Documentos de apoyo administrativo

1. Definición

Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolución de un expediente, pero que no forma parte de él (ejemplos: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, copias de textos bibliográficos, etc.) Tienen un gran valor informativo, pero carecen de valor administrativo.

2. Organización

• Una vez tramitado y cerrado el expediente la documentación de apoyo informativo debe eliminarse de él y nunca pasar al Archivo General.
• Esta documentación debe formar parte de la documentación informativa de consulta habitual de la unidad, y ha de organizarse separada del resto de documentos generados o recibidos en la tramitación de un expediente. Se debe crear dossiers temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos, o en carpetas en la intranet.
• Estos documentos deben conservarse en las oficinas mientras constituyan fuente de información para ellas.
• Mucha de esta documentación informativa está publicada en la Web.

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