
- Los documentos establecidos por Instrucción de la Secretaria General.
http://archivo.uca.es/gestion/normasorganizacion#Bloque2
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